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欢迎访问cncerp维基百科

wiki只是一种理念:协同工作的理念,在最初应用在百科知识上,利用协同工作的理念来完成一个知识库;但我们必须认清的是知识库只是wiki的一个应用而已,它真正强调的是“协同”,具体协同来做什么并不存在wiki的定义中.

关于CNCERP

CNCERP是中文本地化的Weberp,基于Weberp4.11版本修改代码而来,相对于Weberp来说,CNCERP更适合中国大陆企业应用,因为它融入了很多中国元素,且支持发行版Weberp4.11以后版本升级为CNCERP,当然如果您有需要也可以回到原生版的Weberp,项目开始于2011年初Weberp4.06版,正式开放下载是2013年12月26日。

CNCERP欢迎您!

Welcome to CNCERP!

Weberp是基于GNU通用公共许可证第二版的自由软件。因此我们可以遵守许可条款自由免费的使用。简单易用的Weberp开放源代码以来月超过6000的下载量。从第一行代码发布至今,全球范围内已经超过32万次下载,这一切没有商业推广,靠的是口口相传,足以说明设计之绝妙,可谓大师之笔!Weberp通过近年的用户反馈,具有极高的可靠性、易用性、方便的二次开发定制、被全球的企业使用并且在开源领域非常活跃,正持续健康的发展。

SF的统计数据显示,Weberp项目成立以来中国用户有超过16%的下载量,说明大家对Weberp并不陌生,可真正使用的并不是很多,究其原因还是我们国家独特的人文社会环境的关系,过多的中国元素,如金额大写、财务、税务管理、统计方式、经营层面的业务特点、ICP备案、拼音查询等等…… 这样看来,大慈大悲的观世间菩萨来到咱中国由男变女就不足为怪了。

这么优秀的开源产品如果因为本地化的因素没有很好的推广,那这就是咱们自己的事情了,这些本地化的需求只有中国大陆用户最清楚,因此在Weberp中文社区网友的支持下,基于符合国内运用的稳定版本之上开发Weberp衍生版CNCERP,并且将可以从Weberp4.11以后版本中升级为中国本地化CNCERP,在Weberp的基础上将融入更多中国元素,更符合中国企业的使用特点,我们会努力让CNCERP升级维护变得简单,当然也是遵循Weberp相同的开源协议,免去您的后顾之忧,你可以自由的在您需要使用的环境下使用它,总而言之就是您可以自由免费的使用它,但您不要起诉我们-:)。

CNCERP需要大家的共同努力,期待您加入我们这项非常具有价值的工作!

联系我们: 加入论坛:http://www.cncerp.com/bbs/ 给我们发邮件:cncerp@163.com 加入社区QQ群:点击图标进入

CNCERP简明使用手册

前言

<fs large>声明:本人不是写书的,仅从用户角度告诉您这个系统该如何实施和维护。如果您看到的是PDF版本,那么是dokuwiki自动生成的,因为本手册是通过dokuwiki创建的,所以中文格式会不尽如人意。利用的是我的零碎时间,因此今天也许wiki上的内容和PDF会有不一致的地方,因为这个手册是在不断修改的,可以直接访问wiki内容查看最新手册,如有误导和不妥的地方敬请批评指正。
CNCERPWeberp中文本地化的一个衍生版本,本手册编写主要参照Weberp帮助手册,旨在帮助中国大陆用户更加便捷的投入使用。兼顾了实施环节的快速设定,增加了中文化实施的一些必要说明,简化了原手册里的很多技术细节,修正了一些中文翻译,如果需要学习开发,可以查阅Weberp自带帮助手册,一些技术角度的讲述非常详尽。
我从2010年接触Weberp并选择实施,在中文社区网友的帮助下,我们对本地化的需求作了不少的修改,因为几年来的修改多基于本地化,所以很多修改后的脚本无法合并到Weberp官方发行版中。这些脚本的修改花了社区成员不少精力,修改后的脚本应该要分享出来,大家继续完善这个优秀系统的本地化工作,所以在社区网友的帮助下,成立中文化项目CNCERP。在此要特别感谢中文社区的thumb为此项目贡献代码,而且thumb也是CNCERP将来代码的主要维护者,其开源精神令人敬佩!中文化是我们大陆用户和程序员应该完成的使命,让我们一起努力投入这一项非常有价值的工作,创造一个又一个的奇迹!
一个不熟悉代码的人,成功应用了这个系统的大部分功能,实现了部分二开需求,三年后的今天仍在这里整理这份资料,如果您认为是一个奇迹的话,那么我现在告诉您:“Weberp很简单,融入中国元素的CNCERP对中国企业和用户来说会更简单,我们需要的仅是一点点勇气!” 本手册带您进入CNCERP的神奇世界</fs>

软硬件要求

硬件要求

这款软件对硬件配置要求相对较低,这是它的优秀特点。
操作系统和数据库引擎的选择对系统效率影响较大。用户数量多时请适当增加内存。同样,硬盘的可靠性是您数据安全的第一要素。
系统无法提供最低要求数据,因为据说Weberp在非洲,有驱上56K的猫正用着它,现在这样的硬件不太好找,所以这里仅有一个推荐配置,作为一个指导原则: 50并发用户推荐如下组合:

  • Linux操作系统
  • Apache服务器
  • 入门级的512MB的RAM
  • 10M的网卡。

需要密集存储的环境来说,最好使用RAID SCSI可交换硬盘阵列,同时数据安全系数也更高。 最严格的业务需求配置建议:
通过使用SMP(对称多处理技术)的多个服务器,负载平衡,单独的数据库服务器,大容量的内存,以满足最严格业务的需要。

也可以选择第三方提供的服务器主机,但要从以下方面考虑主机提供商的设施:

  • 公司都必须有自己的备份
  • 备用的服务器,硬盘等
  • 具有安全和主机硬件的保护服务能力
  • 备用发电机
  • 备用的联网线路及中国特色多网接入

软件要求

软件环境:

  • PHP4.2以上
  • MySQL4以上支持Innodb引擎(也可以支持其它数据库,如有需要请参考Weberp手册)
  • Apache或MS IIS
  • 客户端需要能正常浏览网页的电脑或手持设备
  • 需查看PDF或打印需安装adobe acrobat reader并且安装了本土化支持的相关部分
  • 可以从以下地址获得服务器安装组件,也可以下载XAMPP等集成好的环境组件

http://logidac.com/apache/apache-install-rpm.phtml http://www.linux-sottises.net/en_apache_install.php
可以和多个wiki集成使用,用wiki完成企业的百科大全,包括客户、产品、供应商、制造工艺等

安装CNCERP

自动安装

PHP和Mysql安装过程可以参考其它教程,一般来说,如果从未安装过这种环境的用户,建议选择集成的安装平台。一种组合是LAMP,即为Linux+Apache+MySql+PHP;另一种是WAMP,它是Windows+Apache+MySql+PHP。如果让我们自己来安装Apache+MySql+PHP,如果之前没有这方面经验的话,难度不少,改一堆代码不说,还容易出错。集成WAMP的比如XAMPPWampServer等,都是集成以上功能的,安装完成即可使用,如果您在这个过程仍有困难,可以到CNCERP论坛搜索帖子,有关于XAMPP安装的帖子。
正式安装CNCERP,启动PHP和MySQL服务后,解压安装包到服务器Web目录,比如XAMPP在安装目录下htdocs目录,WampServer在程序安装所在文件夹的www文件夹下,安装目录要有读写权限,用浏览器访问您的这个目录,假设在安装CNCERP这台服务器上,且安装没有更改过端口80,那么直接访问http://127.0.0.1 ,如带有文件夹(子目录)则加上/XXXX文件夹名/,如果改过端口的加:端口号。如果您的Apache安装正确,您应该就可以看到CNCERP的安装向导。 安装向导引导安装就非常简单了

  • 第一步语言选择,下一步。
  • 填写数据库服务器(数据库如果在一台电脑上的可以填127.0.0.1或localhost)、数据库名、数据库前缀、数据库用户名、密码填写正确点下一步。
  • 填写公司名称、选择所需要的SQL(一般选择“default.sql”为默认中文应用的SQL)、选择时区,大陆选择Asia/Shanghai或Asia/Chongqing(上海和重庆不是一个时区? :-) ),选择上传一个logo文件(如果一时没有您自己的logo,可从从安装根目录下companies\cncerpdemo文件夹下找到一个CNCERP的logo,将来您再找logo来替换)、是否选择安装演示数据,最下面是填写默认的CNCERP管理员账号信息的,登录名、邮箱、密码、再次输入密码,点击最下面的“安装”
  • 这里可以喝几口茶
  • 最后提示恭喜您成功安装!
  • 您可以访问CNCERP了

如果不成功呢?
没关系,还可以手动安装的
接下来说一下手动安装

手动安装

前提条件一样,安装好LAMP或WAMP组件,脚本拷到Web目录下,用Mysql工具导入数据库CNCERP目录下Sql/Msql/country_sql/子目录下default.sql,然后在CNCERP根目录下找到config.distrib.php,用文本工具打开,修改信息后另存为config.php文件在根目录下,这个文件有中文注释的,一看就明白该填入什么,然后在companies目录下把demo文件夹复制粘贴后改为您的公司名称就可以了。如果您还是不明白,可以参考Weberp帮助文件。

集成环境的一键安装包

这里要感谢中文社区的大宝,用他的方法制作了一键安装包,这个安装是最简单的,解压在服务器一个目录,目录不能有中文,执行CNCERP目录下的PnCp.cmd ,输入20 确定,然后访问http://127.0.0.1就可以了,这种安装主要提供演示和测试,安装非常方便,但正式投入生产环境,建议修改数据库密码等。

wiki安装

这是一个可选项,集成后可以创建企业的百科大全,如客户百科、供应商百科、产品百科、制造工艺等,而且从CNCERP里相应的操作可以正确链接到这个百科页面,非常方便,如果需要请自行下载wiki,目前支持的wiki有DokuwikiMediawikiWackowiki,参照其它安装说明安装Wiki,wiki的安装目录和CNCERP在同一级目录下,安装好后,在CNCERP系统设置里打开wiki选项,指定您的安装目录即可。

权限分配

CNCERP权限分配非常之细,可以细化到每一个页面由哪个岗位执行,默认情况安装好就分配了主要岗位的职责权限,根据企业实际应用可以作一些微调。调整方法:

  • 主菜单-〉设置-〉页面安全设置
    定义每个脚本的执行权限归于哪个职责分组
  • 主菜单-〉设置-〉维护安全令牌
    定义岗位小分类(例如,出纳员、销售员、业务员、等)
  • 主菜单-〉设置-〉访问权限维护
    定义操作者岗位的职责,这一步可以根据权限需要把之前分配的职责分类条目加入进来(例如销售经理和销售员,他们在这里加入的职责分类是不相同的,经理可能分配了好几个分组的职责,而销售员可能就只有一个分类,所以权限也就不相同了)
  • 主菜单-〉设置-〉用户维护
    定义每个用户(员工)的岗位角色即可,如果员工调动工作岗位,仅需这里改变就行。

这是一个非常自由的权限分配方式,只要正确理解,可以划分非常细的权限控制。

参数设置

基本参数设置

公司的logo设置,每个屏幕上都有显示,可以用jpg或png格式保存,并且复制到路径companies/公司名称/的文件logo.XX,CNCERP允许多个公司使用相同的脚本而不同的logo.

会计科目表

系统设置了一个默认的会计科目表。为什么没有选择当前规定的企业标准科目呢,因为CNCERP的科目设置目前和国内传统做法稍有不同,但原理是相同的。会计科目表多数情况下,每个公司都不尽相同,因此您可以在默认的科目表基础上修改增加或删除。
会计要素处理方法和国内是相同的,会计科目表的设定,国内传统做法是一级科目-〉二级科目-〉三级这样的方式,而CNCERP有着一样的功能,但是不以科目编号为嵌套依据,而是以科目组为嵌套依据,因些,您要在报表中显示的类别就要设定为科目组,科目组之间是可以嵌套的,而科目将不再嵌套,他们同属于相同的科目组之下。
也就是说,CNCERP中的科目表相当于国内传统方法的末级科目,而末级科目之前不管有几级都要通过科目组来嵌套,科目表仅选择归属于哪个会计科目组即可。
会计科目最重要的功能就是为统计报表而存在,因此这种方法并没有任何的冲突,复式记账原理是全世界都遵循的。

公司参数

公司参数需要在设置-〉公司。
这些参数大多可以顾名思义。公司名称,公司编号,邮递地址,实际地址等。也包括电话号码和默认的企业本国货币。如果还没有设置默认货币,从设置-〉货币,进行设置,这里允许定义新的货币,以及默认可以更新的汇率。 公司设置里为下列科目储存默认的总分类帐代码定义:

  • 应收账款总帐科目
  • 应付账款总帐科目
  • 工资和工资净额结算总帐科目
  • 收货结算总帐科目
  • 留存收益结算总账科目
  • 补收运费总账科目
  • 汇率差异总账科目
  • 销货汇率差异总账科目
  • 购货汇率差异总账科目
  • 付款折扣总账科目

公司设置这里还可以设定一些总帐整合设置

  • 为应收账款交易创建总帐分录(如果仅这一项选定,能为客户开发票或红字发票自动创建会计分录,但不为结转成本和库存)
  • 为应付账款交易创建总帐分录
  • 为存货交易建立总帐分录(以标准成本)

如果要实现自动处理会计分录记账,那么这几个地方都需要设定为“是”,这样当销售业务发生时,系统会自动处理销售相关的财务分录,如:应收账款、库存、营业成本、营业收入,这样系统将实时处理并结转了成本,因为CNCERP是一个自动化的财务办法,不需要月底由会计做成本结转,实时查看损益表和资产负债表都是真实有效的。
需要注意的是,以上设置的这些涉及自动处理凭证的科目将来是不允许手工凭证进入的。

系统设置

从”设置-〉系统”进入,每个参数旁边都有一个解释,可以给用户一个基本的概念什么地方需要使用这个设定。

  • 默认日期格式

默认日期的输入和显示格式英国/澳大利亚/新西兰使用d/m/Y形式。英国和加拿大使用m/dY格式

  • 新用户默认主题

默认主题适用于还没有定义自己颜色主题的新用户。

  • 应收应付设置

账龄分析的期限设置,设置成您想要的多少天为第一个阶段、第二个阶段,这个设置需在收付时做清算才有效果。

  • 默认信用限额

新顾客的默认信用额度值,以后使用中,可以给顾客动态评级。

  • 检查信用限额

在做销售单时,录入订单后系统会按这里的设定,检查还是不检查顾客的信用额度,如果需要检查,这里可以设定为信用等级低的是提醒方式还是禁止销售。

  • 显示己清算交易

此设置指顾客对账单的格式。如果要显示本月已经付款和结清的发票和红字发票,那么选择“是”。如果选择“否”,只会显示当前未完成发票,红字发票和还没 有分配的付款。

  • 声明条款

这些文字以小号字体显示在发票和红字发票上(术语,这里的发票指的是销售出库单或收据,红字发票是退货单或领导指示的报销、报损单,比如送人了,没有收入的等情形下)。这里的声明条款作用就是印在给顾客的单据上的,所以可以是广告、也可以是声明等。例如:“亲,收货后请记得好评哦,本店好评返现一元。欢迎您再次光临小店”,不过这个功能需要在发票脚本打开才行,中文化后单据上没有显示这个,需要的可以修改脚本来实现。

  • 快速输入

这些设定销售订单输入界面的显示行数。可以输入1到99行。

  • 频繁订购的物料

这里是显示畅销产品的数量,根据这个排行榜,畅销的产品会排列在前头,列表选择时非常方便。

  • 销售订单允许有重复物料

设定一个单据是否允许有相同的商品,比如商品是相同的价格确不同等情形下。

  • 允许负数量销售订单

这个功能针对一些服务行业等,票据上显示为负数的数量,数量为负数这种情形未亲自测试。

  • 在订单发货之前,必须先选择一个装箱单:

根据需要而定了

  • 每天自动更新汇率

在线更新汇率,根据需要自己决定是否需要,没有外币业务最好不要打开,访问网络会占用带宽的。

  • 汇率来自

选择汇率从哪个银行服务器获得数据。

  • 装箱单格式

选择套打还是白纸打印,这个单据没有本地化,有需要的可以自行修改。

  • 发票方向

有的国家发票是纵向的,所以这里有这个开关项。

  • 在装箱单上显示客户分公司信息

设置新顾客默认情况下给他发送的单据上是否显示logo和地址。比如自己直接发货给顾客的顾客,显示反而有点不合适。
在设置顾客分公司有个选项也可以设置匿名运送。

  • 一星期的工作天数

这个是设定工作日的,一个星期几天的干活,我们国家有双休的那些公务员选择5天,企业一般是轮休不关门的就是7天,部分服务业休息一天就选择6天。

  • 每日发货截止时间

订单输入后,开发票日期超过这个时点则显示下一个工作日的日期,比如今天周五,您一周工作5天,那么超过这个钟点,发票显示为下周一的日期。这个可以在 输入订单时修改。

  • 是否允许销售零成本商品

这个开关很有必要,如果没有更新过成本,销售分析将无法正确结转成本,当然有的行业是无本生意也要例外的。

  • 红字发票必须指定受控物料序列号或批号

这个参数用于需要产品追溯的,比如系列号,批号,如果退回来是否要输入这个号码 。

  • 默认价格表

价格表是可以分别为不同顾客设置不同价格的,但新顾客需要有个默认的,这个设定就是一个默认价格表,以防忘了或全国统一价等,本来价格就只有一个省得每个顾客一一去设定。原翻译是“如果价格表中没有为顾客设置商品的价格,这个价格表被用作最后一个救命稻草。”

  • 默认承运人

选择默认的物流公司,如果顾客没有指定发哪家物流公司,则系统选择这个公司,前提条件是您要先在“设置–>承运人维护”里设定物流公司的相关信息,这里才可以选择。

  • 运费计算

是否计算运费,这个系统参照物流公司设定下的价格按重量或体积计算运费,这个功能可能对网递比较合适。
只有订单低于下列值时才收取运费:
这个参数只有在计算运费被设置为是时才有效。如果设置为0,那么总是收取运费。订单总值会与这个值比较以决定是否收取运费。

  • 客户自动编号

是否系统自动为新建客户编号,这个一般不建议打开,因为编号应该要有规划的实现,比如按顾客种类、地区等性质分分类,这样以后会很好分析选择等操作。

  • 默认税目

这个税收种类用于输入供应商发票和运费征税的种类。

  • 税收机关编号名称

在我国没有什么用处,显示在发票(出库单上)表示公司所属的税务机构,相当于纳税人识别号。

  • 运营所在国

当运费设置为自动时生效,这个参数也是运费计算的一个条件。

  • 库存用量的期间数

在库存用量查询分析中,以多少个月为分析周期。
Check Quantity Charged vs Deliver Qty: 检查收费数量vs 付运数量 在输入应付发票时,这个决定是否检查收进库存的数量与开发票的数量相等。 Check Price Charged vs Order Price: 检查付费价格和订单价格 在输入应付发票时,这个参数决定是否检查发票价格和订单价格相等。 Allowed OverCharge Proportion: 允许多收费的比例 是否“检查收费价格vs订单价格”设置为yes,那么这个比例决定发票对应相关价格可以多收的比例。 Allowed Over Receive Proportion: 允许多收的比例 如果“检查付费数量vs付运数量”设置为yes,那么这个比例决定该此付运可以多收的比例。 Purchase Order Allows Same Item Multiple Times: 采购订单允许同一商品多次出现 如果设置为yes,那么采购订单可以多次出现同一商品–这使供应商可以对于同一商品在不同日期付运不同数量成为可能。 General Settings 参数 描述 Financial Year Ends On: 财年结束于: 定义财年在那个月结束为系统的总帐报告提供有用的默认值。系统提供了可以选择一年的月份的选项。 Report Page Length: 报告页长度

Default Maximum Number of Records to Show: 默认显示的最大记录数 当页面有代码限制返回记录的数量–例如选择顾客,供应商和商品,那么这将为没有自己改变这些设置的用户显示的默认记录数量。 Maximum Size in KB of uploaded images: 最大上传图片尺寸,以KB表示 商品的图片文件可以上传到服务器。系统在允许上传之前,将检查上传文件,他们的大小必须小于这个限制(以KB计)。大的图片将使系统变慢(尤其是通过拨号连接)并且在库存维护画面查看时将非常困难。 The directory where images are stored: 图片储存的路径 所有图片将存放的路径。图片文件的格式为 商品代码.jpg –他们必须是.jpg文件,并且部品代码是图像文件的名称。这是上传时自动的命名。系统将检查以确保图片是.jpg文件。 The directory where reports are stored: 报告存放的路径 所有的pdf文件将创建于此路径。建议使用一个单独的路径。 Only allow secure socket connections: 仅允许安全套接字连接 强制只能通过安全套接字连接—例如仅限于加密数据。当这个参数设置为yes时要小心,因为系统将不允许通常的http 协议连接,并且坚持仅使用https连接。如果您的网页服务器不支持https,那么需要直接在数据库里编辑配置参数才能使用标准的http连接。 Perform Database Maintenance At Logon: 在登录时进行数据库维护 在一个规则的间隔内—当每个用户每次登录时,使用在ConnectDB XXXX.inc中定义的数据库维护函数DB_Maintenance进行数据库的维护。这个对于有些需要定期重新索引的数据库而言是非常有用的,比如postgres. Mysql/innodb很少需要数据库的管理。建议使用cron 或者有计划地在正常工作时间之外维护数据库,尤其是大型数据库时,登录时的维护会延误用户的登入。 Enable Wiki Integration 启用维基整合 Wiki是个通用的名字,是指一种允许创建自由格式互联的通告网络程序。这样的系统与webERP整合是个强有力的联合。在webERP中,针对顾客,供应商或者商品发出的通知可以在wiki上发出或者查找。我们选择的程序“wacko wiki’—是个最小的下载并且有几个翻译版本。然而,wacko wiki是wakka wiki的一个分支,任何的源自的wakka wiki都可以使用。要使这种整合有效,必须将它设定为”Enabled”可用。 Wiki Path 维基路径 Wacko wiki必须安装在同一网页服务器上。并且是webERP目录树的上一级目录:例如不是在webERP路径之下,但是处于其同级—此地需要输入网页服务器所安装的路径名。这样webERP可以创建与wiki页相连的链接。当前的整合仅限于供应商,产品和顾客菜单--当选择了其一之后。这个链接在“整合wacko维基为可用时”才出现。如果维基页目前不存在,那么wacko维基会询问你是否希望生成新页-否则的话,会显示已经存在的页面。可以生成这些页面之外的互联的新页面来显示上传的图片或者相关的产品/顾客/供应商的文件。此维基也是保存公司流程和方针文件的好地方。必要时,Wacko维基允许页面进行安全设置--禁止修改。整个业务知识基地和内部网络可以从团队的知识积累中建立起来。由于wacko维基也允许创建到任何其他网页的链接,尤其是webERP特殊信息的指针(在维基中可以提供,它将引导维基的浏览者直接去浏览webERP操作手册中的信息)

产品 “维基” 可以包括信息例如:

产品开发备忘录

产品说明

产品保证书

产品技术信息

顾客维基:

顾客联系人日志

信用事项

关系备忘

关键联系备忘

合同文件/特别条款

供应商维基:

关键人员

关系备忘

付款事项

合同文件

对于分布式公司而言,维基是一个有价值的企业优势。然而,如果只是5个人在同一个办公室就没有意义了—这也是wacko wiki没有与webERP绑定的原因—仅仅是因为不适用于所有可能使用webERP的公司。

Get Wacko Wiki

基本数据需求

在设置顾客前,需要以下基础信息(所有这些信息都从系统的设置标签设置) ·货币-顾客帐户的货币 ·销售类型-价格在此阶段设置。销售类型与顾客的货币一起决定适用于他们的价格表。每个顾客的主记录必须对应一种销售类型。 ·信用状况记录,这是记录信用的标志--顾客的信誉。每个顾客帐户都对应于一个信用状况类型。有些信用状况记录可以被设置为禁止开发票。 ·付款条件。由于可以定义任意数量的付款条件记录,顾客记录必须对应于一个付款条件记录。系统为如何定义这些付款条件提供些灵活性。他们可以对应于某个天数的信用或者按照发票中指定的月度中某一天。为顾客和供应商准备的过期余额报告是基于这些付款条件的。 ·税组-为从顾客销售中收税要求的税务机关分组。每个顾客分公司必须对应于一个税组,并且销往这些分公司的销售额会被自动计算税负--按 照销售的来源,以及所开发票商品对应的税目。税务系统提供了极大的灵活性。

一旦上述的信息被输入,就可以输入顾客记录了。

然而,应收账款也需要某些分公司的信息,例如必须输入每个顾客的相关的付运地址。但是在创建顾客的分公司之前,必须输入下列信息--要定义所有这些信息的表格的链接都可以从主菜单的系统设置得到。 销售区域—这些用来依照区域做销售分析。同时,可以设置总帐整合来依据顾客的区域来决定销售过帐的总帐科目。顾客帐户的每个分公司必须对应一个销售区域。如果您的业务不需要销售区域,您必须定义一个地域--称为”默认区域”。 由于可以按所需数量设置销售类型,需要记住价格是对应于销售类型(和币种)的。销售类型可以反应销售是否是贸易销售,零售,批发,订购,现金交易,特殊销售等。 顾客分公司记录也必须对应于销售员,他负责管理与顾客的关系并且负责这个分公司。如果你的生意不需要销售人员,那么仍然需要指 定一个销售员,称为默认的销售员。 需要设置存货存放的地点。每个顾客分公司必须指定库存地点,它将作为取货的最有运输效率的地点。 设置完这些基础信息后,就可以开始设置顾客帐户和有付运地址的顾客分公司了。

桌面型数据库,试算表和CSV(逗号分割值)导出文件也可以被用于导入这些信息。使用MS Access,这过程包括在安装了MS Access和Windows的台式机上为Mysql安装ODBC驱动,然后在新的空Access数据库中连接weberp数据库表DebtorsMaster和CustBranch. CSV文件和试算表文件被导入Access数据库,然后进行附加查询将CSV表/试算表转换为DebtorsMaster和CustBranch字段。可能在CustBranch表中有很多记录,对每个顾客而言有不同的分公司代码,保存在DebtorMster中。它强制确保不会有顾客的记录或者分公司代码指向上述描述中不存在的基础数据,从这种意义上讲,它是危险的。

设置库存项目

在定义库存商品前,也需要基础信息。 存货种类(物料组)是包含公司所有产品宽泛名称。存货也可以包含服务商品例如劳务。存货种类中记录的信息是将存货整合到总帐需要的所有额外信息。所有的库存商品如设置为同一特殊存货种类,都将用同样方式过帐。存货种类在系统的设置标签定义。 所有的可能适用的库存商品单位可以从主菜单–>库存–>设置标签定义 为开发票和分析,可以为非物理存货创建库存商品,这些应该设置为虚拟存货商品--使用制造或者购买标志。

输入存货余额

一旦库存商品的所有信息都被输入,当然首先需要基本的数据(最好都提前输入),每个库存地点的存货余额必须以库存调整输入。

存货/总帐界面应该在公司参数设置界面设置为不可用,直到通过存货价值报告,将总帐中的存货余额与所有输入系统的库存商品的标准成本核对正确为止。此调整要求每个商品输入的标准成本是正确的,同时需要存放在所有地点的商品总数也是正确的。

存货整合至总帐的问题

一旦财务模块中的存货帐户与存货价值报告相符,可以从公司参数界面激活库存总帐整合标志。库存变动会由总帐日记帐反映出来。如果没有手动输入分录到这些账户,存货帐户余额将会总是与存货价值报告保持一致。

重要的是理解有两个层次的总帐整合。

首先,销售整合允许销货发票,红字发票和收款与债务人统制帐户(应收账户)整合。这一层次不会为存货销售成本产生任何的总帐分录。系统有灵活的配置允许很多方法来配置帐户--发票和红字发票过帐到销售帐户。

其次,存货整合的启用会自动创建销货成本和存货帐户总帐分录。同时,采购订单收货和存货销售引起的存货变化也会生成分录存档。

不必非用到总帐的库存整合,尽管一个完全的标准成本为基础的会计系统,伴随总帐整合,按理来说可以为制造商提供最快的非正式的财务报告系统。

销货总分类帐-应收账款整合到总帐的问题

在如何将销售交易过帐到总帐的方面,系统提供了一些灵活性。根据顾客销售区域,销售类型和商品的存货种类的组合,可以使用不同的销售帐户。在输入任何的销货之前,定义过帐的安排是非常重要的,可以从销售总帐界面过帐来设置。同样的灵活性也提供给销货成本COGS的过帐--当然这些分录只在存货的总帐界面启用时才可以创建。如果是这样的话,关键是确保为COGS设置过帐安排--在COGS总帐界面过帐-->设置标签。

必须设置税。在设置部分有税收组别维护,发货地税(收省份)维护,税目维护,和税务局及税率维护。当您在设置顾客分公司之前,与此分公司相关的税收组别必须定义--税收组别指定销往分部的货物税收向谁缴纳。系统允许在一个税收组别中包含任何数量的税务局。税目必须在设置商品时指定。–有些商品会以高税率征税,这些必须被标识。税目的数量可以根据需要定义。在手册中对税收的细节有专门部分介绍。

设置顾客

由于可以设置任意数量的分公司,建议为所有的顾客联系人都自由使用分部,哪怕不会给这些分公司开发票。因此所有属于顾客的联系人都会被保留。每个分公司都要求有一个销售区域和销售人员。销售区域为分析目的而定义。销售区域和销售人员都从主菜单-->系统设置来设定。

输入顾客账户余额

债务人总分类帐是一个“未完成项目(记录明细,与结转余额系统对应)”系统,它需要输入每张未付款发票,使帐户余额相符。对于以前使用的余额结转的债务人帐户而言,这是一个令人气馁的工作。然而,顾客将收到的附加信息,连同随之减少的每月对帐的烦恼–这些多由于无法追踪帐户余额的组成引起,将大大补偿起步要求的额外工作。“未完成项目”债务人也要求任何收到的付款都分配给对应的未付款发票。

理想情况下,所有的未完成交易应该在月末前及时输入。在正常业务不受影响的情况下,未完成的余额交易可以很容易地被识别为属于某一个期间。第一步是确保总帐整合界面被设置为不可用,以阻止系统为与前一期间有关的发票销售和债务人统制帐户创建分录。建议在实施之前的一个月,为所有顾客准备好对帐和调帐,--如果 以前使用的是“未完成项目”系统,对账单会提供所有需要输入的信息。所有未完成的发票(和红字发票)需要输入,使顾客帐户的余额与其一致。使用创建发票时的原始汇率。建议使用发票的实际日期作为原始发票的日期,并且用旧发票的编号作为一个参照,这样可以很容易交叉找到新发票和旧发票的对应。

核对债务人分类统制帐户

确认来自过期的列表所有顾客帐户余额和旧系统中统制帐户是一致的是非常重要的,(包括以本币和外币计算)。总帐中的余额(所有顾客的余额)通常用手工分录的方式输入,但是这个分录的金额额应该与顾客列表的金额一致。当然,用不同的货币输入的余额会因为输入时的汇率不同而有不同的本币值。有一个工具将所有的货币余额计值,汇率依据交易时输入的汇率。这就是脚本Z_CurrencyDebtorBalances.php. 对应于供应商的余额,有个类似的工具。在系统上线前需要对每个帐户进行复查。一旦顾客帐户被核对并且输入(被复核过),总分类帐界面应该从公司参数界面启用(系统设置标签)。系统会在总帐中维护统制帐户,它将总是和余额列表一致。

银行账户余额和其他总帐余额

总帐是会计的中心--理解会计概念为正确设置webERP,在掌握哪些是必须做的事项方面是至关重要的。本文件不是介绍普通会计的文本,但是简要的说明是必要的。

总帐--例如应收账款Accounts receivable--是由很多帐户组成的,尽管不像应收账款那样,余额与顾客欠你多少款项没有关系--他们代表企业的所有的金额: ·存在于仓库 ·存在于车辆和设备 ·存于银行 ·存在于总的顾客余额 ·存在总的供应商欠款余额 ·作为借款或者投资者股本的形式投入。 列出所有这些帐户的报告称为“资产负债表”,因为所有这些项目的价值会等于累积的利润减去任何的股东撤资和付给股东的股息。

总帐也保持追溯多少花在费用方面,多少作为销售将由顾客支付--无论这些金额是否真正付给了供应商或者销售已经由顾客支付。真正的兴趣在于看看这些帐户在一段时间内,业务已经发生的收入和费用的情况,据此作出“损益表”。然而,在将业务搬到webERP,是资产负债表,它代表业务的总价值(在以前的会计期间),是记录的重点—这些被称为资产负债表账户(费用和收入账户被称为损益账户)。

复式记账法

当总帐中每个帐户的余额相加时,净额将总是0--这是因为每个总帐的输入都由两部分组成借方(正金额)和贷方(负金额)。例如,我们在燃料方面花费了100元-借方记在车辆费用,贷方记在银行存款帐户(这是由于银行存款余额减少了100元),车辆使用的累计成本增加了100元。

按字面理解,每次输入被记录了两次,一次在一个帐户中记增加,另一次在另一个帐户记减少。这就是当把借方余额与贷方余额加总后,结果总是0的原因。历史上,当会计检查他们的手工帐时,为了保证每笔帐都记得正确,他们列出所有的余额并且把他们加总在一个叫做“试算表”的报告中--来检查总帐确实是平衡的。今天,从计算机出来的一个试算表是所有总帐余额的列表--在表尾有个核对总数来显示计算机正确地记录了日记帐。

作为一个例子,思考如下帐目组成的试算表: 账户 金额 银行账户 1,000.00 应收 5,000.00 应付 (2,000.00) 车辆费用 10,000.00 贷款 (3,000.00) 累计利润 (11,000.00)

检查总额 0.00

系统阻止用户向定义为银行帐户的总分类帐输入分录。银行帐户首先必须如是定义为(银行账户)--从设置标签--银行帐户。

然而,在总帐--银行帐户收款--是可以输入总帐收款的--有一个按钮是输入“总帐收款”允许无需选择顾客就可以输入收款。组成此收入的其他总帐帐目可以由此输入。这就说明了总帐平衡是如何达成的。

创建一笔总帐收款1,000.00元使得银行帐户余额正确。当创建这笔收入时,用户必须选择总帐帐户,存款代表你可以向需要的总帐帐户输入不同的金额。在正常情形下,这笔收入可能是,例如车辆销售--此处合适的总帐帐户可能是固定资产处置的减值,可能某些数量是销售税/GST/VAT.然而在我们的例子中,我们输入的未完成余额1000元存款真实情况是

应收统制账户 5,000.00 应付统制账户 (2,000.00) 运输工具 10,000.00 贷款 (3,000.00) 累计利润 (11,000.00)

银行总存款 $1,000

所以输入收入的分析如上- -5,000债务人统制帐户,-10,000机动车辆,3,000借款和11,000累积利润将和银行帐户收入1,000相符。重要的是收入的日期记在新webERP系统上线前一个月。这种方式,结转的余额对新期间而言将是正确的。

当有几个银行帐户且每个帐户定义为不同的总帐账户,那么收入可以被输入有余额的每个帐户(或者是付款,如果银行帐户被透支)--这些余额可以通过过帐到一个暂记帐目而结清。

重要的是债务人统制帐户和债权人统制帐户的总帐输入应分别与以本币记账的应收账款和应付账款相等。

结束语

一旦顾客帐户和总帐债务人统制帐户所有输入核对后,系统需要备份。mysql的工具mysqldump是一种生成sql脚本的方式,他可以将系统恢复到创建这个脚本时的状态。对于系统外的用户--为避免任何的锁定问题--假设mysqldump在系统路径:

从命令提示符,使用安装mysql时创建的用户名和密码

#mysqldump -u username -p password—opt weberp>/home/myhomedir/weberp_backup.sql

数据库postgres有相似的工具。

系统惯例

菜单导览

系统围绕一个主界面建立,从这个界面,在大多数情况下,您可以直接进入所有的功能而不需要返回几层菜单。菜单是标签格式的,凭借他们,用户可以选择他们想使用的各种选项-订单,应收账款,应付账款,采购,存货,制造,总帐,系统设置。可用的选项又分成维护,交易,查询和报告。与此密切相关的选项显示在右侧。只需要轻轻点击一下所需选项的文字链接就可以马上激活它。

除了标签式的主菜单链接外,所有的屏幕都显示用以选择顾客,选择物料和选择供应商的链接。这些链接将用户带到直接选择表单。 一旦作出了选择,例如某一指定的顾客,或者某一指定的物料或者某一指定的供应商相关的选项就被显示;并且可从这些次级目录页面上的链接捷径直接进入。在大多 数情况下,一次查询或者交易会要求选择至少三个中的一个(顾客,物料,供应商),所选的这些选项页面中的链接,允许执行大多的功能,而仅需要非常少量的界 面转换。

报告

所有的界面和查询都可以从浏览器窗口直接打印。打印的格式随浏览器不同而各异。大多数浏览器都提供一些灵活性。

很多报告可以创建Adobe PDF (pdf)文件。使用pdf文件的优点如下: 产生的文件被压缩,可以通过很低的带宽连接取得。 可以保存在本地,也可以根据需要电邮至第三方。 读取pdf文件的软件可以免费从Adobe公司的网站下载,适用于所有的操作系统和平台,甚至PDA设备。 Adobe阅读器变成一款超大的软件,可以取得它的替代者如xpdf和epdfview. pdf文件产生准确的定位文字和图表,以保证事先印刷的文书与打印的内容精确地对位。 很多网络浏览器内建pdf功能,或者作为一个插件。

有些用户反应遇到阅读pdf文件的问题。最常见的问题是与导航相关。有些浏览器实际上是在浏览器内开启pdf文件。这样做的困难在于,导航系统的链接消失了,点击浏览器的转到上一页按钮,此动作无法与动态脚本很好相容。最好的解决办法是用另外新建的窗口打开创建的pdf文件。完成此工作的方法是单独打开 adobe acrobat 阅读器,修改偏好选项,关闭“Display pdf in brower”选项。这将强制为Acrobat reader建一个新窗口。

存货

概述

在很多情形下,由于开发者的英语背景,Inventory被写作”stock”,这可能会让有些人迷惑。在这里”stock”与”inventory”可以完全互换。

对于业务而言,存货可以清晰地分类。例如玩具厂大约有乐高,玩具车,棋类游戏等分类。他们被称为存货分类(物料组),并且会由企业定义。存货分类(物料组)的名称可以在任何时间更改。

注:整合到总账是在库存分类(物料组)的层次上进行的。总帐过账由商品(物料)所属的存货分类(物料组),与销售地区,销售类型共同决定的。总分类账的销售总账代码,销售成本总账代码放在另外的表格中,它是通过主菜单的系统设置标签中的选项来维护的。 已开发票库存–通过使用开发票选项,会在发票上指定的仓库减少手上的库存。已开红字发票库存—通过使用开红字发票选项,增加红字发票指定的仓库的库存。存货调整,可以针对手上的数量进行调整以及在不同的仓库间转移库存。 webERP维护了每种库存变化的记录,因此,来自销售发票,采购订单收货,库存调整,销售红字发票的库存变化,均可以使用库存变化查询查看。库存变化的汇总提供了一个简单的机制来查看历史用量,并且webERP提供了显示月度用量,消耗量的查询。

库 存可以用标准成本法(手动维护成本)或者平均加权成本法(自动维护)记值。如果总账的存货整合处于激活状态,存货调整,标准成本修改,由开票和红字发票而 导致的销售成本和库存变化,都会入帐到总帐。当使用库存日记账时,假设当在公司参数中设置为库存与总账整合为启用时,存货账户余额和当前库存的价值相等, 这时手上库存的价值就会在总账中得到(准确)维护,每次库存变化都会有一个完整的总帐日记账追踪。这是专门为繁忙而又高使用的环境的非正式的总分类账而设 置的。

注:存货日记账是可选项。销售分类帐/应收账户界面与存货总分类帐界面是分开的。因此,将销售入帐到总帐而不入账库存和销售成本成为可能。

库存系统特性 · 多仓库,可以维护不限数量的仓库。 · 库存物料的价格可以针对定义于任何(所有)货币的每种销售类型,允许极大的定价灵活性。 · 自动的缺货订单处理。还没有付运的销售订单可以在开发票时自动列为缺货订单或者是适当时将剩余的订单取消。 · 根据库存物料维护库存变化历史记录。 · 允许虚拟的库存物料,这些项目可以被开发票,计价,计算成本,但是每个项目都不维护库存记录,例如劳务及服务。 · 可以定义套装部品。套装部品订单按照预先定义的数量分解成组成部品的配件,乘以套装物料订购的数量。部件的数量于是出现在订单上供用户修改。 · 组合部品可以用与套装部品类似方法定义。这些部品只为订购,开发票和销售分析而存在。不存在需要维护的库存余额,相反,部件的数量根据组合部品定义的比例而更新。 · 每个库存分类可以有无限的属性。此分类下的每个物料都可以在每种属性下记录它自己的值。根据存货种类增加附加字段。 · 存货可以被设置为序列化-也就是每个库存物料要求有自己的序列号。 · 库存可以被设置为批控制-库存的每一批物料必须指定一个批号。 · 发票和红字发票查询与库存变化相关联,所以可以查询到发票销售的物料细节。 · 标准成本维护和价值报告。 · 可以根据月度/仓库/ 总体查询库存用量。 · 库存计划报告 · 与采购,应付账款,应收账款和总帐整合。 库存种类

所有的物料必须指定一个单独的存货种类(物料组)。存货种类按如下方式定义:

设置→库存→存货种类维护

库存分类的目的是将相似的物料分为一组,并且定义描述此种类所有物料的关键信息-从而达成数据的存储效率最大化,输入需求最小化。库存种类有如下的字段: · 种类代码-最多6个字符 · 种类描述-最多20个字符 · 存货类型-此种类是否与服务商品,制成品或者原材料相关 · 此种类存货成本的总帐代码-需要时,每一种类都可以在独立的总帐帐户维护-这当然仅当在公司偏好中设置了库存与总帐整合才有效。 · 存货成本调节总帐代码,此代码用于此类别中所有物料调整的入帐-包括数量和成本调节。 · 价格差异入帐的总帐代码。价格差异是指此种类物料的物料采购成本和存货成本的差异。 · 材料用量差异入帐的总帐代码。此差异指物料清单BOM期待的产品的材料价格与发出的材料的实际价格比较。当制造工单结束时,材料用量差异实现及入帐。 · 此种类物料的在制品的总帐代码。此帐户仅在制造过程中,此种物料有工作订单时使用。 此种类于是决定了如何将存货相关的交易入帐到总帐 - 属于同一种类的所有物料都用同一方式入帐。

除了以上的字段,每个存货种类可以定义任意数量的属性。这些可以看作作为此种类的一部分,物料设置时,用户定义的字段。例如,在演示数据中,我们有一个种类是空调-我们有兴趣维护某些关于空调的附加信息例如: · 制冷功率 · 加热功率 · 噪音分贝 · 等等 … 这些字段与其他存货种类无关。当种类属性定义后-有选项来定义字段的输入-他们可能仅仅是文字框,选择框或者复选框连同预先定义为以逗号分割的值列表。当一个用户定义一个新物料时,这些新字段(属性)将显示在此物料的输入页面。 要对指定的库存种类输入新的属性,需要点击该种类的编辑按钮-新的属性表会显示在此种类的通常信息下方。

增加库存项目

要输入新的物料必须输入某些基本信息: · 关于物料代码和描述连同其种类和物料类型的基本信息。 · 成本信息 · 供应商采购信息 · 售价 基本信息的输入是从菜单完成的,选择库存标签然后点击“增加一个新库存项目”。

物料代码

每个库存物料都必须有库存代码,这些代码可以由任意的最长20个 字符组成。需要考虑库存物料的编码规则,以确保类似的库存物料显示在一起。在内部,在不同的查找表中,系统根据代码去排序库存物料。系统地命名库存物料的 方法可以为以后节省大量时间。然而,系统提供了很好的工具用来查询。在供应商采购数据中,也可以记录与物料对应的供应商的部品号码。

有一个脚本可以实现回溯性地修改库存代码,脚本会查询所有需要的表,各仓库库存,物料清单(BOM),销售订单细节,采购订单明细,销售分析等,以确保所有的历史记录随新的部品代码而改变。这个脚本与其他脚本一起可以从 Z_index.php找到(–没有提供这个工具的菜单链接—由于这些工具的危险属性)。修改库存代码的脚本自身命名为Z_ChangeStockCode.php.

部品描述

库存物料的描述 – 最长可用50个 字符。每一存货物料都需要一个描述。每次开库存物料发票,红字发票或者调整时,描述都会出现在查找框里。也有工具允许输入每个部品的详细描述,这些部品显 示在页面上,顾客可以据此下单。这一栏允许非常长的描述,甚至是关于产品特性与益处的。这个栏位目的是可以用来产生公司的产品目录,或者供需要了解产品更 多信息的顾客在线下单使用。显示在发票或者红字发票上的只有短的部品描述。

种类

首先需要设置这些种类-从菜单的系统设置标签。在选择库存种类时,记住系统使用种类信息来分析和作汇总报告以及识别做为标准成本总帐整合的帐户,如果此整合选项启用的话。库存物料输入页面有一个链接用来创建新库存种类。

所有库存物料都需要一个库存种类。库存种类是一个文字字段,它将相似的库存物料组合在一起。在选择存货时,限制搜索在要求种类的范围内经常是有用的。显示在选择产品页面的库存种类选择框为此目的而设。

衡量单位

此字段描述了库存是如何维护的并且是自明的。它是强制字段。此选项表在config.php中作为一个数组变量维护。要增加或者减少其他的测量单位,必须由系统管理员编辑定义在config.php中称作$InventoryUnits的变量。

经济订单数量

这是新销售订单或者采购订单的默认数量。目前,这仅仅是作为备忘录-将来这会是MRP计算的关键部分。

包装的体积

此字段是运费计算所必须的。它记录了要发运的已包装物料的体积。参考运费计算部分。

包装重量

此字段用作运费计算。它记录了要发运的已包装物料的重量。运费计算会根据总重和总体积算出的运费中,取其高者收取。很多运输公司使用转换系数,并且收费取其高者。参考运费计算部分。

计量单位

此字段描述了库存是如何维护的并且是自明的。这是一个强制字段,因此,有些值是在系统安装时就定义了。系统管理员可以定义增加的值或更改现存的值。方法是由设置→库存设置→计量单位链接。

当前或者淘汰

如果此字段被设置为淘汰,它意味着库存物料不再使用。然而,发票上可能有存货历史,红字发票可能需要此物料。因此库存物料主记录仍然需要。(当此部品的库存变化或者销售分析记录存在时,删除是不允许的).然而,当进行发票,存货物料查询时,它是不会出现的。另外,此物料在存货报告中将标记为已中止。

生产或购买

此字段是强制的,并且显示此库存物料是否:

制造的-如果此物料定义为制造的,它就有一张物料清单BOM - 并没有机制阻止本应制造的物料却由采购而来。

向外面的供应商采购。由于此物料是采购而来的,他不能也是制造的并且有一张物料清单。

其他库存物料的组装。组装物料没有自身的物理库存,也没有自身的成本。组装物品的发票引致此物品所有组件的存货变化,每个组件的库存也按照物料清单指定的比例减少。在总帐日记帐因发票而创建的销售成本分录(如果链接是启用的)是按照(此组装料在开发票时所用的)物料清单BOM上的所有物料成本加总而产生的。

处理订单时,其他存货物料的套装应该分解成它的组件,套装本身并非一个物理物品,它只是将一组数量的部品输入到一张订单的一个捷径。不像组件,套装不会出现在发票或者订单上,但是会“分解”成他的组件以供更改。因此套装没有任何相关的成本或者物理存货数量。

服务商品没有相关的物理存货。这用于对于按照地点保留存货数量没有兴趣的服务公司。然而,同样的销售分析和变化历史被保留下来-显示售出的服务金额或者开红字发票的金额。

此字段与MRP和生产排产相关.此 字段也可为服务库存项目设定-只要停用按地点和总数的存货数量追踪。服务库存商品用于为服务和劳务开发票,甚至是不要求追踪的有形物料。系统依然会创建库 存变化记录并且可以用于发票召回和红字发票查询。库存调整对服务库存商品而言是不允许的。组装物料可以有创建的销售分析记录,但是没有库存数量被维护,此 组件的库存变化记录被创建。组装物料通常在如下状况被使用,仓库为不同目的保持物料组件,只有准备发货时才挑出所需物料组装成商品。

设置组装商品(物料)

我们拿卫浴套件作说明,当企业需要追踪卖出多少套时-例如,销售分析-但是只希望知道组成卫浴套件的卫浴马桶和卫浴水箱的库存数量。

企业永远不会保留组成套件的存货,当盘点时,仅仅点算水箱和马桶而不是套件。如果有任何组好的套件,这些套件需要拆成组件,对组件进行存货盘点。

这些部品被系统称为“组装”物料。

当为组装物品开发票时,组成它的组件库存会依据它的物料清单的数量乘以组装物品出售的数量。

例如,卫浴套装有两个螺丝用来将马桶固定在地板上,此组装的物料清单如下:

1 x cistern 1个水箱 1 x White S trap pan 1个白色 S 马桶 2 x Pan screws 2个马桶螺丝 1 x pan pac carton 1个马桶包装纸箱

如果销售10套-水箱,马桶和马桶纸箱的库存都将减少10个,马桶螺钉的库存将减少20个。库存变化查询显示这个变化以及引起此变化的组装物品,和相关的发票编号。

重 要的是记住,当组装物品被退货时,这个过程反向进行-组件被重新记回库存,如同它开发票同样方式。红字发票必须被输入并对应正确的库存地点,否则的话,退 货地点马桶和水箱库存和红字发票输入的地点库存将会出现错误。在输入红字发票时,也可以使用工具将引起的存货注销-这种情况下,存货地点是不重要的。

下一点有些令人困惑。在组装物品变化查询的时候,系统也显示了库存的变化。它的好处是可以一眼看出组装物品都卖给谁。然而,没有组装物品的库存状态查询,因为他们不是库存物品(仅仅有部品存在,且只在要发货时才挑出部品来组装)。

当首次设置部品时—需要定义描述和库存种类。并且在这个时间点,从标题为”制造,购买,套装,组装或者虚拟部件”的页面,定义物品类型。系统提供的选项是“购买”–默认设置,”制造””组装”,”套装”或者 “虚拟”.

考虑组装物品的处理:

如果在库存状态页面上显示有该种物料的存货--那么只是修改标志是无法把它转换成组装物品的–库存必须首先被调整成零,并且将相应的部品库存向上调整。并且,如果该物品有采购订单,是不可以转换成组装物品的。记住:组装物品并非作为一个独立的部品而存在,只是为了销售而形成的真实库存物料的组合。

当把部品设置成为组装物品时,在“商品(物料)”菜单上,选择一个组装商品之后,该组装部品会显示一个选项,查看物料清单成本。这个查询显示了组装物品目前的物料清单BOM,以及每个组件的成本和总成本,用来作销售分析和总帐入帐。

要设置一个组装部品,必须设置物料清单(BOM)–此物品的BOM.

从主菜单的制造标签 - 位于维护部分 -点击链接 “物料清单”。物料查询界面就会出现,可以输入物料描述的摘录或者物料代码选项。输入选项后,点击“查询”按钮。并非所有的物料都会显示-只是具备物料清单的物料才显示-他们包括组装物料,制造部品和套装。如果部品并非定义为组装物料-它不会显示!

点击部品代码按钮,会显示一个页面来输入组成BOM的部件。如果此物品的物料清单BOM已经存在,它会显示已经设置的部件。对显示在目前BOM的每个项目,有两个链接分别用来编辑或者删除该行。

对组装商品而言,要将一个新部件输入BOM,所有需要作的是(点击页面上方的查看部件链接,然后在BOM下面)从列表中选择部件的代码-由于仓库和工作中心对组装商品而言不会用到,因此接受默认值就可以。(销售订单指定的仓库被用作所有组装部件库存的输入)。要为每个组装商品输入要求部件的数量-默认值是1(可能在大多数情况下都是1)。

生效日期-截止日期和生效日期 (也被称作工程变更控制日期)规定了期间所使用的组装部件。如果BOM处于变更期间,并且顾客建议从05年1月1日起卫浴套件使用新马桶,那么新马桶会从该日起作为新部件输入。现存马桶的截止日期将更改为04年12月31日。另一选择是在变更当日改变所有的BOMs.

一旦部件所有字段都被输入,点击输入按钮,即刻增加部件到BOM。BOM完成时,转至主菜单其他链接进行下一个任务。小心不要误点击输入,误将默认部件输入-必须首先从菜单选择部件。

受控(物料)

这 个字段表明该物料是否会进行批管理。批管理有很多名词来描述,包括:批管理,捆管理,卷管理等等。简而言之,当交付,运输,盘点,开发票时,它允许对输入 的每个物料批加一个参考编号。当控制项目记账时,批的参考编号和每批的数量必须输入。很多品质管理体系需要这项功能,来追溯工作订单中使用的那批原材料。 或者哪卷布卖给了特定的顾客。其他行业用不同的称呼命名他们的批例如一段,一容器,一班次。每次当创建涉及控制物料的交易时,系统会通过另一个表格累积所 选择的批的数量。(批/卷/序列号等等)

序列化

序列化是控制的一个特殊例子,它的每批的大小都是1。每个正在接收的库存都会被提示输入序列号,所有序列号的库存都会被分开维护。如果没有设定控制,编序列号就不会有任何作用。

条型码

这个字段是商品的唯一性识别条码,典型情况是包含商品的EAN条码。这个字段被用来通过EANCOM edi信息识别商品。

折扣种类

用 于由折扣种类和销售类型组成的折扣矩阵。当一个订单订购一种商品,它有折扣种类代码和一个顾客的销售类型,此商品有一个折扣矩阵输入,并且此订单的数量比 矩阵优惠点数值多,系统自动将此折扣种类中的所有商品的折扣输入到订单行。此一方法允许折扣数量点运用在相似产品范围中。

此折扣矩阵是一个2字符的字段,并且输入时不进行错误检查。

小数的位数

有些库存物料要求保留和显示小数。这个字段用于整个系统的发票,订单和所有需要显示此物料数量的地方。

商品属性

库存成本

webERP为计算成本提供两种框架 · 标准成本 · 加权平均成本 标准成本

标准成本使用的情况:当成本产生变化而采用了折中标准-偏离标准的差异被称为价格差异。标准成本特别与进口商和制造商相关,因为汇率,运费和制造成本和数量变化使每种商品有不同的成本。

对标准成本-需要手动维护成本--当大量商品汇率永久偏移,显示产品成本已经永久改变了。变化经常同一方向,这时需要变更标准。

加权平均成本

加权平均成本自动更新成本,它依据采购的数量和成本,但是会计入目前此物料库存的数量。

让我们举例说明-考虑某种物料目前手上有100件,每件的价值是1美元,有10件物料正在运来。当10件物料到达并且登记到库存时,系统会为此10件货物创建收货记录,成本依照目前的在库成本1美元(新的成本现在还不知道-我们必须等待采购发票的输入).如果总帐整合到库存,库存帐户(从库存种类记录)增加了10件,乘以单价1美元=10美元,收货暂存帐户(从公司参数设置)记贷方10美元。

现在采购发票入帐到收货记录-物料实际价格是单价1.50美元X10件=15美元,于是产生了5美元的差异记录,收货的成本记录是10美元,货物的实际发票价格是15美元。使用加权平均成本(库存总帐整合启用),差异过帐到存货价值,物料存货成本增加,因此5美元差异被分配到手上存货的全部数量-库存已有的100件加上10件=110件。价值$5/110=$0.04545被加到价值为$1现存存货,新物料成本变更为$1.04545作为新的加权平均成本。

类似地,当运输结束,所运输货物的成本用同样方法更新。

甚至使用加权平均成本,当物料成本有显著变化,且要求立即反应时,也仍然可以手动更新成本。然而,在正常情况下,不必手动更改成本。

制造和组装商品成本

这些商品要求定义物料清单(BOM). 根据定义在BOM中的组件的成本的加总,所有有物料清单的商品会由系统自动更新他们的成本(任何需要的总帐入帐都会被创建)。尽管也可能单独更新这些商品的成本,BOM的任何变更都会覆写所作的修改,成本还是所有部件成本的加总。然而,部件成本的变更不会在变更部件成本时,自动上传到该制造商品的成本。但每次制造商品的工作单被创建时,成本会被上传和更新。每次组装商品被出售,成本都会在开发票时被上传。

库存商品成本

从菜单上选择库存标签和修改标准成本。(点击维护下面的选择商品链接,然后点击维护标准成本.)可以直接输入商品的代码,来显示目前的成本结构。如果在公司参数设定页(菜单--系统设置标签)此连接被设置为激活状态时,在这个页面上作的成本修改可以反应到总分类账中的标准成本日记帐中。 另外一种选择,可以从物料页 选择要修改成本的存货物料--一旦物料被选择--一个到选择物料页的链接显示在所有页的页标题栏。维护和初始化成本数据是系统设置的一个关键部分。简单地 定义物料标题并不足够。此地输入的成本信息被用作库存价值报告和总分类帐整合库存的日记帐,为销售成本,库存调整的成本值,已经收到的库存的价值等等。只 是在用户对库存价值没有兴趣,总分类帐-库存整合没有要求时,才可以忽略。

材料成本

如果物料是买来的。这个字段应该显示平均或者期望的物料成本。如果物料是自己制造的,它应该是外面买来材料的成本加上自己制造的部件的总成本,从帐单中低一级的层次开始算起。将来,这项目将会连接到BOM的成本总成。这个数字的更改会影响到这个物料下的所有库存的价值。这个系统是个标准成本系统。当购买来物料时,实际的采购成本会和这个数字比较,并且差异会被报告到物料适用的库存分类账的总分类帐中。

劳力成本

这个字段是包含在库存物料成本中的总的劳务标准成本。劳务成本是运用于这个部品的劳动而不是用于制造BOM中下层组件的制造劳动成本。组件的成本应该包含于材料成本中。这个数字的改变会影响所有现有存货的价值。参考物料成本的备注。将来,这部分会被变更为自动地进行成本加总。

间接成本

这 个字段应该是在销售一件库存品时,所收回的所有间接成本。它的值影响手中所有这个物料的存货价值,如同前面所述的劳力成本,物料成本一样。劳力成本,物料 成本和间接成本加总得到库存品的标准成本的总成本。这个总数被用来作存货计值。将来,根据工作中心间接费用比率和每个工作中心的劳力数量,成本会自动更 新。

标准成本核算法考虑的因素 每次出售一件库存品时,销售成本帐户(参照库存种类和销售地域分支,由COGS GL入帐表指定)的成本会跟随总物料成本,劳力成本和间接成本而更新,并且库存价值(在库存种类记录中指定的帐户)依据总的标准成本减少。

实际成本

实际成本指由系统更新的最近采购的成本。对于一个制造的商品来说,实际成本计算时仅仅包括效率的变动(价格变动排除在外)

劳力成本,材料成本和间接成本的变动

. 由 于系统只是维护商品的标准成本,这是库存的计值成本。当变更这个成本时,手上的库存品会因此重新估值或者贬值。如果建立了库存的日记账(这个选项可以从系 统设置,公司参数的选项中设定),通过使用目前定义的库存种类总分类帐户,系统会创建一个日记帐来反应受影响的库存品的库存价值变动。

只有在收取费用后输入的交易才可以根据新成本创建。销售分析会根据交易发生的时间计算成本。 可以从Z_index.php页 面取得一个工具,它允许依据当前的成本,来更新指定期间的销售分析。这个工具采用销售的数量乘以当前的标准成本,来重新计算指定期间的每项销售分析记录的 成本--销售分析的数据被更新。这就意味着在指定期间,由于总分类帐过帐是在开发票,出具红字发票时产生的,而导致总分类帐成本会与销售分析的成本不一 致。

选择库存品

系统里所有页面都有主目录栏,以供选择关键的表--顾客,库存和供应商。点击“物料”连接可以让用户直接进入库存物品选择页。另外,从菜单,到物料标签,有一个连接是“修改/删除一个库存物品或维护价格”.使用任何一种方法,都会进入所选物料或者产品的页面。

对 于某个特别商品的搜索,可以通过选择指定的存货种类,来缩小查询范围--有选择框来选择种类。如果知道了存货代码的某些要素,可以输入这些要素;如果知道 物料描述的某些要素,也可以输入这些要素--如果代码和描述栏同时使用,会采用物料描述关键字。注意:输入的文字不需要在物料代码或者描述的开头。有相关 文字的物料,无论文字在编码或者描述的任何部分,都会显示,同时显示的还有该物料的现有库存,物料的计量单位。组装,套装和虚拟部品都会显示手上的库存为 零。

查询结果的最大的数量可以在config.php的参数中定义--它限制了返回查询记录的数量,这会让使用低带宽连接的用户不至于因选择了太宽的选择范围而受到惩罚。通过低速拨号上网而下载大量数据会严重降低系统表现。这个选项的默认值为100个项目。

点击要求的物料代码的按钮,将会选中它并且适用于这个物料的选项的连接也会显示。

选中一个物料后,可能作变更如下: · 物料主要信息 · 成本 · 定价 · 安全库存(再订购水平) · 采购数据 也可能查询: · 库存变化 · 状态--手上的数量,下订单采购的数量,以及根据地点的顾客销售订单的数量 · 每个月的历史用量 · 未完成的销售订单 · 未完成的采购订单 · 完成的销售订单 · 物料清单BOM 可以进一步发起交易: · 转移不同地点间库存 · 调整手上的库存数量 在此页的下面,有链接对不同物料进行刷新查询。

修改库存物料

可 以修改物料的主要信息。在库存物料主页面,唯一不能修改的是物料代码。它被用于系统中很多表当中,库存代码的修改要求相应修改大量其他表格的数据,以进行 相应变化。系统提供了一个特殊的库存代码修改工具。由于变化影响的范围甚广,建议在正常运作时间之外进行这种操作,因为对于一个大的数据库而言,服务器负 担的巨大的。参见特殊工具。当修改数据字段时,通常要考虑如下方面:

修改种类

库存物料的种类可以在任何时间修改。

然而,如果库存日记帐的选项是激活状态(在公司参数设置),需要记住总帐 对相应的种类的编号的设定是无法作回溯性修改的。换言之,总分类帐中的日记帐,包括发票,红字发票,库存调整,它们使用旧种类总帐的代码是不能改变的。如果需要的话,总帐的代码可以用手工日记帐的方式修改。

注:销售分析根据在开发票,红字发票时的库存种类而确定。库存种类的信息储存在销售分析表格且不能作回溯性改变。

制造或者购买标志的修改 有库存的存货物料不能更改成虚拟存货物料,组装项目或者套装物料。由于系统对于这些项目不维护在库数量,所以有初始数量是不合适的。在可以进行这种修改前,所有库存必须已经开发票或者开红字发票或者调整为零。同样地,只有制造,组装,或者套装物品才可以有BOM.目前有BOM的制造物料(组装物料,套装物料)修改成采购物料是不允许的。必须先删除BOM.

库存种类

库存种类是应用于某些存货类型的自然组合。一个企业通常会有几个明显的种类。例如,珠宝制造商可能有库存种类如:金链,银链,钻石,红宝石等。

库存种类代码

这是系统内部使用的6位 字符编码字段。种类代码在不同的种类中必须是唯一的。当设立的库存物料使用这个分类或者有使用这个种类的销售分析记录存在,它就无法作回溯性更改或者删 除。种类代码被存储以支持销售分析记录,来作报告。所有的库存物料都必须定义属于某一种类,并且对应适宜的种类代码被存储在StockMaster(库存主表)中。

库存种类描述 这种描述被用作查询库存物料,在销售分析报告中描述所指的库存种类。虽然在某些报告中不会显示完整的描述,但是最多可以输入20个字符。

负债表的库存总帐帐户

对于企业而言,存货是一项资产--根据GAAP的规定,其计值是取原始购买价格的低者和或者可以被出售的净价值(净实现价值).为 把库存的价值完全整合到账目中,每次收到库存,必须把资产值登记到账户上。对每个库存种类而言,可以指定过帐到总帐中的不同资产帐户。这个字段下的可选 项,是应该记录这一种类现有库存的价值的总帐资产帐户。按照会计术语表述,这是总分类帐,系统产生的标准成本日记账会过帐到负债表帐目。可以对每一类库存 设置一个总帐帐户或者把所有原材料库存种类过帐到一个原材料总帐帐户,对于成品的库存分类也可以用同样方法。选择框列出了所有的可用负债表帐户--损益帐 户不会出现(因为在损益帐户中记录库存价值是不合适的).如果需要增加一个新的总分类帐户,这需要首先设定。如果公司参数标志“为库存转移创建总账分录(按照标准成本)Create GL entries for stock transactions (at standard cost)”没有设置为可用时,这个字段不会被使用。

库存调整总帐过帐科户 当库存调整时--例如库存数量增加,这会增加现有库存的价值。在一个整合的系统中,库存增加值被过帐到 “负债表库存总账帐目”(“Balance Sheet Inventory GL Account”.这里的复式记账是为了将库存值反映在损益帐户上。发现的库存或者向上调整的库存价值会体现为盈利。在库存向下调整时正好相反。这个字段的输入是总帐帐户--损益帐户,发现的库存的盈利(损失的库存为损失)将入帐到此帐户。按 会计术语而言的标准成本日记帐,,针对库存调整,这是系统创建它会将损益输入入帐到此总帐。对任何的库存种类或者对所有的库存种类而言,它可以不同。选择 框列出了所有的可用的损益账目。如果公司参数标志“为库存转移创建总分类账目(标准成本下)”设置为不可用,这个字段将无法使用。

采购价格差异账户

当 采购某物料的发票以确定的汇率输入时,以当地的货币表示的成本会与标准的成本比较,这个差异会被当作收益或者损失。这个差异被称为采购价格差异。采购价格 差异必须被过帐到损益帐户。这个字段的账目是总分类账目,它使用应付账目的发票凭证来将此差异入帐,即标准成本和这类库存的标商品准成本的差异。当采购发 票被输入的时候,就要会计算价格差异;除非采购的物料正在运输途中。当运输结束后,要计算运输采购价格差异。如果公司参数标志“为库存转移创建总分类账目 (标准成本下)”设置为不可用,这个字段将无法使用。

材料使用差异帐户

还没有完成

此总账是使用工作订单来将差异入帐,此差异就是工作订单实际使用的材料和根据工作单标准要求成品计算出来的材料的差异。如果公司参数标志“为库存转移创建总分类账目(标准成本下)”设置为不可用,这个字段将无法使用。 资源类型

尚未完成

此字段表明了存货种类代表的资源类型,属于制成品,原材料,劳务和虚拟存货之一。此字段用来区分劳务类型的库存商品,与其他的部品,是为了在成本汇总时计算加工中心的间接成本。它也用来排序库存报告以确保原材料和制成品分成一组。

存货地点维护

系统维护一张地点表,它包含一个5个字符的地点代码以及地点描述(最长20个字符).此 描述是在开发票和开红字发票查询时使用的字段。为保持数据库尽量压缩,在存货变化交易中储存的是相关的地点代码。库存地点的数量可以按需设置。当定义了一 个新的地点时,就在数据库里为所有物料创建了地点记录。当一个地点被删除时,与之相关的所有物料的地点记录也被删除。然而,如果有此地点任何物品的库存变 化记录或者冻结库存,此地点记录就无法删除。由于地点代表物理地点,货物和服务都由此提供,非常重要的事项是确定销售适用的税收。税务局也必须与地点记录 一起指定。它被用于计算使用的税率,与之相关的要付运的顾客分公司的税务局,以及销售物料的税负水平。

注意:地点代码不能回溯性修改。也不能被删除,如果有库存变化,用户(默认地点)或者顾客分公司记录设置为从此地点收货。

存货调整

通过此选项可以对单个库存商品进行注销或者增加。实物库存的修正和交付库存可以用这个选项输入。可以通过选择SelectProduct.php物料页上的连接来输入调整量或者直接从交易部分的菜单选择。使用第二种连接,必须知道商品的代码,没有从这个页面选择商品代码的工具。

如果库存总帐整合在公司参数上设定为可以使用(在设置标签下),那么系统在总分类账中创建需要的日记账来更新库存账户和损益帐户,在库存种类记录中指定的库存调整帐户。(参考上述的库存种类和后续的总账整合).

注:库存调整不能用于套件,组合件或者虚拟库存,因为这些商品没有保留库存记录。

对于受控制商品而言,一定要选择被调整的批/序列号。

库存地点转移 不同地点间的库存转移需要从发出地减少库存及从接受地增加库存。通过输入一个库存转移使一个转移生效。如同库存调整同样的方法,可以从SelectProduct.php页, 它可以从任何页的页首(点击物料菜单)连接到,或者直接从主菜单-库存标签-交易部分的库存标签连接。所有这些要求的是发出地点和发往地点,日期和发送 的数量。如果业务需要记录转移中的库存,需要多建立一个中转地点,当库存开始发出时,就是向中转地点进行转移。当收到库存时,就是库存从中转地点转出至收货地点。库存地点的转移可以通过库存变化查询。

注意:库存地点转移不适用于套件,组合件和虚拟库存。因为这些项目不维护库存记录。

从2.9开始生效,可以设置包含很多部件的大宗库存的转移。这些允许产生一个目录表与发送的货物一起送出。直到收货库存地点收到转移的货物时,转移才真正生效

库存报告和查询

允许的查询类型包括: · 库存状态 · 库存变化 · 库存使用 所有的库存查询都通过产品选择表。一旦一个产品被选择,各种相关查询的连接就会出现。

库存状态查询

显示手上有多少库存的细节,以及库存位置(例如每个地点有多少),连同由于部品过期未交货,而影响的销售订单的数量,以及过期未交付的采购订单的数量,都可以查询到。不仅是针对这个部品过期未交货的订单累积数量,也包含所有上层组合部品的需求数量,乘以根据上层物料每个单位需要的数量。这就确保对这个部品的所有需求都包含在内。

. 所有的库存查询都可以从SelectProduct.php页面查到--这个页面可以从系统的每个页面位于顶部的链接“Item”物料连接到。

如果选择的物料是受控制的项目,状态查询也会显示一个连接来显示批信息。如果这个项目是有序列号的,这个连接会指向序列号而不是批。 库存变化查询

物料的库存变化根据日期降序排列,最近的变化会显示在屏幕的最上方。

查询显示了对于指定地点的库存商品变化,附有链接进一步指向引起这种变化的交易细节,例如发票或者红字发票。默认只显示3个月库存的变化情况。但是库存变化的起始日期可以在查询页面修改。

注意:库存变化的查询也适用于虚拟和组合库存商品。然而,由于虚拟物料不是实体的库存项物料,所以没有维护库存数量和地点(没有东西被保存)的记录。对于虚拟和组合部品及套件而言,根据地点的查询结果永远是零。当选择了一个虚拟物料或者组合物料或者套件物料,是没有库存状态查询的链接的。

如果库存变化是发票或者红字发票,会显示顾客,开发票或者红字发票的价格会显示出来。

库存使用量查询

这 个查询显示每个存货地点的月度库存物料的消耗,它或者是由于销售(净红字发票)或者是调整引起的。不同地点的转移作为运送被忽略了。物料的使用将库存变化 的数量加总,销售的组合物料包含的部品的库存变化因此也包括在内。可以根据地点查看使用量,也可以查看所有地点的总使用量。

有一个用户可以修改的标志,用来决定该物料需要维护多少个月的库存用量。

库存价值报告

这个报告显示了运行报告时的库存,并且根据目前的标准成本。两份报告显示了依据地点和库存种类的库存总数量。详细报告列出了单独的库存商品和每个物料的价值。没有库存的物料没有被显示出来。这个报告也可以只依据选择的库存种类和地点来查询,以与总分类帐户核对。

在这个发行版里包含了一个独立脚本,它可以设定查询库存列表的报告并且电邮至事前设定好的电子邮箱里。为了利用这个工具,必须在linux的发行版本下用排程命令crontab设定:在每个月的最后一天,使用wget 下载。这个脚本被称为MailInventoryValuation.php.这个脚本需要编辑增加用户的电子邮箱地址以及其他要运行这个报告的参数。默认的情况下,它会产生一份所有地点所有库存的报告。如果在每个月的第一天0:0分,发送报告,相应的在cronbtab设定应该如下(假设wget被装在路径/usr/bin/wget,同时网络服务器安装在同一台机器上:

# Scheduled email of monthly Inventory Valuation report 按计划电邮月度存货价值报告

-0 0 1 * * root /usr/bin/wget http://localhost/web-erp/MailInventoryValuation.php

由于页面无产出-使用网络浏览器运行时是无意义的,尽管会给定义的收件人发送另一封电子邮件。

库存计划报告

此报告显示了过去四个月库存项目的用量,以及目前的库存,未完成的销售订单和未完成的采购订单。它建议一个重新订购的数量,依据是月数乘以前四个月中最高的月用量(从所有的库存地点),减去手头的库存和采购订单。它无法满足所有的目的,但是为做采购决定提供了很好的信息。

库存计划报告从主菜单下的库存标签下的查询和报告部分找到并且运行。

库存检查

在库存检查完之后,有进行库存检查自动调整的脚本。然而,这项功能目前还不适用于受控制的项目。通常进行库存检查的程序如下:

步骤1:

确保对所有已经发出的产品都开了发票。

步骤2:

从主菜单–>库存–>点击stock check sheet库存检查表打印出库存检查表。

这页允许选择要检查的库存地点,库存种类。注意有个新字段称作:

库存检查冻结行动

默认情况下,这被设定为列出要计算的项目。在开始之前,必须运行选择“制作一个新的库存检查数据文件”。 这就复制了运行报告时手上库存的数量。如果要制作另一个地点的库存检查表,并且重新设定制作新的库存检查数据文件,之前的库存检查数据文件就会被覆盖掉。 如果甲地在进行检查,乙地也希望发起一个检查,那么乙地的人员必须在检查表冻结行动项下选择增加/更新现有的库存检查文件。同样的,如果要检查另一个种类 的库存项目,同样也要选择增加/更新现有的库存检查文件。

步骤3:

当库存检查数据文件创立后--需要点算库存。

步骤4

点的数需要输入–系统只会接受在步骤2中 选择的所盘点种类的部品输入。系统允许每个项目的多种清点,最后加总后计算出需要调整的数量。并且,清点发起人或者清点单的编号可以输入,可以提供一个何 地输入的库存的追踪。一有可以输入的数据,点算人应该把点算表交给数据输入团队,这样数据会在清点结束后尽快完成输入。

步骤5

完成点算数据的输入后,可以运行比较报告

这个需要在主菜单–>库存下运行

比较点算于库存检查数据

运行这个报告时有许多选择。默认选项是运行报告而不作任何调整。开始的时候应该运行这种模式,这样可以审核建议的调整。需要的时,在任何调整前都可以进行重新确认。

步骤6:

当调整是正确的,可以选择报告及关闭库存比较文件Report and Close the Inventory Comparison File和进行必要调整Process Adjustmenets as Nessary,可以重新运行报告

这个过程不可回头--如果你不想作出调整,那么所有动作必须手动改回。所有当运行比较模式时,千万要当心。

应收账款

概述

此系统的主要功能是追踪用本币和外币表示的顾客欠款数量。它显示每张发票,帐户余额,并且包括组成帐户余额的细节--余额结转下期--它是一个“开放项目”的系统。 当从顾客那里收到货款被输入并且分配给相关发票时,汇率差异被计算出来并且过帐到总分类账--这只是整合至总分类账的功能被设定为可用时才可以做到。可以通过公司参数页中的系统设置来设定。 特点 · 逾期查询考虑到了顾客分公司的交付天数,适用于顾客的实际条款,提供实际过期发票的细节的查询。 · 顾客帐户的全屏查询,附有发票细节和出现在发票上的描述。收到付款查询会显示货款如何被分配到发票以及每张发票的汇率差异。

· 与库存记录和总分类帐完全整合--维护了每笔交易的完整日记账跟踪–从顾客查询页可以深入查询到顾客帐户的每笔交易记录的总分类账。

· 追踪项目–维护未结余额的全面分析并且打印到报表里以给顾客提供最多信息。

· 灵活的用户定义的销售分析报告(PDF或者电子表格形式的csv-逗号分割值)

· 回溯性--回收或者重新分配对应费用的收款或者红字发票,附带重新计算汇率差异和相关的总分类帐日记账。

· 任何数量的分公司--根据不同的销售人员,不同的税务机关和不同的地域,可以增加付运地址,以支持销售分析。

输入新顾客

从菜单应收账款–>点击“增加新顾客” “Add a New Customer”. 顾客记录是实际的收费帐户,每个顾客帐户都可以定义任意数量的分公司。每个顾客必须定义至少一个分公司。分公司的细节记录了当地的信息包括:付运地址,税收机关,销售地域和销售员。

顾客代码

这个字段被用作顾客的唯一识别码,它短小 (最多十个字符–字母或者数字)。这便于快速查找顾客和保持数据库最小化。

注意:顾客代码可以回溯性修改,但是由于它要求系统大规模地更新库存变化交易,销售分析记录和销售订单。它可能导致系统资源枯竭。另一个选择是通过工具Z_index.php来修改顾客代码--必须作为一个手动的URL输入并且只是系统管理员才可以操作。这种改变只是在没有其他人使用系统时方可进行。

顾客名称

顾客的名字广泛地应用于查询和出现在发票和报表里,它与键入时的名字保持一致(查询是独立的案例).适当的大写和建议使用顾客的全名。名字最长为40个字符。

地址栏 1,2,3,4

这是发票和结算单投递的地址。适用时可以输入邮局的邮箱。这个字段允许最长40个字符并且是可选择的。如果没有填写,发票会不显示顾客的地址,而这对某税务机关如GST或者VAT而言是无效发票。

货币

这是一个强制字段,识别出顾客的发票中使用何种货币。所有出给这个顾客的发票中会使用这种货币,并且汇率会在货币主文件中设定--可从总分类账模块得到(目前版本3.0以后,均在设置模块中设定)。货币汇率需要至少每月维护一次。

注意:交易中记录的汇率不是货币。如果顾客改变了发票指定的货币,是允许分配一种新货币的收据对应相关的发票的(发票对应旧货币), 这种情况下,系统会计算出巨大的汇率差异。注意:由于没有错误检查,所以一定要小心。如果这种事情发生了,要保证原始出具的发票与新发票的一致性--新旧货币的交叉汇率会提供一个与旧货币等值数量来输入和分配。

发票折扣

对顾客可以设定一个一般水平的折扣适用于所有的销售。默认的百分比被用到所有开给顾客的发票。在开发票的时候,折扣率可以手动更改,系统会依此计算折扣。开票时使用的折扣百分比不能被保留作为将来折扣的默认值,除非顾客的详细信息被修改了。这个字段的检查是保证百分比小于100%并且大于或者等于零。

这个功能目前还没有被用到。

提示付款折扣

顾客可以设定为单独提示付款折扣百分比。这个字段只是备忘录性质,并且当顾客的收据被输入时显示在屏幕上。如果付款及时,可以计算折扣并且与收款一起输入。

顾客自(开始成为顾客的日期)

默认值是现在的日期。这个字段只是杂某些报告中用到,它可以用来限制某些顾客的显示,也用作信用记录查询。系统在这个在这个字段仅接受日期输入。这个日期可以在任何时间更改。这个字段没有错误检查。

付款条件

提供选择框显示预先定义的付款条件。需要时,可以从菜单–>设置创建新的付款条件。这个条件用来确定一个帐户是否已经过期以及将条款打印到发票和结算单上。

顾客变更付款条件没有任何限制。下个结算清单和发票会显示新的条款。系统只是依据新条款确定发票是否过期,交易本身不会保存条款记录。

信用状况或分级

这个字段可以查询并且也有按钮来创建新信用状态种类。对一个顾客,可以定义信用状态来停止任何新的发票或者订单,而不管他的信用限度如何。

顾客的信用状况可以在任何时间更改。

注意:这个不会显示在任何顾客可以见到的发票,信用证或者结算单据上。

信用限度

这是一个必须字段接受任何正值。目前这个项目仅作备忘录用途。

发票地址 这个字段是一个有两种选择的标识:

· 在发票上出具总部的邮寄地址。这是从顾客记录中得到的邮寄地址。属于默认选择。

· 在发票上出具分公司的邮寄地址。这个地址的发票向顾客的分公司收费,有些顾客希望在送发票到总部要求支付时,先得到分公司的授权。输入的分公司的邮寄地址会用来打印发票。

输入顾客分公司 仅仅输入顾客的代码本身并不足以输入顾客的订单。所有的顾客必须至少有一个分公司。分公司的记录包括付运地址,销售地域,税收代码和销售代表以及区域信息等等。新的分公司可以在任何时间设定。第一步永远是选择顾客,然后从顾客菜单增加/编辑/删除顾客的分支记录。没有限定可以对应于一个收款帐户(顾客记录)的分公司的数目.然而,不同顾客的分公司不能互相交易。每个顾客只能打印一张结算清单,但是每张发票都会写上它所付运到的分公司。

分公司的名称

分公司的名称最长可以40个字符。包装单上会写分公司的名字来决定付运地点。销售订单的输入查询也会用到,因为订单会写上对应的分公司。通过查找选择分公司,顾客的代码和分支代码会返回系统以处理相关的订单。

分支代码

分支代码被储存在交易中。可以最多10个字符并且需要唯一用来识别分公司。同一顾客不能有同样的代码。分支代码(和其他的)不能包含空格,逗号,&或者-。系统会检查确保不会新的代码包含这些字符。然而,如果数据是导入的,必须改变违反这些规则的代码。

分支代码不能回溯性修改。他们存在于数据库的大量表格中--销售分析,订单,DebtorTrans和CusTrans和这些表中需要修改的所有数据。

分公司的联系/电话/传真/地址

分支联络是分公司采购经理人的名字,货物和查询都会寄给他。可能创建一个总部分公司来确认联络人的名字,以备帐户查询。不会向这个分公司开发票也没有关系。

地址是向分公司发货的实际地址。为是货物发送到希望的目的地,进可能多的细节需要输入这里。

销售员

有个可选框以输入那个销售人员服务于这个顾客。

从 。。。库存提货

通过设定偏好的库存地点,可以让离分公司近的仓库与该分公司联系在一起。这个会影响与默认的库存地点不同的销售订单的输入。这个在订单输入时可以被覆写。

交付天数

目前没有用到

电话/传真/Email

这些是与分公司联系的细节

税务机关

分公司的税务机关决定当地在发票和收税时间的税务计算

税务机构是收税的机关。不同的国家有不同的税务机构,美国是不同的州有不同的税务机构。销售税在纽约是10%,而销往Michigan的顾客会对不同的税务机关而言,征收不同的税率。

税务机关的因素相对于顾客的分公司在哪里,谁接受了这些货物。

税务机关在另一张表中维护(可以设置菜单得到)适用于发票和信用的税率以及总分类帐中的税务都在分公司的Tax Authority(税务机关)设置以及在项目(库存)主表中指定适用的税率。

选择框允许为选择的分公司指定适当的税收机关。

不允许交易

这个标志--无论是可用或者不可用--允许或者不允许向这个分公司发放新订单。如果这里设置为不可用,那么相应的分公司在输入订单是就不会显示在查询里面了。

默认的运输公司

选择框允许选择运往该分公司的在成本服务方面效能最高的运输公司。这个字段的输入作为今后销售订单的默认值。如果它在订单输入阶段被变更,覆写的输入成为这个字段的新输入。

邮寄地址1,2,3和4

这是分公司的邮寄地址。这里没有查验确保此项目被输入。这个唯一用到的地方就是如果顾客记录要求发票或者信用以这个分公司为投递地址。

修改顾客细节

顾客的细节可以在任何时间更改。任何的变更回对未来的交易生效。首先在所有的页面都可以选择顾客,然后选择变更顾客细节Modify Customer Details. 注意点:

· 顾客的代码可以回溯性地变更,可通过使用工具menuZ_index.php–这个只能在所有其他用户都离开系统时使用。

· 变更了付款条件会立即对过期分析产生影响因为它在每次运行或者产生结算单的时候都会重新计算。

变更顾客的货币要注意,由于汇率是根据每笔交易记录的。对于一种货币以不同的汇率分配会导致汇兑差异。系统将不能在交易的水平区别是用什么货币,只有对应于营业货币的汇率。 

承运人

这个表只是用作参考,记录运输的方式,发票的付运据此生效。承运商的名字用作查询,并且代码是系统维护的柜台,存在数据库里,对应使用的运输公司。承运凭证记录可以对应于交易储存在参考栏里。用这种方法,可以维护一整套的运输证据。

运 输费用可以自动计算,并且结果自动加到发票中去。计算出最低成本的承运商并且根据排序修改。本系统要求为每个承运商主动维护运输费用表。承运上费用表显示 每千克,每立方米,到目的城市的成本。需要大量的数据。要让系统计算运费,要求每个部品有定义的体积和重量,从这里订单的总的重量和体积就可以决定,以用 于运费计算。

如果成本计算要在订单输入阶段完成,数据必须输入。并且config.php的选项要为可用–参考config.php部 分。最低成本承运商被计算出来,并且按照顺序修改。本系统要求为每个承运商主动维护运输费用表。承运上费用表显示每千克,每立方米,到目的城市的成本。需 要大量的数据。要让系统计算运费,要求每个部品有定义的体积和重量,从这里订单的总的重量和体积就可以决定,以用于运费计算。

应付账款

概述

本系统的主要功能是追踪使用本外币表示的公司应付供应商的货款金额。系统显示每张发票,账户余额而又不失余额的细节,也就是转到下期的余额是什么组成的—这是一个“开放项目”的系统。当货款支付给供应商且输入电脑,并且分配给相应发票后,系统会计算汇率差额并且过帐到总帐—这仅在在设置界面公司参数页中与总分类帐整合设定为可使用状态时有效。

注:在某些国家“vendor”用“suppliers”代替—请注意。 功能

·供应商账龄报告,按实际适用于供应商的条款计算,并且提供详细的实际发票期限查询。

·在一个屏幕上显示供应商的所有交易,包括每项交易在总账上的细节–即每张发票和借方凭证(供应商开出的红字发票)是如何过账的。进行已付款的查询会显示付款是如何分配给发票以及每张发票所贡献的汇率差异。

·未结项—维护了未结余额的完整分析

·回溯—撤销付款分配和重新分配付款和/或供应商红字发票,并且重新计算汇率差异和相应的总分类帐日记账。

·可以维护同一供应商的任何数量的联系人

·完全与库存整合—因此可以选择收货的采购订单,以输入对应的供应商发票。

·完整的标准成本—收到存货的标准成本与发票上的实际成本和实际汇率被记录并且过帐到总帐。

·在发票输入时,采购发票和供应商开的红字发票可以按照分摊的费用直接输入多个总帐帐户。

·采购发票和供应商红字发票可以作为运输成本输入—将累加到运输成本,加到所运输商品的成本中。

·对收到的名义采购订单商品,可以选择象库存商品一样开发票。对采购价格与订单成本的差异,会过账到商品编号对应的总账科目。

·执行供应商付款会创建系统输入以记录付款给所有到期的供应商货款。webERP提供了运行执行付款程序冻结有“争议”发票的工具。,但仍然在总帐中记录成本。

输入供应商

从菜单应付标签,维护下面,点击“增加新的供应商”。只有当用户点击“插入新供应商”按钮,新输入的详细资料才可以作为新的供应商输入数据库。如果用户移到下一个屏幕而没有点击这个按钮,任何的输入都会丢失。

供应商编码

这个栏位用作供应商的唯一识别码(最多10个字符—字母或者数字)。此种设置可以使寻找供应商加速—相对完全使用文字作为供应商名字而言—并且保持数据库为最小—因为它会指向所有供应商的交易,采购订单,运输和供应商联络方式。它也用于订单收货的摘要。系统会强制代码转变为大写并且不允许使用空格,&,*,-,或者”.

注:供应商的代码可以做回溯性更改,但是由于改变涉及的规模极大,需要系统更新库存变动交易,订单,供应商联络和供应商交易,会大量消耗系统资源。变更供应商代码的选项因此位于设施菜单Z.index.php—它必须作为手动URL输入并且只是系统管理员才可以行使。这种变化只应在系统没有其他使用者时才可以进行。

供应商名字

供应商的名字在查询时广泛使用。建议适当的大写和使用供应商的全名。最长的名字是40个字符。

地址栏1,2,3和4

这是发票和对账单开单的地址。这些栏位允许最多40个字符并且是可选的。 供应商设立自

默认设置是到现在的日期—在网页服务器的地点。这是一个纯备忘录栏位用于外部产生的报告。格式的任何有效日期在config.php中定义,可以输入DefaultDateFormat。

银行资料,银行编号

这些栏位用于将付款文件导入到银行软件付款系统—在直接向供应商银行账户存款时,这些栏位是供应商可以看做参考,这些栏位允许最多12个字符。

银行账户号码

这被用于将付款文件导出到一个银行付款软件系统。当执行付款程序时,银行账户号码是付款被转入的账户,。银行账号的号码最高16位。

付款条款

付款条款是与供应商交易的依据。合适的付款条款可以从下拉式菜单选择。需要的话,新的付款条款可以单独从主菜单下的应收/应付部分的设置标签设置。 可以在任何时间对供应商的付款条款进行修改。在输入时,系统就记录了发票的付款日期—付款日期根据输入供应商时所定义的付款条件计算。任何特殊发票要求特殊安排时,付款日期可以手动修改,而覆写默认日期。

供应商的货币

这是一个强制的栏位,它识别供应商发票中所用货币。此供应商的所有的发票和红字发票会使用这种货币;由于汇率是在汇率表中设定的,输入交易项时,汇率会使用默认设置;汇率可以在设置中基本信息设定。汇率应该每月至少维护一次。

注:交易中记录的是汇率而不是货币。如果一个供应商在发票中更改了货币,可以分配一个新的货币收款凭证对应相应的发票(根据旧币种开的发票),这种情形下,系统会计算汇率的差异。注:由于没有错误检查机制,所以要特别小心。如果这种情形发生了,确保发票与他们使用的币种相符—新旧币种的交叉汇率会提供相等于旧货币的金额以供输入和分配。

汇款通知

如果供应商被标记为需要汇款凭证,运行付款程序会创建一个报告显示正在支付的款项对应的发票的和红字发票组成。

这个功能目前还不能使用。

税收组别

税收组别决定了税收当局,即供应商必须向其申报和为其征税。这个栏目和库存地点记录一起决定了适用税率,这种税率用在自动计算供应商发票和红字发票应付的税款。输入发票时,这个税率可以被更改。

选择供应商

对于大多应用于某个指定供应商的操作而言,必须首先选择供应商。这适用于任何供应商查询和输入采购订单或者采购发票或供应商红字发票。在运行各个相关功能之前,选择查询的顾客,项目(物料),或者供应商,是webERP的惯例。因为这个原因,每个屏幕的上方,显示了快捷路径,指向每个要选择的屏幕。 要选择一个供应商—从任何屏幕—点击选择供应商,或者按ALT和数字4键。在InternetExplorer(IE)浏览器中,必须同时按Enter输入键。

与其他的显示屏幕一致,光标会自动跳到供应商编码栏,在这个栏位,可以输入供应商的任何编码和编码系列。输入所知道的供应商的编码(部分字符或者全部),点击“立即查询”—这会找出所有的编码中任何字段中包含输入字符的供应商。

如果只返回一个供应商,系统会自动选择此供应商以进行操作。如果有几个供应商符合查询要求,他们会被列出全名,货币和地址。每个供应商会显示一个有代码的按钮,点击按钮就可选择该供应商。 与选择供应商代码不同-如果知道供应商的名字,可以在前面一栏—部分供应商名称—输入供应商名字—遵循的程序与上面相同。

供应商联络人

可以定义任何数量的供应商联络人。这种设置允许输入所要公司供应商的电话号码和电邮地址。采购订单可以直接邮寄到任何事先定义的电邮地址。

对于针对个别供应商的大多数操作,供应商必须首先选定。供应商一旦选定,供应商菜单会显示所有可用于供应商的操作。在维护的页面,点击修改/删除供应商联系细节。屏幕会显示所有已经设置的并且尚且存在的联系人—任何一个都可以通过点击设置在右侧的删除按钮进行删除。已存在的联系人可以通过点击更改按钮编辑。这个栏位会显示已经选择的联络人的细节,并且可以修改。这个屏幕允许输入:

·联络人名字—最多30个字节

·职位—最多30个字节

·电话号码–最多30个字节

·传真号码—最多30个字节

·移动电话号码–最多30个字节

·电子邮件地址–最多55个字节

供应商人的输入为保持供应商的关键人员信息提供了方便,公司的其他人可以知道供应商相关职能的人员信息。当发送供应商采购订单时,可以使用电邮地址—实际使用的联络信息从供应商的联络表中选择。 不强制在供应商联络人界面输入任何供应商的联络信息,但是建议这样做。

输入供应商发票

在webERP中, 所有的交易在输入之前必须选择例如,顾客,商品(物料)或者供应商。输入应付账款交易需要首先选择供应商。一旦供应商被选择,选择菜单显示“输入发票”。 下列的过程同等适用于输入供应商红字发票,如同输入采购发票一样。对每个交易,输入发票和供应商红字发票(借记凭证)时,要求输入: ·发票日期 ·发票参考号 ·发票汇率

发票日期

这个日期是webERP用来决定交易所属的总分类帐的会计期间—如果总分类帐在AP(应付)中设定为启用时。它也是与供应商的付款条件,用来决定付款期间的。这被用来在执行付款程序中得到所有的期限内应付供应商的总额,用来校对和列表。系统会用这些信息在运行付款程序时产生列表:用来建立直接存帐或者打印支票文件。

发票参考号

这是供应商的发票编号或者以字母顺序编写的供应商发票的唯一识别码。webERP检查同一供应商发票编号是否以前被输入,如已输入会返回错误信息—这是为了避免重复输入采购发票和潜在的重复付款。

发票的汇率

这 个汇率用来将输入到发票的货币数额转换为本币并过账到总分类帐中(在本币),如果总分类帐界面设定为可用。这个汇率同发票一起记录并且作为计算汇率差异的 基础,这个差异为输入的汇率与给供应商的付款。注意:汇率差异只有在付款被分配到发票时才可以计算。总分类帐的日记账也被创建计算汇率差异(如果应付账款与总分类帐的整合设为可用).

备注

备注完全是完全可选的。他们出现在发票对应的供应商查询屏幕。

采购发票对应的不同收费种类

根据供应商收费的性质和采购的商品(物料),有几种选择作为如何输入发票数额。

·库存商品费用—根据收到的货物输入

·归类为不同总分类账户其他费用。

·运输费用,这些成本会在所运输的项目中分配。

供应商的发票可以为任一项目输入或者所有的选项同时输入。

库存商品费用的输入

所有的库存物品必须根据采购订单入库。在这个过程中,创建了GRN(收货单)。在webERP中,物品入库是通过库存变化查询显示收到库存和创建对应供应商的GRN来证实的.如果总分类帐整合设置为可用,负债被过账到GRN应付账户(在公司参数中定义),并且库存值增加,这根据收到商品(物料)的时候,货物的标准成本计价。采购订单查询也会显示该物品收到的数量(对应相关订单)。为库存商品(物料)输入一张采购发票需要与对应发票相符的GRN记录。系统提供特殊的界面查询相关供应商过期的GRNs.此屏幕可以直接从发票输入界面通过点击输入对应库存商品(物料)按钮进入。

所有未付的GRNs的列表与已经开发票(在其他的发票上)的数量和采购订单(输入时的)价格会显示出来。此时应该输入对应此GRN供应商收取的实际(货币)价格和今次开发票的商品的数量。这允许对应GRN的商品的实际费用被记录。最后,当发票过账后,对应于库存变化查询的实际的成本(根据发票汇率转换)被记录。当发票输入后,对应此发票费用的任何GRNs,采购价格差异被计算并且过账到总分类帐(如果总分类帐为可用)。

如果总帐整合设置为可用,对应GRNs的总费用被累加到主发票输入界面。

运费发票的输入

对 与火车运费,税收和码头货车运费等企业希望归类为采购价格的商品(物料)必须与对应的运输输入。运输将所有这些成本加总在一起,然后分配到本次运输到的货 物当中去,并且计算相关的采购价格差异。“对应运输输入”显示一个新界面允许选择现有的运输和以及数额(以供应商货币计价)输入对应的运输。如果运输的编 号已经知道,可以直接输入。

如果有些费用与库存商品(物料)相关,有些费用与运输相关,所有这两项会累记到发票总额。

输入总分类帐费用

依据总分类帐与应付账户的链接是否激活(参见设置中的公司参数),采购订单输入界面会有些差别。如果总账界面没有激活,只有一个栏位输入发票总额。如果总账界面被激活,会出现第三个按钮显示“输入总分类帐分析”—所有总分类帐分析总和,运输成本和对应GRNs的输入被累记到总发票费用,并且没有机会在任何其他地方输入一个发票总数数额—作为发票上所有的定义的费用总额的衍生。

点击按钮“输入总分类帐分析”,打开一个递进屏幕,它允许指定一个总分类帐代号和一定数额过账到这个代码,以及任何的要显示在GL上对应这些费用的说明。要登记的总分类帐代码可以从下拉框选择或者直接输入。允许输入负的金额记在相关总分类帐的贷方,这或者是由于退回木排或者发票上的(以旧换新)抵价交易。可分析的总分类帐的数目没有限制。

采购发票税(进项税)

输入一个供应商的发票时,应付供应商的税收根据下述规则自动计算:

·供应商的税收组别决定于供应商的记录。这项告知系统供应商为哪个税务局收税。

·输入系统的用户默认仓库告知系统与输入发票地域相关的税种。

·系统保持一张税率表,依据用户公司营业地点不同以及供应商所属的税务当局而不同。

·上述规则决定的税率被应用于发票的总税收。税收计算的顺序和基于某种税收征税的税额也由供应商所在的税收组别决定。

如果上述的自动计算方法失效,税收数额可以手动计算,根据供应商相关的每个税务当局。 手动输入税收,有一个选择框,可选手动计算或者自动计算税收。选择手动方法,点击“改变税收计算方式”按钮—现在自动计算的税率消失,对应于每个税务当局,用百分比的输入框出现。

输入采购发票

点击“输入发票”立即处理对应供应商账户的发票,创建必须的总分类帐交易,更新GRNs以及采购的订单对应的开发票数量,需要时创建运输费用记录。不允许输入零收费采购发票(注意:webERP4.0之后取消了这个限制,允许0收费发票,以应对有时供应商免费的商品)—系统会检查以确保输入一个参考编号和日期。在webERP中,随着所有的交易输入,没有第二级的处理要求,系统就立即更新了相关资料,他们在点击这个按钮时就被完全处理了。

采购发票的总分类帐过账

这部分可能有些复杂。然而,为了理解如何核对不同的账户,理解总分类帐发生了什么和采购订单输入的意义是必要的。

采购发票的下列三种输入被以三种不同方式过账到总分类帐:

·总分类帐费用—从最容易的地方开始—这些输入的净额被过账到所选择的总分类帐的借方。

·运输费用–这些被过账到公司的收货总账的借方(在设置à公 司中定义)。这样做的逻辑在于,与库存成本相关的运输费用来自运输并且他们被分配到同时运输的各种货物中。因此,他们与库存的开发票的成本一起,组成了货 物的总成本,与此想比较的是标准成本或者加权平均成本。当运输结束时,利用这里记录的运输费用,与输入的货物发票一起,系统计算总的采购价格差异。

·发票的输入对应收到的库存。webERP坚持采购发票与货物(在对应的采购订单的货物收到时创建)收据相符。目的在于确保供应商不会超额送货,以及发票自能对应收到的货物输入,这样企业就不必为没有收到的项目付费!总分类帐的处理有些许不同,取决于货物是否在付运中。

如果没有运输成本,发票中输入的货币/汇率采购价与收到货物时的标准或者平均成本相比较。当收到货物时—系统输入以标准或者平均成本借记存货,并且贷记存货账户(物资采购结转账户)(根据设置中公司中的相关设置)。所以发票的输入需要核销这个输入—通过贷收货账户(采购物资结转帐中记贷方),以收到货物时的标准或者平均成本记值。

此成本与货物的发票成本并且按照发票输入日期的汇率转化的成本的差异会被记录到采购价格差异账户—以标准成本定义在库存种类记录或者如果使用加权平均标准成本,差异会写回到库存账户—来自库存种类设置。

使用的加权平均成本也触发了库存成本更新,根据差异数,除以库存的所有的数量而得到。如果库存仍然存在的数量少于开发票时的数量—可能在采购发票输入前有些已经被出售—那么与留下的数量对应的差异会被计入库存账户,余额计入采购价格差异账户而注销—我说过,这有些复杂!

关于运输费用—总费用计入已收货物结算账户的借方—一旦所有的运输费用被输入并且用户明确地“关闭”了运输,系统仅在此时才计算差异。

供应商付款

要输入应付账款账户交易,需要先选择供应商。一旦选择供应商,会出现关于供应商的菜单选项,其中包括“Enter A Payment To the Supplier”(输入供应商付款),付款的货币默认为供应商的货币—来自供应商记录。此货币会显示在付款输入屏幕上。 对每个事例,供应商付款的输入要求如下输入:

·付出款项的银行账户 ·付款日期 ·任意参考项目 ·汇率,采购的供应商的货币 ·付款的数量—使用供应商的货币 ·供应商给予的折扣(使用供应商的货币)

银行账户选择

付款发出的银行账户选择出现在选择框里。webERP不支持多币种银行账户,所有汇率将总是采购供应商的货币对应于企业的职能的货币。选择的银行账户会因此建立一个为此次付款的记录。如果总分类帐链接是可用的,会过账到对应的总分类帐的代码(储存的对应于此银行账户)。银行账户定义方式:设置→银行账户—在基础设置的选项中。 付款日期

webERP据此决定创建此交易的总分类帐过账所属于的账期—如果AP应付总分类帐界面是激活的。这个日期是会出现在供应商交易查询和银行账户交易列表中。 编号

可以是任何的文字,最多长50个。 汇率

这个比率用来购买支付给供应商的金额的货币。这个比率与付款一起记录,并且作为计算与开给供应商发票上的汇率差异的基础。注意,这个差异只在付款被分配给相应的发票时才被计算。 付款金额

付给供应商的外币的金额。总分类帐输入在供应商统制账户计入借方—在公司总参数记录中指定(设置→公司总参数)并且在选择的银行账户中计入贷方。 折扣数量

用外币表示的的金额,用来作为向供应商付款的折扣。总帐分录被创建(如链接被激活)到指定的账户“提示付款折扣”(在公司参数记录中设定)。如果折扣用其他方式过账,最好为指定的折扣创建一个虚拟货物,并且为这个虚拟货物输入一张红字发票来过账,总账科目在销售总分类帐界面的设定。

销售人员

销售记录

可以从主菜单的设置标签输入或者修改销售人员的详细资料。

销售人员编号

这个栏位可以接受最多3位文字或者数字—通常,第一个销售人员或者设为例如NW1或者SW2就足够了。销售人员代码与对应的分支机构一起储存来确认谁服务相关的机构。

注:销售人员的代码不会对应单独的交易。这就意味着如果某个地域的销售人员有变,而你又希望计算到变更日期为止的销售佣金以及日期之后新销售人员的佣金,必须使用交易日期。然而,销售分析记录创立于开发票和红字发票时,包含了当时适用的销售人员副本。销售分析报告因此会依据历史的销售代表设定显示销售人。

销售人员的姓名,电话和传真号码

销售人员的名字显示在顾客分支机构页面维护的查询中。它也用于查询和报告。默认情况下,它显示在发票和对账单上,提醒顾客从哪里他们可以联络他们的当地办事处人员,进行相关咨询。

姓名可以使任何字符最多30个。电话号码和传真号码最多20个字节长。

销售人员的佣金比率和损益点

系统允许输入这些项目作为计算佣金的基础。很多业务有很多不同的方式计算佣金。因此,这些留给使用这些栏位(和/或者其他栏位)的企业去编写报告,依照传统的公司政策计算佣金。

货币

可以在webERP中定义任何数量的币种。无论是销售(AR应收)或者是采购(AP应付)交易中用到的货币都需要在系统中定义。如果要定义货币,用设置→基础信息→货币。定义货币只需完成少量的几项输入。

货币的 ISO 4217代码—这是国际标准,国际上用3个字节代码代表货币。如果输入的代码存在,webERP可以从欧洲央行或者Oanda取得汇率。如果在设置–>系统(配置)参数设置为汇率自动维护,那么webERP可以每天从欧洲央行更新汇率。 货币名称,用来描述该货币。 发行该货币的国家。 该货币单位的1/100的名称。例如英镑为便士,美元为分。 汇率。这是用本地货币可以购买的此货币数量。

销售种类/价目表

销售种类是销售覆盖的广义的分类,它们需要与库存种类(物料组)分开。它们是对于每个类型顾客的的不同价格安排的强制标题。例如,时尚房屋的销售种类为: 契约销售—提前下订单 库存销售—从库存中出售 量身定做 – 对于顾客的特殊销售

库存的分类比较而言指销售衣服的种类。每个顾客定义为属于特别的销售类型。销售类型也可以被用于顾客组。对应于销售种类是价格表,因此属于同一销售类型的顾客会使用同样的价格

每项库存商品而言,计价可以依照销售类型(货币)设置,例如库存销售需要加价,以反映流动资本的增加的需要;或者有折让,反映在规模采购的效应。零售,批发,贸易等销售类型,也许也适用于其他的业务类型。

New sales types/price lists can be added and existing ones amended from setup tab, “Sales Type Maintenance” 新的销售种类/价格表可以增加,也可以通过设置–> “销售种类维护”标签修改.

销售种类代码

这是一个两位的代码,它保存适用于此顾客的销售种类。它必须对于所有的销售类型而言是唯一的。当输入订单时,顾客的销售种类是主索引,与顾客的币种一起决定适用的价目表。

销售类型描述

允许使用20个字符描述销售种类。这个栏目用来描述适用于顾客的销售种类/价格表。

付款条件

对每个顾客而言,必须指定与其业务往来依据的付款条件。这个提供了为监视账户(的付款)是否在期限内提供了信息–例如提供过期查询和报告。同时,发票,红字发票和对账单,包含了引用这些条款的信息。这样对每项交易,相关人员会被持续提醒把这些条款作为重要的事项。

付款条件可以采取下面两种格式:

开发票后的某个指定数量的天数到期 开发票后的月份的某一天到期 系统允许使用任何一种来定义付款条件。

注意: 过期报告和查询使用在分公司记录中的付运估算天数来决定顾客收到货物的时间,付款条件中的要求加上付运生效的日期(产生到期日期)。

付款条件代码

这是系统自身内部使用的代码,来确定顾客适用的付款条件。这个代码的变更会展开到所有设置为使用这个代码的顾客,如果很多顾客设定为使用这个代码,将会花费一些时间来更新所有的顾客。 这是2个字符的文字字段。

付款条件描述

这个栏位(40个文字字符)的内容显示在顾客的对账单,发票和查询中的查询条件和选择表中。它应该以最简洁的方式描述付款条件。

到期天数/ 下个月到期日

根据选择项中选的内容,只需要输入其中一个栏位。如果付款条件是多少天之后,栏位应选发票生效后的天数。对应的另一个选项就是,当发票生效后次月的某天(大于或者等于0或者小于等于30).这个数字在查询或者逾期报告中被用来计算发票是否过期。

这些栏位要求数字–其他的字符将不被接受。

信用状态评级

每个顾客都可以赋予一种信用状态,用以描述由信用控制专员评估的风险,附在给顾客的发票上。这永远不会出现在给顾客的任何报告上。顾客选择屏幕允许根据顾客的信用状态对他们进行限制,因此容易实现对同样信用状态的顾客的查询。另外,系统不允许向信用状态为禁止开发票的顾客开发票。这是另外一个信用控制工具。

可以修改和创建信用状态评级—-从主菜单的设置标签,选标示为信用状态维护的链接即可。

状态编码

此编码是从1到100的任何数字。系统要求对每个顾客都有一个信用状态评级码以识别他们的信用状态。这个代码不能逆向更改。

状态描述

此栏位在顾客选择屏幕和用于顾客修改/输入查询。它是文字字段,最长30个字节。

不允许开发票

此设置适用于所有的信用评级,这个栏位显示评级是否已经严重到禁止将来开发票给顾客。

税收计算

概述

很多国家和政府采用不同的方式按商品价值计算增值税。此系统在进行如何自动计算以及配置记录到哪个总帐科目方面有灵活性。如果所有的方法都不成功,税率 可以按照每行的方式输入发票或者红字发票。几种不同的税率可以单独适用于每个订单行,有些税率可以合并前面已经计算的税。自动计税的基础如下:

发票要开给的分公司是哪个–每个个分公司都被定义为属于某个–税收组。税收组决定了销售适用的税。 开发票的商品是什么-例如,在很多国家(省份),对于基本必须品减税。-每个商品都被定义为属于某个“税类”; 商品是从哪里发出的。例如,商品发运的仓库是哪里。大多数国家的税收机关要求对本国内的供应征税-GST(澳洲货物服务 税)/VAT(增值税)等等。商品或者服务发出的地点属于一个税收区域,归纳起来:商品仓库归属的税收区域,顾客分公司所属的税收组和商品本身属于的税类 决定了适用的税率。

设置税 在设置里面的税种表(税收当局)中定义所要销售货物的税种。税种记录要求指定总帐代码以记录进项税和销项税,同时要求提供(税收当局)税种的名称。例如, UK inland Revenue VAT, ATO-GST(Australia), NZ IRD-GST(新西兰)。如果某一税务局有几种不同的定义税,最好设置成另外一个税务局。例如在荷兰,收税时(有三个不同层别),可以发货给荷兰的顾客– 发自荷兰的某仓库不需要在发票上加税,顾客有免税安排并且同意自己直接向荷兰税收部门付采购的增值税。在这种情形下,可以设置单独的税务当局-顾客免税 -NL-GST。 每个顾客的分公司都被定义为属于一个特殊的税收组。税收机关是属于国家负责征税部门。在很多地方,有几个这样的部门收税。例如在加拿大有联邦税务局,负责征收GST,州的税务机关负责征收州销售税PST。税收组因此有一个或者多个税收部门(税种)组成。据此设置销售给顾客分公司的税组,它包含一个或者多个税种(税务部门)。注意,税务部门(税种)并非针对某个特殊的支付账户-顾客账户,重要的是商品要运抵的顾客分公司决定了如何计算税收。 每个库存地点或者仓库也被定义为属于一个特殊的税收区域。这个由仓库维护表单维护。 每个商品都被定义为属于一个特殊的“税类”。 税类在商品(物料)维护界面设置。 在为每种商品设置税类时,要考虑到此商品在不同税务部门(税种)下的征税情况。很多税务当局只有两种适用税率例如0%和正常税率,例如澳大利亚的10%. 新西兰12.5%. 然而,在某些税务部门,可能存几个税收层级-荷兰有三个税率。税类必须根据税务当局的要求设置(业务要求的销售区域),使用最多的税类。每种商品对应的税类被输入stockmaster表中的记录。 系统提供了下拉查询框来显示已定义的所有税类。 接下来需要定义适用税率。 需要为每种供应定义税率,对应于每个仓库的税收区域,每个税种和税类。 根据要供应的顾客分公司,商品自身以及商品的来源地,这张税率表让系统来确定每个开发票的订单行上的商品适用的税率。

一个税收部门内销售–3种税收水平

大多税务部门只有两种适用税率例如0%和其他税率例如10%

可能对食品征收0税率,衣服5%,其他商品10%。所有的食品的税目应该设置 为0税率Zero Rated,所有的衣服设置为-Clothing-所有其他的应税商品设置一个税率为Taxable Supply销项税。这个国家的税收部门设置的税率为销项税设置为Taxable suppley 10%,Zero Rated-0%和衣服Clothing-3.5%

在两个税收部门销售的例子--3种税收水平

企业在另一国家有仓库–(税收部门A)或者本国的不同省份,适用于不同的税务局,一个税务局有两种税收水平和另一税务局有三种税收水平(税收部门B),如上面所举例子。从每个仓库到顾客每个的分支机构,需要为每个税务局定义税率。大多情形,适用的出口税率为0%–豁免。税务局A会有输入选项,适用于税务局A管辖范围中的发货,对3 种税收水平而言(尽管只有两项是适用的–水平 3和1是相同的),同样也适用于发货到税务局B. 税务局B也会有设定的税率,适用于区域内的发货,同样适用于运输到税务局A的发货–后者往往为0%.

决定税率的逻辑如下:

货物来源地仓库的税务局TaxAuthority, 商品使用的税收水平TaxLevel,顾客分支机构所属的税务局确定后, 使用这三种参数,税率从TaxAuthlevel表计算得出。

与税收计算相关的总分类帐过帐,根据设置在税务局表的代码进行。

价格与折扣

概述

价格由销售类型和币种决定。当设置顾客账户时,适用于此顾客的销售类型就被定义了,同时定义的还有开发票给顾客时适用的货币。可以定义的销售类型数量是没有 限制的,因此可以维护无穷数量的价格表。进一步的灵活性在于,需要的时候,可以针对顾客制定价格,通常情况下,价格可以针对顾客制定,但是也可以针对顾客 的分公司制定价格。如果价格标记为仅仅适用于顾客的分公司,它将不会适用于销往此公司的其他销售。更大的灵活性在于折让可以通过折让矩阵定义(参见本文后 述)。如果商品有额外折让,可以在输入订单时输入。用户也可以在输入订单时手动更改价格。销售分析记录允许根据销售类型进行报告,因此此分析会报告特定价 格安排的销量。

价格生效日期

对于很多企业而言,价格变化的生效日期通常是在将来的某个时间开始生效,而这个信息会提前让顾客知道。webERP在2010年新增了此功能。在输入价格的 时候,必须指定生效日期。如果价格有效期希望是持续有效,那么就不必指定结束日期。任何以后输入的没有结束日期的价格均会取代以前的输入。

如果输入的价格有结束日期,那么它将优先于没有结束日期的价格–也就是在输入的订单日期落在的价格有效期内。在决定要使用的价格时,会使用当前服务器的日期来与价格的日期范围进行比较。

维护价格

要维护价格,首先要选择商品。这可以通过在库存模块,选择商品来完成,或者从任何页面选择商品(物料),然后再”变更或者删除商品或者商品价格“来完成。进行上述选择后,要进行定价的商品就会出现,这时候有”维护价格“链接。价格页面此时会显示销售类型和为此商品定义的价格的所有货币。在此界面,可以删除或者修改已有的价格,也可以输入新价格。可以对于给定的销售类型和币种输入很多价格,设置不同生效和截止日期。通常情况下,价格的截止日期可以留空。可以随后输入没有截止日期的价格,这些价格会在生效日期开始时被使用。当输入价格的日期范围固定–这些价格将会优先于没有截止日期的默认价格。当新输入的价格有效期固定并且与以前输入的价格日期重合时,系统会自动调整价格的截止日期。前面输入的价格会被调整为截止日期为新价格的开始日期。这确保在给定的日期 范围内,只会返回一个价格。

要为指定的顾客或者顾客的分公司输入价格,必须首先选择顾客。(参加选择顾客)。然后到选择一个商品界面,在选择了一种商品后,会显示一个链接来维护特殊的价格 “为此顾客的特殊定价–顾客代码”。 点击此链接,webERP会显示销售类型对应的正常价格,所选顾客的货币,以及任何为此商品/顾客组合定义的特殊价格。如果没有定义特殊价格,此页面仅仅显示正常价格,以及此商品没有定义特殊价格的提示,并允许输入特殊价格。如果存在特殊价格,这些价格可以被删除或者变更。有很多分公司的顾客可以有为每个分公司设置特殊价格或者仅一个分公司有一个特殊价格,不同于顾客的特殊价格。只适用于一个分公司的价格不会用到其他分公司。同时,为此顾客账户设置了一个 特殊价格但是没有指定分公司,那么此价格将适用于所有的分公司除非该分公司指定了特殊的价格。

价格可以在任何时间修改。然而,价格变更不会自动展开到该商品的将付运的销售订单,需要时这些订单必须手动修改。

价格维护工具

webERP提供了一个脚本,它提供了选项进行批量修改,从而避免了大量重复键入。这个脚本可以从主菜单的库存–>根据成本增加或者更新价格。使用此工具一定要当心,由于它会导致批量修改和插入新价格。因此此页需要系统管理员的权限。此脚本命名为:PricesBasedOnMarkuUp.php,它非常灵活并且可以对特殊的价格表和货币,基于以下条件,更新和插入新的默认的价格。 另一个价格表和一个涨幅 供应商采购成本和涨幅 系统成本和涨幅 如果使用另外的价格表,最近的默认价格将作为新价格基础,更新不会基于顾客特定的价格,也不会基于修改的价格,而会使用最近开始日期的价格作为计算新价格的基础。

此脚本允许您指定新价格的生效起止日期—如果截止日期没有指定,那么新价格会被默认为直到新的价格被输入前均有效。如果您已经运行了一次此脚本,并且希望改变使用的参数例如涨幅–假设指定了同样的开始和结束日期,系统将新前面脚本输入的价格而非创建很多新价格,。您只能指定当前日期以后的日期为价格生效日期。

打印价格表 从主菜单,销售标签下面,查豹和报告栏,有打印价格列表的选项,它提供了灵活的选项。特殊的价格列表以及指定种类或者种类范围的价格列表可以打印为pdf.同样也可以打印有当前价格下毛利的价格表供内部参考。如果选择了顾客的话,也可以打印这些指定顾客的价格。

根据成本查看价格

可以查看基于成本比例的价格—例如,您可能希望看看价格小于100%成本(或者1倍的成本)–例如会导致损失的价格–这其实是个明智的想法!系统会显示符合条件的价格–查看毛利率少于50%的价格,此时使用1.5倍成本。您也可以查看高于某个倍数的价格。返回的价格可以方便地更新而不需要单独选择,这比手动查看有误的价格然后在正常维护价格界面维护价格方便很多。 从主菜单–>库存–>根据成本查看或更新价格。您可以选择您要查看的库存种类或者不做任何选择根据默认查看所有种类。首先,您希望查看低于成本的价格–您也可以选择查看低于两倍的成本或者大于几倍成本的价格。您可以选择查看价格表和查看价格使用的货币。点击提交按钮后,系统会识别所有的符合指定条件的价格并且允许直接编辑这些价格。

当订单输入后,系统会自动读取部品的折扣种类和同一折扣种类中的部品的累积数量,并判断订单行是否满足折扣条件。如果输入的特殊折扣超过了折扣矩阵的计算率—更高手动输入的折扣率会代替系统计算的折扣率。然而,手动输入的折扣如果低于折扣矩阵计算的金额,webERP会将其提升为折扣矩阵计算出来的折扣率。 设置折扣矩阵有两个要素:

折扣种类 – 需要定义。单独的库存商品可以在库存细节表单更新或者在主菜单的设置模块有特殊的工具—位于库存设置部分。此界面允许输入库存代码并且在变更选定的折扣种类之前进行验证。

折扣矩阵自身。在设置模块的应收部分有链接进行修改。对于每种类型/价格表,必须输入数量点和对应的折扣种类。

应收交易

为销售订单开发票

选择一个要开发票的订单

所有的发票均需要首先输入一张销售订单

从主菜单选择订单。选择未完成销售订单维护。这个页面显示了所有的未完成销售订单。如果已经知道了销售定单的号码,可以直接输入。选择要开发票的订单。点击查找订单,这时销售订单应该显示在下面,并且有链接用来更改订单,打印装箱单并且开发票。点击链接来为销售订单开发票。

最后,系统还设置了输入文字到发票的地方。点击开发票按钮,按照指示更新订单并且生成所有凭证,包括总帐过账(如果在公司参数设置界面设置了总帐整合的话–见设置)来记录发票。在开发票按钮被点击之前,不会有任何输入被保存到数据库,并且在任何阶段离开此页都是安全的,不会改变任何东西–开发票的过程可以在任何时刻终止,仅仅是点击其他链接到其他页面就好了。一旦点击了开发票按钮,那么会进行如下的处理: 为订单上的每一行–或者对于组装部品–创建对应仓库的库存变化,这些仓库在创建订单时选定,价格为订单上的价格。无法再变更。 创建DebtorTrans表中的记录,它记录了发票对应的顾客。 创建总帐凭证来记录销售,顾客等等。 根据付运数量更新订单,以及发票号码。 创建/更新销售商品的销售分析记录。 更新发票上所有行的库存数量以及订单上组装料的数量。 如果订单并非开发票给订单上指定的顾客或者顾客分支机构,或者价格将会变更,那么订单必须更改。这些元素不可以在开发票的时候变更,他们必须在开发票之前确认并且修改订单。一旦发票被创建,就不可以删除或者修改。订单会根据发货的发票更新。

红字发票 红字发票的创建方式有两种:

从 顾客查豹屏幕,如果用户有需要的权限($PageSecurity=3 –见安全计划),有一个链接可以用来冲回整张发票。在点击这个链接后,有机会移除不用开红字发票的商品,这时可以仅对需要开红字发票的商品开具红字发 票,与手动创建红字发票的页面相同,但是所有的原先在发票中的商品此时都已经输入到红字发票。 使用主菜单下的应收标签,选择创建红字发票的链接来创建。

重要注意事项

使用红字发票来修正不正确的发票非常重要。冲回某部品的很少一部分价钱意味着商品被退回,而顾客要求退回他们价值的一部分。以此退回多收的钱,并非正确的方法。 默认情况下,红字发票会将商品退回指定的仓库,因此库存记录会因为此红字发票退货而增加。要更正一个价格错误,必须为不正确的发票行开红字发票,这时要补 充一张正确的新发票。这确保针对数量的销售分析记录不会被破坏,库存记录也被正确维护。有一种特殊的价格调整类型的红字发票,它不会对销售分析有任何成本 影响也没有相关的物料库存变化。 手动创建红字发票的程序为:

选择开红字发票的顾客,这里面有通常使用的选项(输入框来输入顾客的名称片段,另一个输入框用来输入顾客的代码) 选 择要开红字发票的商品,以及要使用的价格–如同正常订单输入一样有快速输入选项–这里可以直接输入要开红字发票的部品代码和数量。价格是根据顾客的销 售类型,给顾客(或者顾客的分公司)提供的特殊价格的货币自动决定的。如果使用了查找功能,当选择了部品后,可以更新数量。 在选择了所有的商品后,可以编辑开红字发票的商品,只要点击总报告上商品旁边的代码按钮,然后编辑价格和数量。 开红字发票的运费金额可以直接输入(如果使用了顾客查豹界面的冲销一张发票的选项,可以直接从原先的发票中输入此项) 税收冲回金额是根据顾客分公司默认的税务当局,订单行的总额,要冲销的运费直接计算的。也可以选择手动选项。一旦选择了手动,用户将点击更新以便自由在税收输入框输入金额。 默认情况下,加上红字发票上的商品会被退回仓库。此仓库必须由选择框选定。 如 果货物不被退回仓库,他们可以被报废,比如样品或者展厅的陈列品,损坏商品,或者无论如何,红字发票类型可以更改为商品报废。更改了红字发票类型后,点击 更新按钮,新的选择框会运行选择新的总帐代码(加上总帐界面到应收是可用的-假如没有整合,它不会出现)。应该从此选择框里选择合适的总帐代码。商品退回 仓库的选择框会消失因为不再与它相关。第三个选项是冲销价格调整–此类型不会创建任何的库存变化,而销售分析更新仅影响价值,不会更新销售费用。 任何的描述开红字发票原因的文字可以输入到摘要框。 当完成所有要求的输入后,点击开红字发票按钮并且创建红字发票。系统会报告创建的红字发票号码以确认它已经被系统处理。

输入收款

webERP 追踪尚未收付款的发票和红字发票(因此称为开放的系统),这与从前月结转余额加减到本月交易的系统不同。经验表明余额结转系统虽然比较直观,但经常导致不 可避免的来自顾客豹问,希望得到更多的信息“这些余额是怎么包含什么?”。webERP产生的对账单显示完整的尚未结清的发票和红字发票金额,这些是尚待 处理的,并且加总到顾客账户的金额。为了提供需要的信息以供追溯未结清金额,一张发票一张发票清清楚楚,就必须输入付款的组成。 收到顾客的付款因此分两个阶段输入: 收到的付款以外币表示的金额输入,连同存成本币时的汇率。与此收款关联的细节例如日期,付款方式和其他任何细节(供以后查豹)都在此阶段输入。 收到的外币被分配至顾客账户的发票(以及借方凭证)。换句话说,要核销的发票与付款核对。 如果收到的付款组成细节在存款的时候没有,收款还是可以通过阶段1. 然而,如果要让您的对账单有意义,在发出对账单前必须进行核销。

注意:汇率差异仅仅在收到的付款与它所对应的发票相符时才会计算。

与总账交易相关的收款也可以同一批次作为顾客收入。

输入收款的程序可以从主菜单–应收标签下找到–在总账标签下有另一个链接。

首先要输入收款的台头信息,包括银行账户–这是已定义的银行账户中的一个(见设置),收款存入银行的日期, 货币以及存款汇率以及收款方式和其他的摘要。货币可以从定义的货币中选取(见设置)。收款方式也可以选择–他们定义在config.php中。一旦此信 息被输入,首先必须按保存,然后才可以输入此批收款。 收款 - 日期

此日期指收款收到及存入银行的日期。如果付款是以后输入的 - 或者几天的存款一起处理,默认日期(例如,今天)应该被替代成收款实际收到的日期。此日期被用于对账单,如果此日期不正确,顾客可能无法将付款与对账单关联起来。

顾客账户查豹是以日期顺序显示的,因此如果输入的日期不是收到付款的日期,那么此账户就无法正确显示。此日期也用于创建总账交易。 收款 – 货币和汇率

选择了顾客, 此动作会告诉系统期望收到的货币。顾客的账户在在顾客维护界面维护,此时也选择了使用货币。 银行将外币转换成本币的正确汇率必须输入,系统在屏幕下方显示了存入本币的计算。此收款将无法被输入直至知道本币金额为止。实际输入此处的汇率即为外币数值被本币数值除,所得到的结果。

例如,存入本币1212, 以顾客的货币表示的金额为400.

汇率是 400/1212 = 0.330033 系统计算出来的本币会确认输入的汇率是正确的。如果总账整合被启用,将会产生一个本币表示的存款,显示在屏幕下方,并且在应收账户减少(贷)相同的金额。系统默认的此货币汇率是在货币表中设置的。

当收款与发票核对时,存入的本币金额与开发票的本币金额差异会被记录,并且在总账的应收账户注销且在损益账户中记录–(在顾客相关的公司记录中指定),如果总账整合被在相关界面启用。

收款 - 付款方式 付款方式存在对应的付款中,并显示在顾客对账单里。银行报告可以根据付款方式列出,并且总结当天的存款,自动完成不同凭证的整理任务以及进行总结。 收款 -金额 以外币表示的收款金额在此输入。不可以输入0, 尽管允许输入负数(来撤销错误的收款)。 注意: 在分配负数收款时要注意,要保证仅仅撤销以前分配的,如果分配并非以前分配的正数收款会出现奇怪的结果–尽管系统的一致性会被维护。 收款 - 折扣 收款的折扣金额可以在此处输入,并且可以与收款收据作为一个金额一起分配。这个很有用,当顾客付款是减去折扣的净额时—这与它的付款条件完全相符,此金额自然不会与发票上的金额相等,如果没有此折扣的话。系统会计算付款的毛金额,这其中包括为此顾客设置的折扣。 分配到发票 一旦所有需要细节均被输入 - 包括顾客,汇率,和外币金额,就可以将其分配到发票了。

这 个概念对于有些企业–他们处理顾客的账户仅仅关注今月的交易和上个月结转的余额–会显得很奇特。webERP的目标在于消除顾客嘴里的问题。。。“这 个数是怎么回事,结转的余额是怎样组成的?”。在“余额结转”的系统里,这是一个很难回答的问题,因为没有记录显示那张发票对应哪次付款。然 而,webERP需要明确声明每次付款对应哪宗要清算的交易。

在应收菜单下,点击链接清算收款或者冲销款(收款清算)。

此页显示所有未清算的收款和应冲销款。点击这些收款和冲销款对应的链接,用户会进入到顾客账户的未完成交易画面,这些是等待清算的交易。此屏幕显示了所有未分配交易,但是仅仅有发票可以清算收据或者红字发票。

注意一次付款不可以分配至另一付款。如果需要,可以使用负数付款来撤销发票或者借方凭证(虽然这是不希望出现的)。一旦输入后,收款就不可以删除–(显然从内部控制的角度看,这是不希望出现的).

如果整张收据没有分配到发票或者借方收据,系统会提示这是用户想要的。不像其他的系统,清算总是可以以后完成或者修改。

汇率差异 分配付款到发票的过程给了系统必须的信息来计算汇率差异, 因为收款会以在收款界面指定的汇率转换,这会导致发票上本币的金额与转换金额的差异,除非收款转换汇率和发票分配时的汇率一致。

分配时计算的差异可以在分配结束后,在收款界面看到。此界面关闭并变成发票对应清单的一项。不像其他系统,webERP汇率差异可以按照每次的交易产生完整列表。收款细节查豹显示此收款对应的汇率差异。进一步查豹关于付款分配到了哪里会显示收款的汇率差异来自何处。 分配的变更也会改变汇率差异。总账界面产生一个凭证,反映给定付款分配变更时而发生的汇率差异变化。 处理收款 很多顾客收款可以一次输入并且混合在一起,作为名义商品的收款,例如自动售卖机的收款或者销售固定资产,私人使用公司固定资产的补偿等等。一旦输入所有的收款,就可以进行处理了。在用户按处理按钮前,系统只是将数据存储在服务器端的称为session的cookie上。 此过程会为此批收款一个编号,并且在顾客账户插入新的收款交易,并且更新顾客的记录,包括金额,上次付款日期。另外,如果与总账整合启用,会产生记账凭证,将收款计入指定 的银行账户,减少应收账户–(这在公司设置中指定)。也会创建折扣的总账凭证–如果有的话,连同相关的应付账户的输入。所有必须的账户代码必须在公司参数 中或者银行账户设置中设置(他们均位于设置界面)。

存款列表 当处理完毕之后,会出现一个此批收款的存款列表。系统还会报告批号。列表显示了银行要处理批量支票的信息。此存款列表可以在任何时间内重新打印,webERP在应收—报告与查豹部分有相关链接。 分配退款到顾客账户

此选项允许分配任意金额的冲销款数量–无论是收款或者是红字发票分配到借方–发票。以前的收款或者冲销款在需要的时候可以更改。有两种方法进行操作: 从主菜单选择应收按钮,点击连接到“分配冲销款到顾客账户” (付款清算) 从顾客菜单—- 此处有链接来分配顾客付款或者退款,需要用户有适当的权限。

使用第一种方法,默认情况下屏幕上仅显示有余额未分配的收款,红字发票和贷方凭证。如果有很多收款有未分配金额,并且未全部分配到发票和借方凭证,这意味需要进行分配(清算)。要使顾客对账单有意义,必须完成分配。

双击要分配的收款, 这时会出现用来分配的表单。此界面会显示此顾客的所有的发票和凭证。已经付款的发票不会出现在这里。然而,所选的收款或者退款关联的清算的会出现。从顾客查豹屏幕点击收款或者红字发票会出现同样的画面。

如果前面的分配出现了错误,这些可以通过选择前面错误分配的收款来纠正。所有使用此收款清算的发票都会出现(与尚未清算的发票一起出现)。分配的金额可以根据需要修改。

注意:屏幕背后隐藏着复杂的操作,来处理可能导致汇率差异的变化。系统计算分配付款到不同发票引起的汇率差异变化,在总账中创建必要的凭证–如果总账整合被启用–以确保应收总账与其他的科目余额平衡。

如果此处的程序要修改,建议寻求帮助。

应收账款查询

顾客查询

提取完整的交易的细节,从而完成“钻探式”查询。本系统比其他系统维护了更多的数据;由于偏好记录每项交易的详细细节,宁可最低限度使用合并和批量的输入。查询可以显示顾客的账户历史,并且从这项查询中,可以看到每笔交易背后的细节,从交易的细节中,可以看到原始发票的每行的商品,以及对应发票的收款。原始发票或者红字发票(credit)可以从顾客的查询中直接看到,因此发票,红字发票或者收款产生的总账交易也可以被审核。

顾客账户查询

从任何页面,点击“选择顾客”链接。选择了顾客,所有的与此顾客相关的链接都会显示。其中包括顾客交易查询。

默认状态时 ,查询屏幕只是显示6个月之前某日期以后的交易。可以通过简单编辑脚本CustomerInquiry.php修改默认值。如果仅仅是偶尔要求更前的交易,并且非默认值—某日期后的所有交易将被显示并且可以随意修改。当屏幕打开时,顾客的账户显示顾客的货币。根据顾客的条款,系统也同时显示账期分析报告。

如果交易是一张发票或者红字发票,会在交易的同一栏上显示一个放大镜。点击放大镜,就会出现一个新的窗口,显示发票或者红字发票的细节。

如果要从应收账款整合到总分类账(为启用状态)—在设置模块的公司参数页,参见选项 “为应收账款账户交易创建总分类账凭证” –那么带有GL字母的另一个链接会出现。这个链接显示了一个新页面附有这笔交易产生的总分类过账的细节。

如果交易是一次收款或者红字发票,并且用户有适当的访问权限,系统会显示书的图标。点击这个图标,会把用户带到分配收款和红字发票的页面—如果收款和红字发票已经分配了,就会显示收款和红字发票如何分配的细节,同时会显示可能被用来分配其他的发票。已经分配的发票将不会再显示。

可以通过变更 “显示日期后的所有交易:”(中的日期)来显示更多或者更少的历史记录

“日期—然后点击刷新按纽。顾客的账户余额应该是未完成交易数量余额的总和。未完成金额用来表示: 对于发票,还没有收款或者红字发票抵消的金额。 对于收款,还没有分配给(或者抵消)给相应发票的金额。 交易细节查询 交易的细节可以通过以下两种方法之一查询: 从顾客账户查询-点击放大镜或者该交易的总分类账链接。 从交易查询—从应收账款的标签,点击放大镜,查看真正的发票或者红字发票。

应收账款报告

本系统为灵活性及管理应收总账要求的核心功能提供框架。系统提供了基本的应收账款报告作为标准,因为他们被所有企业使用。然而,由于数据库是公开的,可以预见当用户和服务器是在同一个内联网,企业需要特别的报告时,会运用ODBC(开放式数据库互联)驱动程序,来使用数据库或者使用Crystal Reports,或者微软的Access或者其他分析软件来得到他们想要的报告。

过期的顾客余款列表

从主菜单,选择顾客,报告, “过期的顾客余款/过期报告”.

系统根据config.php中$PastDueDays1和$PastDueDays2中的参数(注:此参数目前已经转移到系统参数设置中,不再放在config.php文件中),报告计算顾客账户余款。报告是采用顾客的货币。因此必须首先要选择报告的货币和要打印的顾客账户的范围。

报告可以在两个层面打印: 客户的所有余额的细节,每笔交易的货币,期限,$PastDueDays1和$PastDueDays2. 此显示细节的报告也显示适用于每个顾客的条款。 客户的所有余额的总结,且根据过期时间分组。

报告从过期的交易中,重新计算顾客账户余额;并且根据发票的日期加上期望发送到开票的客户分公司的时间,分析每单的过期交易。

过期账户余额也可以严格限制在只显示过期余额。提供同样的详细和总结报告。最终报告会创建成pdf格式用来保存或者打印。

顾客结算表

顾客对账单显示账户的未完成交易。在config.php中有选项,允许上个月内某时间的结清的交易显示在结算表的已经结清部分。参 数$Show_Settled_LastMonth应该设定为等于1。如果设定为0,任何已经结清的交易都不能显示在结算表中。这避免了打印0结余结算表并提供了两种选择满足顾客需要。

当 交易被创建出来,交易的日期决定了在总分类账中它所属的会计期间。交易日也运用于对账单中计算账龄。对账单打印日期前的所有的交易都被包括。不能打印在某日期前的对账单。在进行处理属于下个月度结算表的新发票之前,也许需要延迟新月度开发票,直到所有的收据都输入并且进行了分配,打印了对账单之后。

执行程序—要使过期分析计算准确,所有的收款必须分配。然后,从主菜单应收账款标签选择报告和查询部分。“打印对账单”.链接允许选择顾客范围。可以打印单个顾客的对账单,只要起始都选同一个顾客代码。对账单会按照顾客详细资料界面中设定的顾客代码顺序打印。系统会创建一个pdf文件,它可以被保存或者打印。

顾客交易列表选项

可以从主菜单,应收账款模块中的链接 “交易查询”访问。

这个查询允许按照屏幕上选定的准则列出符合的交易。这页允许列出任意指定的日期范围中的收款,发票或者红字发票。

列表显示在屏幕上,并且在需要的时候可以从浏览器中打印。

打印发票或者红字发票

从主菜单,选择应收账款标签,在查询和报告下面, “打印发票或者红字发票”.

这页显示了最近创建的发票或者红字发票和如何使用此页的简单介绍。此页的默认值是假设需要(打印)发票,如果需要(打印)红字发票,可以从列表栏中选择。

如果只需要查询一次交易,交易编号只需要输入栏位 “要打印的起始发票/红字发票号码”.如果需要查询某范围内的交易,两个栏目都需要输入。

系统也提供了EDI发票红字发票打印选项。默认状况下,它们会被以电子版形式发给顾客而不打印。然而,有些公司和税务当局要求书面发票和红字发票也可以被打印。

系统提供了有两个选项—打印,产生一个发票或者红字发票的html页,产生的页面可以使用浏览器打印的功能进行打印。打印PDF选项会产生一个PDF格式的发票(或者红字发票).

销售分析

有几种方法分析销售历史。如果需要一个快速分析,webERP的销售图表脚本很灵活性,允许用图来反映销售与预算。当然,它依赖销售预算记录的水平以及与预算比较是否会显示一些有用的信息。如果需要实际数字的报告,webER有一个销售报告生成工具,来创建销售报告--得到的报告模板可以重新运行或者修改。这些报告可以输出pdf或者csv文件,csv文件可以被大多数的试算表程序读取。

从主菜单,在应收账款模块的报告和查询选项中有“销售分析报告”。所有预先定义的销售报告在这里都有链接以进行:

修改报告的设计--标题 修改报告的列 运行报告并生成一个PDF文件 运行报告并创建CSV文件–他用逗号分隔值,可以被任何的试算表程序读取。

在这页面下方,也可以创建新报告来显示销售数据的综合信息。webERP将销售数据以单独的表维护,以使这些报告以最快的速度运行。

销售分析报告的组成: 报告标题的定义 报告列的定义

销售分析报告标题

创建报告的第一步是输入标题信息,包括: 报告标题--描述报告的任意字符组合。 最多4层分组和每组的条件 每个组别包含下面选择中的一种: 销售区域 产品代码 顾客代码--实际的付款帐户 销售类型(价格表) 产品类型(或者存货/库存目录) 顾客分公司 销售人员

报告按照顺序对每个水平来进行分组. 例如把第一组设置成产品代码, 第二组设置成销售地区,那么报告就会显示产品的代码,然后是在此产品代码下,产品销售的地区,也就是说这个产品是在哪里里出售的。通常,更合理的顺序可能是将销售地区作为第一组,产品代码作为第二组, 这样每个地区销售的所有产品的代码出现在一起。

每个分组都要求指定一个范围。所有指定的条件必须指向相关组别在设置模块指定的编码。例如,销售地区条件必须输入地区编码--而不是地区描述。起始条件必须小于终止条件,否则报告将会没有输出。

销售分析报告列

在为报告创建了标题之后,我们就可以定义列了。已有报告的列可以在任何时间修改。从销售分析报告主页面-(应收帐款-销售分析报告)--在每个报告都有一个链接 “定义列”。点击这个链接,所选择的报告列就会出现,同时还显示一个表格允许输入新的列。对定义的每个栏位而言,下面的输入是必须的: 1到10之间的列号。这些数字决定了在整个页中,这个列的打印位置-1是最近页面左侧的列,10是最近右侧的列。 有两个栏位用来输入列标题的第一行和第二行。每个栏位可以输入最多15个任意字符。 列是否是计算结果。计算列的输入要求与正常数据列的是不同的。 对正常的数据列--需要来显示数据的期间范围。期间的起止必须以期间的数字指定。由于期间由系统以几乎不可见的方式维护,这个屏幕提供了一个链接显示定义的期间。如果要求期间为单个月,那么期间的起始止是相同的。 显示在列中的数据可以从下列选择:数量,毛值,净值(扣除折扣),毛利润,成本和折扣。 预算的销售或者实际的销售。

如果这列被定义为计算,并不要求期间的范围,也不要求选择数据的类型,预算或实际。把计算字段的设置改为yes,是,然后点击输入信息按钮,显示对于计算所要求的字段: 分子字段--这是要计算的第一个参数的列号-分子字段在计算中总是被要求的。 分母字段–如果计算是在两列间进行的话,这是用于计算的第二个栏位参数。如果计算的运算符为除法–那么这列将全部会出现在除法的分母。如果计算是用常数的话,这个字段将留为空白。 运算符可以是其中之一: 分子栏被分母栏除 分子栏被常数整除 分子栏被常数相乘 分子栏加分母栏 分子栏减去分母栏 在计算中,常数可以是任何的数字。 计算结果的格式可以表示为百分数或者数字。 点击输入信息按纽将此列加入到定义的报表中。它应该显示在定义的列列表中。并显示一个用于定义新列的一个空白表格。如果不需要新的列位,列位定义的列表有一个链接允许删除相关列。

列数本身是一个用来修改栏位定义的链接。定义以表格的形式显示以便于在需要时修改。 点击链接来维护报告标题,它显示已经定义的报告的标题设置项,以供修改或者运行。要运行报告,只要简单地点击产生PDF报告的连接。

这些销售报告必须查询很多信息(报告通常是动态生成的),因此,他们可以花大约一分钟在大型数据库运行。然而,数据经过精心的设计,因而确保能够以比很多类似分析引擎快得多的速度动态生成报告。

可能值得举一个生成报告的例子--为每个销售地区和该地区的销售人员,显示其销售额和毛利润, 应收账款->查询和报告->销售分析报告

在定义一新报告--报告标题处 输入标题“销售-以地区和销售人员分类”

选择销售地区作为“Group By 1” 然后在“起始”框输入0--由于所有的销售地区编号都会大于0,然后在“截止”框输入”ZZZZZ”–希望你定义的销售地区代码落在0到ZZZZZ之间–如果您只要某一个地区,那么只要在“起始”和“截止”框中都输入该代码即可。

选择“销售人员”作为“Group By 2” 然后在“起始”框输入0--由于所有的销售员编号都会大于0,然后在“截止”框输入”ZZZZZ”–希望你定义的销售员代码落在0到ZZZZZ之间–如果您只要某一个销售员,那么只要在“起始”和“截止”框中都输入该代码即可。

点击输入信息将此报告输入数据库。

报告清单会显示我们的新报告“销售-依地区和销售员”--点击定义列的连

接下来定义此报告的列

在列数中输入列1 标题1输入-“销售额”--这是列标题的头一行 标题2输入-“January 08”这是列标题的第二行

现在查找January 08所属期间数,然后在”起始期间”和“截止期间”输入期间数;如果您要显示一个期间范围的销售额,你可以选择任何期间范围--只要确保截止期间在开始期间之后! 由于我们要显示1月份的销售额,在 “显示数据” 选择框内。我们需要选择“Net Sales Value”“净销售额“,这个列可以包含选择框内任何可选的数据。毛销售额选项是在计入销售折扣之前的销售额--大多数情形下,您需要净销售额。 预算或者实际金额框需要从预算改为实际。如果你要比较预算金额,那么销售预算需要导入。(目前没有界面可以让用户手动输入预算)。

点击输入信息,系统会在页头显示单列的定义,以及用来加入新列的新空白列。 要为一月份的毛利润创建另一列--如同上面一样--只需输入栏2,并且把标题文字从销售额改为毛利润--使用同样的期间范围。这次在“显示数据”中选择“毛利润”;以及预算栏或者实际中选“实际”。再次点击输入信息来接受第二列--定义的两列会显示在屏幕上。

现在运行报告,点击“维护报告标题”连接,查看已经定义的报告列表,寻找“销售--以区域和销售员”报告,点击链接“生成PDF报告”“–系统会运行报告,一个pdf报告会被显示。。。

计算字段的例子

例如,列1表示2008年一月的销售额,列2表示2007年一月的销售额--我们希望有第三列,显示今年销售额占去年的百分比。

要定义列3:输入列号--3和列标题--比去年增加的%,选择计算–Yes, 然后点击输入信息按钮Enter Information Button–表单于是显示“分子列#“和分母列#“。

今年的销售应该是分子列--列1--在这栏输入1。分母列为2。

计算类型应是分子被分母除。也有其他的选项。 这个计算的格式应该是百分数。

自动的销售报告

创建了报告后,可以把销售报告电邮至定义的收信人那里。脚本MailSalesReport.php是一个模板。webERP没有设置到此脚本的链接,并且也没有为它设置安全水准。唯一要求的是把此脚本另存为其他名字,用.php为后缀,且与其他脚本在同一路径下。

脚本需要编辑收件人的电邮地址和报告ID--系统产生的要运行的报告编号。要编辑的行是: /*要发送的销售报告*/ $ReportID = 4;

/*收到电邮报告的人员*/ $Recipients = array('“Root” ','“some one else” ');

以/*和*/包围的行称为注释。

一旦编辑或选择了ReportID,输入了收件人,就可以储存文件了。

在linux环境下,计划在每个工作日的0:0点,运行crontab中设置的计划报告(假设wget安装在/usr/bin/wget 并且网页服务器在同一机器上,新脚本称为DailySalesReport.php),那么应是这样: # Scheduled email of a daily sales report  有计划地发送每天的销售报告

0 0 * * 2-5 root /usr/bin/wget http://localhost/web-erp/DailySalesReport.php

由于这页没有输出--在网页浏览器中运行它没有意义,尽管它会发送另外一个电邮到定义的收件人那里。

有一个相似的模板脚本叫MailSalesReport_csv.php,他会为一个ReportID邮寄csv文件给收件人。

自动邮寄销售分析报告的另外一个优雅的解决方案,是使用脚本report_runner.php。可以从shell或者cron直接运行,并采用命令行参数。它的优点在于不用写死一个号码或者脚本,这个脚本可以用以下的命令行运行: -r reportnumber (the number of the webERP report) -r 报告编号 (webERP的报告编号) -n reportname (the name you want to give the report) -n 报告名称 (你赋予的报告名) -e emailaddress[;emailaddress;emailaddres…] (who you want to send it to) -e 电邮地址[;电邮地址;电邮地址。。。](你要发送的收件人) [-t reporttext ] (some words you want to send with the report-optional) [-t 报告文字](你随报告要发送的文字-可选) [ -H weberpHOME] (the home directory for weberp - or edit the php file) [-H weberpHome](webERP的家目录-或者编辑php文件)

销售订单

特性 · 可以输入,维护顾客的订单,并追溯回顾客订单的编码。 · 在库存状况查询时,商品的订单的累加数量会被显示,作为需求之一。 · 在库存状况查询时,显示组合商品的订单的累加数量,作为对它的组成部品的需求之一。 · 订单中还没有开发票的数量被维护并且随着此订单开发票和红字发票的进展情况而更新。 · 输入的订单可以直接开发票,不需要或者仅仅需要少量的额外输入。 · 一个订单多次发货是允许的。订单维护了每次发货的参考编号。 · 当发送的数量与订购的数量不一致时,差异会被记录,以备完成及时足量交货报告。 · 根据顾客的销售类型,分公司和货币,系统自动返回价格。 · 根据折扣矩阵,覆盖产品范围的基于数量的折扣由系统自动计算。 · 可打印包装单,用激光打印或者预先印刷的表格。 · 用户可以选择从哪个仓库发货。 · 发货地址可以自由格式输入–默认的是顾客分公司的实际地址。 · 循环的销售订单会一直以定义的年度频率循环,直到在选择的日期结束。 输入销售订单

从主菜单,订单标签,点击订单输入连接

顾客和分公司的选择

开始, 订单输入页面显示选项以选择顾客和分公司。顾客是实际的付款帐户,分公司包含了所有发货的信息。顾客查询工具与选择顾客脚本相似,但是程序实际在顾客的分 公司代码中查询,结果只是显示分公司,伴随着顾客付款的相关信息。要查询一个顾客,可以输入分公司代码的一个或者多个字母;或者输入顾客名称中的一些关键 字(或者部分)。这种查询方法使返回结果最小化(可能通过拨号连接),以保证对于用户而言的最快反应速度。所有符合输入条件的分公司,只要不被标识为不能交易,都会显示,并且有一个显示顾客代码的按钮。,选择希望的顾客/分公司,点击它前面的按钮,就把此公司作为订单要交付的顾客和分公司。webERP允许在需要时在以后修改交付细节。订单现在显示快速输入界面,首先是顾客和分公司的名字,以及顾客的销售类型。 选订采购订单明细项目

两种方式选择订单明细项目 · 默认情况下,一个”快速输入“屏幕会出现,允许直接输入库存代码和订单需要的数量。这个快速输入表中显示的行数由config.php中的变量$QuickEntryLines定 义,可以由用户更改。当用户输入任何几栏到这个表中时,点击快速输入按钮,就可将其输入订单中。定价由系统根据销售类型,货币,顾客分公司和对此顾客订单 的收费而计算出来。如果没有足够的行数输入订单所有的部品代码,可以重复上述程序,当第一批的快速输入被处理后,会在订单小结下面出现快速输入表。 · 在快速输入屏幕,有一个按钮用来查找部品。这个按钮使用户可以查找部品,查找方式可以是基于库存目录和/或者物品描述的任何部分和/或者物品代码的任何元素。当输入适当内容后,点击查找按钮,在代码或者描述栏位会显示部品代码和描述以及物品的照片–如果所有部品的照片已经被上传到服务器。部品的照片必须是jpg格式,并且其文件名与部品代码相同,但是使用.jpg后缀,并且必须存放在config.php指定的路径part_pics中. 物品代码作为一个按钮显示,并且系统自动把选择的物品放在订单中。其他的部品可以用同样的方法选取。 选完了订单的部品后,可以编辑数量,价格和适用于订单每一行的折扣。要得到订单的价值,或者要重新计算,必须点击“Recalculate”(重新计算)按钮 (这是使用服务器端的脚本-PHP-而排除任何客户端–java–处理的一种妥协)。根据输入的数量,使用折扣矩阵的功能(在订单中在那部分描述的),计算折扣。 如果输入一行后,显示红色的背景,这意味着系统的库存不足以满足订单这行的输入,(此库存指)默认的仓库(来自顾客分公司记录)–对于这个分公司的订单而言,是最合适的仓库。显示的物品代码也是一个指向一个新浏览窗口的链接,显示这种物品的库存状态查询,他显示了所有地点的目前可用库存。 可以在任何时间通过点击行尾的链接删除这一行。 整个订单可以在任何时间通过点击”取消整个订单“按钮取消。 顾客可以在任何时间变更。 当所有的需要的商品都被选择后,必须点击交付细节按钮。注意这对于数据库没有任何改变。这些输入的数据只是作为一个服务器端的cookie–网页服务器中的一个文件。在可以下单前,必须确认交付细节。 交付细节

默认情形是交付细节来自分公司的实际地址。然而,这个屏幕的任何信息都可以修改。这些信息打印在发货/包装单和发票上。 用来满足订单的仓库通常为顾客分公司记录的默认仓库。然而,可以选择另外的仓库,如果订单可以从其他仓库发货的话。 这里输入顾客的订单编码,并且选择最合适的运输公司。系统保留最近的付运货物到这个分公司的运输公司作为默认公司,如果它被覆写,新的公司将被保存作为此分公司的默认运输公司。 通过点击变更行订单行按钮,可以回到行细节输入屏幕,这时会保留所有在交付细节屏幕中输入的所有数据。如果发货仓库地点被变更,行的背景颜色会更新,以反应新发货地点的库存是否满足订单需要。 如果运用了自动运费计算–参见config.php中的参数,根据整个订单的立方米数和重量,会得出运输费用。并且系统返回最佳的运输公司。用户可以选择支付计算的费用或者用最便宜的运输公司。需要时,计算的运费可以被覆写。 一旦所 有的细节都被正确输入,点击下订单按钮。特别要注意的是:如果在点击这个按钮之前,放弃了这张订单,那么数据库将没有任何的更新,并且没有任何的东西被保 存。点击进入其他的屏幕会丢失输入的订单。同时,完全可以同时打开几个浏览屏幕查看不同的查询结果。不可以同时在两个窗口输入两张不同的销售订单,一个窗 口的输入会覆写另一个窗口的输入。 更改订单 只有未完成的销售订单可以修改。只有有余额待发货和/或者待开发票的订单可以修改。已经完成开发票的订单行不能修改。新的项目不能加到订单中。如果行中的任何的数量已经交付/开发票,价格就无法修改。订单中该行的数量不能被减少到少于已经开发票的数量。 注意:对于一个已经付运了部分数量并开发票的未完成订单而言,变更交付地址影响最初发票的重新打印–它会显示订单已经修改的付运地址。因此要求原始发票书面版。 选择未完成销售订单

有几个途径 · 如果知道订购的商品,可以选择此商品的销售订单。在选择商品(物料)页面,首先选择商品,一旦商品被选择,显示未完成销售订单的连接就会出现。 · 如果知道顾客,先选择顾客,然后用顾客选择菜单的连接,显示已选顾客的未完成订单。 · 所有的未完成订单可以被显示出来,从主菜单,销售模块,进入处理未完成销售订单屏幕,而不输入顾客和商品。在未完成销售订单屏幕,也有工具直接查找部品。 未完成销售订单根据仓库显示,可以在这个屏幕上选择需要的仓库,默认情况下,用户的默认仓库值被显示。只有在用户点击了查询订单按钮时,符合查询条件的订单才会显示。 订单显示了每个显示连接以更改订单行商品,开发票或者打印发货单。如果订单已经被打印,这些连接会显示它已经被打印,从而避免多次打印发货单和重复交付的风险。

报价单

对任何的顾客/分公司,可以如同输入订单一样输入报价。报价可以如同订单一样改变价格和输入折扣。在付运细节界面,(创建的)订单被标记为报价。在报价输入界面,有一个连接可以产生发送给顾客的pdf报价。如果选择了报价选项,在库存状态查询的里,库存就不会保留(以供查询)。报价可以显示在未完成销售订单屏幕上,只要选择显示报价选项。如果选项为仅仅显示报价,有一个连接可以修改报价,如果必要,变更成销售订单,也有一个重新打印pdf报价单的连接。

把报价单改成销售订单后,剩下的程序如同处理任何的销售订单一样,包装单可以被打印,可以给确认的订单开发票。

循环销售订单

可以输入订单,让它以希望的频率重复生成: · weekly周 · fortnightly - (2 weekly)14天 - (2周) · monthly月 · bi-monthly双月 · quarterly季度 · six monthly 6个月 · annually每年

如果输入的订单仅仅包含“虚拟”服务项目-例如这些货物并不涉及物理库存,不要求通知仓库的人员确认实际交货-这些订单可以标志为自动开发票。

定义一个循环订单的程序也从正常的订单输入屏幕完成--输入订单行,然后输入付运细节。然而,不同于点击“下订单”按钮,用户需要点击”创立循环订单“按钮。这样允许输入:

订单需要重复的频率 起始日期—从什么时候开始订单开始循环 截止日期—从什么时候止,订单不再循环 如果订单行中的所有项目都是虚拟项目,也有选项可以选择以便自动开发票。

可以审视目前使用的循环订单模板,它在SelectRecurringSalesOrder.php脚本中定义,脚本允许输入发货地点,然后列出所有定义为从该地点发货的循环订单模板。

从这个选择屏幕上,也可以选择模板进行修改。订单行的商品不能在这里修改,只有频率,起止日期可以修改。如果订单行要更改,需要删除这个模板,创立一个新模板。

销售订单从循环销售订单模板中创建,使用脚本RecurringSalesOrderProcess.php. 脚本会循环计算所有的循环订单模板,并且按需创建订单,根据当前日期和最近一次为这个模板创建的订单和订单重复发生的周期。通过计算最近重复的日期+重复发生的日期间隔数量更新最近的重复日期。系统会发出一封邮件,根据存放在仓库记录中的电子邮件联络方式,向货物发出地点发出邮件。邮件会通知订单已经被创建,订单号码,以及是否是自动开发票。理想情况下,这个脚本应该从一个计划/cron程序中每天运行一次。可以让它运行你喜欢的次数,并且只创建需要的订单–不会错误地重复创建。

直接输入现金销售–柜台销售

webERP从3.12版起,引入了一个新的特性,它允许直接输入现金销售而不需要首先输入订单,然后确认交付和开发票。这个特性被称作”柜台销售”.从主菜单–>销售选择输入柜台销售。此输入与输入订单相似,默认情况下,快速输入屏幕允许输入商品代码和数量,但是也可以通过搜索功能选择商品,这几乎与订单同样。应缴的税此时被计算,且显示了总的付款金额。此页面需要执行付款并且输入。输入的付款自动地分配给了销售。

在此屏幕后面,脚本创建了所有的数据库的输入和附有销售分析的发票,库存变化等等。用于输入的顾客(和顾客的分公司)来自用户的默认库存仓库。

设置柜台销售

webERP查找用户默认的仓库,然后查找仓库的记录寻找现金销售顾客账户(及分公司),以作为柜台销售的输入。需要柜台销售的仓库必须首先设置,连同柜台销售的顾客和分公司,作为柜台销售的输入。注意,顾客分公司的默认仓库被忽略—用户的默认仓库(参考设置–>基础设置–>用户维护–脚本webERP/WWW_Users.php)被用作仓库,并且对应于仓库记录中的指定顾客的仓库的库存变化记录(设置–>库存设置—>仓库维护–脚本webERP/Locations.php)也被创建。对于一个库存仓库而言,要指定使用柜台销售的顾客和分公司,顾客代码和分公司代码必须以顾客代码–分公司代码的格式输入系统提供的输入框中,例如顾客代码–分公司代码。

折扣矩阵

webERP有一个系统称为折扣矩阵,它允许定义任何组的产品和设置适用于此组所有商品的折扣,一次定义适用于全组。 对于每种销售类型(价格表而言),不同的折扣可以应用于“折扣组”。当商品被输入销售订单时,系统查找基于顾客销售类型(价格表)的正确价格,然后根据商品数量和其他已经输入订单的项目找出合适的折扣。系统查找的折扣可以覆盖(也就是说可以手工填写折扣,而不必理会系统自动给出的结果)。

定义产品组

选择一个您想予以折扣计划的商品—使用“商品(物料)”链接。在商品维护部分,点击 “维护折扣种类”.

如果当前没有折扣种类,那么输入一个折扣种类代码–否则的话,选择您想要安排此商品的折扣种类。

现在您可以查找其他的商品,并且从此界面将您想要增加的任何商品增加到此折扣组。

创建此折扣组之后,您现在可以管理适用于此折扣组的折扣率了。 从主菜单→设置→应收/应付部分–>折扣矩阵

此表允许您选择任何上面定义的折扣组,及任何销售类型(价格表),然后输入任意数量平衡点,以及适用于此数量平衡点的折扣—如果此折扣适用于所有销售,那么数量平衡点设置为1.

采购订单

概述

采购订单被很多组织使用,它是webERP的重要组成部分,它由下列部分组成。

采购订单, 增加采购订单,处理标书和报价单,批准采购订单,运输输入,选择运输。上面的部分均是采购模块中的子菜单。用户也可以创建报告,并且您可以创建定制的报告。

采购订单 当您点击采购订单时,您可以查找未完成的采购订单. 如果您知道采购订单的编号或者要查看的某个仓库的未完成的采购订单。 当您在选择框里选择了他们时,您就可以查看采购订单,订单日期,制单人,供应商,货币,订单总金额,状态,更改订单,打印(如果打印链接以蓝色字体显示),收货(如果订单已经付运并且您准备收货)。

增加采购订单:

要增加一张新的采购订单,点击主菜单. 选择采购模块 点击新增采购订单 输入供应商名字或者供应商代码并且点击查找 选择物料供应商 填写供应商和收货仓库。采购订单日,交货日期,申购单编号,仓库名称,地址行1到4,电话号码,以及承运人(所有这些都是仓库信息,我们需要输入正确)。需要填写的供应商信息包括必要的地址行1到4,电话号码,付款条件,并且如果需要,可以输入备注。 点击输入订单行 系统允许您选择需要的库存种类(物料组) 点击查找 选择库存商品以及填写要订购的数量 点击订购(order some). 填入价格并且确认数量(通过重新输入的方法) 点击更新订单行 然后点击处理订单。系统会显示成功报告,通知您成功地创建了订单。您可以保存它或者打印它。完成此步骤之后,您将等待有授权的人批准此采购订单,这些人可以是总监或者任何的公司授权人。

授权采购订单

这里总监和授权人将登录webERP查看已经生成的采购订单并且他们将取消,否决或者批准这些采购订单。下面是授权采购订单的步骤: 点击主菜单,点击采购,点击批准采购订单,这时采购订单的状态是待批准。点击它(下拉菜单),选择授权,然后点击更新。这就会让创建采购订单的人打印并且收货。为了收取采购订单的货物,首先必须打印采购订单,然后送给供应商或者电邮给供应商。(注意:除非采购订单已经授权,否则的话这是无法完成的)

采购订单可以按照下述步骤打印。点击主菜单,点击采购,点击采购订单。到查找未完成采购订单,选择您正在查找的采购订单。您将看到这些选项:打印,收货或者修改采购订单。(他们都以蓝色字体显示)然后点击打印。打印完此采购订单后,您可以将它发给供应商,通过电子邮件的方式或者打印出来邮寄。

采购订单收货 当供应商将货物送到仓库时,仓库经理可以登录webERP 点击主菜单 到查找未完成采购订单并且点击接收,如果数量改变,此时变更就会生效。这是因为供应商可能不会一次交付所有的货物,并且可能只是交付了一部分。并且在这点上我们需要确切记录交付了什么货物,而不是订购了什么货物。输入价格,这是由于供应商可能更改了价格。因此在处理收货单之前,这些变化需要生效。 点击更新 点击处理收货单(GRN),并且最后点击打印收货单(GRN)。这由收货人签署并且交给他的主管。

运输

运输 运费成本系统是在采购产品中,运费占重要部分,公司希望追踪这些商品的实际成本时使用。很多小公司在系统之外,使用其他电子表格计算。将其整合到系统的优点在于可以更新运费标准并且在成本输入完成时计算与标准的差异。 选择了供应商之后,webERP允许未完成的采购订单商品整理到一次运输当中,这样货物可以同时抵达,此运输被分配了一个运输号。 在改变预期到达时间时,所有采购订单行上今次付运的商品的付运日期都会更新。与卸货,清理此批商品关联的费用可以从发票输入界面一起输入。运费,码头装卸费,拆装费,滞留费等,可以作为运输费用输入。运输费用查询会显示这些费用会被分配到此次运输的所有商品上,使用商品的发票价值作为分配的基础。实际的运费会和现存的标准成本和差异一起显示。 运费的总账过账 在输入采购发票时,运输费用被过账到已收货物暂估账户。当运输结束时,运输的费用被与收进库存的此次运输商品的标准成本比较,留在已收货物暂估科目的中的差异被过到采购差异。

如果在关闭运输时采用了更新标准成本的选项,库存价值的差异被过往库存科目组—库存调整的总账科目。

创建一个运输 在选择了产品的供应商并且输入了采购订单来产生一个交易之后,从选择供应商菜单,选择链接”新建运单“。 每次这个页面被调用时,系统会增加一个运单参考号,并且显示这个将用到的运输号。运输页面允许输入运输的细节。 装载产品的运输工具。 运输参考号–这个在空运时可以使用HAWB。 如果不需要的话,可以不输入上述两项,但是,在跟踪产品并且监视ETA时,运输公司需要这些细节。

除了上述细节,还要求输入ETA(预期到达时间)。

当这些输入时,不要忘记按”更新运单“按钮。否则的话,当您按添加链接时,会导致刚才输入的信息丢失。

当运单界面首次出现时,可以选择采购订单的货物运抵的仓库。默认情况下,使用用户的 默认仓库。但是如果输入其他的选项时,这个仓库可以修改,当按更新按钮时,所有的付运的采购订单都会被运抵新的仓库。

一旦一个采购订单中的商品被选为此次运输的一部分,此时运单界面只允许其他采购订单的商品也运抵同一仓库。此时,显示在页面的仓库信息仅供参考而已。

运输要到达的仓库必须与采购订单一致。不可能在同一次运输中有发往不同仓库的采购订单行。

(注意:有可能更改采购订单行的仓库,它被安排到一个运单,但是采购单的其他行是发往不同的仓库,这会导致问题)

还没开发票的未完成的采购订单会显示在屏幕上,这时可以点击添加加入到运单中。刚刚添加的订单会在屏幕上增加一行,按”删除“可以将其从运单上拿下来。(但是不会删除订单行) 运输费用

在采购发票输入时,运费被记录。从运输供应商那里输入一张采购订单,记录开发票的实际数量及开发票时的汇率。保证运单在为任何商品开发票之前定义是非常重要 的。一旦某些商品开了发票,它就无法再加到运单里了。已经设置到运单的商品也无法再从运单移除。要这样做的话,商品必须被退回。收货暂估商品的运费记录是 在屏幕背后发生的。

运输包含的运费,税和码头装卸费可以在输入采购发票时按对应的运输公司输入。这时有机会输入对应的运输发票,所有的待运输的采购订单显示在一个可选框内。 选择一个运输是由选择供应商屏幕完成的。为此供应商定义的运输会显示用户默认仓库的部分。仓库可以更改以显示发往其他仓库的运输。默认情况下,仅显示尚未完成的运输。但是也有选项来显示关闭的运输。运输工具,航班和ETA等显示在一起,并且有链接用来:

修改运输的行或者ETA或者参考号 查看以本币表示每种商品的开发票的金额与成本,以及相关的运输费用–根据供应商和发票号列出。 关闭运输成本

关闭运单

从 选择运单屏幕,关闭一个运单的链接显示在所有未关闭的运单上。关闭这张运单就不能再向这张运单过账额外的费用,并且如果总账的整合是启用的,从标准到差异 账户的分录被创建起来,以及已收货未开发票暂估的分类也被创建。关闭运单也有选择来更新标准成本。默认情况下这被设置为是。另外,如果总账整合被启用(见 公司参数), 成本调整分录被以同样方法过账,就像成本调整被分开处理一样。

合同成本

概述

合同模块允许为特定的顾客项目设置成本,可以定义合同要求使用的库存的物料清单,以及其他要求的成本清单。在输入毛利率之后,就得到了向顾客的报价。合同因此可以转化为报价。由于合同处于报价阶段,因此可以更新库存部件和其他要求–在承诺了新的成本之后,报价可以更新。报价因此可以再次提交顾客。

当合同转化为报价时,系统实际上创建了一个可以制造的库存商品,它的名称即合同参考号,并且它的描述即是合同的描述。

当(如果)报价被顾客接受, 报价可以转化成订单,通常情况下只需要将报价标识改为订单即可。提交这个改变,于是合同变成订单,因此不再允许变更。这个过程也创建了工作单,因此此合同要求的物料可以发给工单。通过工单的发料功能,库存减少,在制品增加。

当供应商的发票(应付账款)被输入时,有一个选项来指定要费用归属的合同。合同的费用也会被记在在制品账户(由合同中的库存物料组的记录决定).任何数量的合同费用都可以输入一个供应商发票(或者红字发票).在输入合同费用时,也有机会标明费用是否已经预计到,是否要记入合同。每此输入都会创建合同费用记录。

原先的合同成本可以与实际的合同成本做比较,以确定合同到底赚了多少钱。当所有合同的费用都被输入之后,需要将合同的状态调整为关闭。这个过程关闭了工单,并且将原先的合同成本与实际的成本相比较,并且将没有记入到销售成本的费用计入价格差异账户。(根据合同项目的物料组)并且将留在在制品的余额结清。

创建新合同

从主菜单–>销售模块的合同标签,选择创建合同。第一步是选择合同的顾客。

此合同需要最多20个字符的名称编码– 不可以有空白,斜线或者反向逗号—它会被用作合同代码。它必须不同于其他的合同代码也不同于系统中已有的库存物料代码。同时要填写合同描述。此描述可以是任意长度并且属于文字字段但是当合同转化为报价时,会在库存总表中被截断为X个字符。合同记录的描述被维护(在表中)。

每张合同也必须指定类别 - 系统会显示已经存在的库存类别以供选择,但是也可以创建新的类别。关键是意识到向总账过账是基于对应于所选库存分类的总账代码,例如,合同费用会被过账到此库存种类在制品账户。此种类的价格变化账户会被用于处理合同总成本和初始成本的差异。

毛利百分比是基于成本而得到合同价格所使用的因子。

顾客要求的合同完成日期也在合同中做出规定。此内容可以用于报价单和订单。

如果合同的顾客使用外币开发票,这里也可以指定汇率–默认值是合同创建时汇率表的值。

在合同设置页面有两个按钮,用来指定合同需要的商品规格要求,以及非库存商品的要求。 输入合同的商品清单是通过物料选择屏幕实现的–可以通过商品类别选择单个商品,或者通过商品的代码或者描述查找单个商品。符合输入条件的商品列表显示出来,这时候可以在商品旁边的方框内输入需要的数量。可以选择的商品数量没有限制。一旦所有的库存商品选择完毕,可以选择回到合同表头按钮返回到合同细节屏幕。合同屏幕现在将显示所选的物料清单以及对应的成本,以及(根据BOM,如有)展开的合同所要求的所有物料的成本。

输入其他的要求的方法更加直接,这时候会出现一个新的界面允许输入其他要求的事项(如服务),以及该事项的数量和单位成本。同样,也有按钮允许返回合同表头,回到合同的定义界面,这时候会显示其他的要求列表以及展开的总成本。

物料清单总成本与其他要求事项的总成本显示为合同成本。此成本与输入的毛利百分比(GP%)一起计算出合同成本。GP%是指合同价格的百分之多少属于利润。因此,1-GP%表示合同总价格中属于成本的百分数。因此计算方法为-合同总成本除以(1-GP%)

选择一个合同

从主菜单→销售→选择合同,选择合同。选择合同的方式包括:选择指定的顾客,选择特定的状态。合同状态包括: 设置和定义新合同要求 已报价 - 商品已经生成,根据合同成本已经创建了合同报价 已下单 - 顾客已经接受了报价,且报价单已经变成了订单。这时发出了工单,因此可以通过工单发行系统发料到合同。 已关闭-合同已经完成并且结束 - 合同工单已经关闭,因此无法再向此合同发新物料并且也无法(通过应付账户)增加新的费用。

符合指定条件的合同会显示在屏幕上,依据合同状态的不同,会有对应不同操作的链接。如果合同已报价,会出现打印所选报价的链接。如果报价已经下单,会有链接来向合同工单发料。在所有的情况下,都有链接用来打开合同。然而,一旦合同已经有顾客下单,那么就无法再修改合同了。

当合同被顾客订购时会有一个链接显示实际的成本与原先估算成本的比较。 输入合同成本

发料到合同工单的操作,会将这些商品的成本作为合同成本。向合同工单发料如同向任何的其他工单发料。参考工单/制造操作手册。

其他的合同成本在输入应付发票或者红字发票时输入。在此输入界面中有一个选项用来输入合同–如同输入运输相似。可以将一个供应商的发票输入任何数量的合同。供应商发票(或者红字发票)的金额被输入到对应的合同,被过账到总账的 WIP(在制品)。合同费用记录也被创建,并且指向供应商发票。

制造

概述

. 制造–简单地把一些货物组合起来从而制成其他的货物–从webERP 3.06版开始,可以有效地实施。

以前为制造货物而建立物料清单(BOM),有时是可以做到的。但是,从3.06版本开始,引入了这项功能--就是允许从从仓库中发出物料,制成品收进仓库。这就是工作订单的目的。对工作订单中有劳务商品,将劳务增加到工作订单并且把补偿金额过帐到损益帐户中是3.09版本后增加的功能 (2008年9月)。

设置主生产计划的功能以及将物料清单(BOM)分解为制造需要的部品并且计算要下的订单/重排计划的订单(也就是俗称的MRP物料需求计划)(这一功能)由Mark Yeager于2009年三月份导入。

BOM材料清单现在允许某些部品定义为“自动发料”。当输入收到成品的入库单时,根据物料清单上的数量,系统会自动创建对应工作订单的发料交易。这减少了对于相对低值部品和用量差异不大的部品的管理工作。不建议把这项功能用在成品对其要求数量差异很大的部品上,例如,不同的工作订单有不同的良品率时。工作订单加总所有发出的部品和材料的总成本,并把总成本分配到产出的物品中,从而得出所有产品中每件产品的成本。进行这种计算的过程称之为“关闭”工作订单(工单)。

webERP提供了一个为制造商品(物料)在默认工厂自动创建工单的功能。(使用条件是)当输入销售订单,(如果计算了)所有的销售订单都付运并且未完成的工单全部收货,且采购订单都收货之后,(结果)库存不足。这个功能需要在配置设置中作为一个选项开启。生产经理–会收到webERP创建的工单建议–的电子邮件也可以在配置设置中定义。

webERP系统提供了两种方法来处理序列号管理或者批管理的商品(物料)。序列号或者批号可以

In dealing with serial or batch controlled items there are two ways that the system can operate. Either the serial numbers or batches must be created at the time the work order is created or they are entered at the time they are completed. If they are created at the time the work order is set up there is an option enter remarks about each lot or serial number about the manufacture or quality check data. To have serial numbers (or batches) defined at the work order entry stage this needs to be set in the configuration settings.

在制造产品的事件序列如下:.

输入一个工作 订单--选择工作订单成本计算中所要包括的,产品所要求的所有项目。为保证精确的计算,建议在可行时,工作订单只创建单独的产品。需要的产品数量,以及产 品要求完成的日期也必须指定。如果产品是控制项目--序列号或者批控制--那么会有选项用来输入下一个序列号或者批号,它会在输入入库的制造产品被追溯。 根据工作订单接受产品。当产品制成后,他们可以被根据工作订单“接受”。自动-发出的部品会自动发出。当对应于工作订单的产品第一次收到时,产品成本会根据BOM产品清单重新计算。如果成本变更了,会进行调整。 发出部品和原材料给工作订单。

一旦所有的部品和原材料发给工作订单并且不再收到对应工作订单的产品,它就可以关闭了。关闭程序重新计算了制造的产品的成本,并且如果使用了平均成本,会进行成本更新的处理。

总分类帐整合的项目

当“Create GL entries for stock transactions(at standard cost)”“为库存交易创建总帐输入(以标准成本)“的选项在公司参数表中豕置为”Yes”“是“,那么作为工作订单交易的结果,会创建总帐的日豇帐。 当创建工作订单时,对总帐不会有影响。作为制造过程的一个结果,影响总帐的方式如下: 收到制成的产品--成品库存--作为库存科目豇录,从在制造品计入 借方,并且重新计算(汇总)产品成本--当工作订单的第一次收货时,并且在此物品的在制品帐户中计入贷方(从他的库存类目豇录中)。对应工作订单的后续收 到的制造产品会以与第一次输入同样的成本在库存帐户中计入借方。同样,自动--发出的部品,(在收到制成品时已经发出),也会创建一个输入而在在制品的帐 户中计入借方,属于在制产品的库存类目WIP细分帐户。根据部品库存目录的细分科目,会在部品库存计入贷方。对于制造和采购的物品而言,这会是个平衡表帐 户。然而,如果产品属于库存类目的劳务项目,可以选择损益帐户的“回收帐户”,并且对于劳务发出给工作订单的价值在损益帐户中计入贷方。 发出部品给工作订单--如同前面所述的自动--发出同样的输入,例如对于制造产出的产品的WIP(在制品)帐户豇借方,并且在部品的库存帐户中计入贷方。劳务产品也可以是自动-发出。

关闭工作订单--在第一次收到制成品时,比较发出的部品的数量和BOM物料清单--会以标准成本评估数量的差异(在第一次收到制成品),产生用量差异,过 帐到制成品的库存类目豇录的使用差异帐户,或者豇借方,或者豇贷方。这使,对工作订单发出材料的成本与第一次收到的制成品的成本作比较,这里的差异,会豇 录到制成品库存种类豇录中的价格差异帐户。关闭工作订单程序,确保了收到的以制成品产出形式的工作订单的成本等于输入的成本--包括发给工作订单的各种部 品和材料。

工作订单输入

工 作订单是发出部品/原材料的媒介。运行发给工作订单的总成本被维护。工作订单可以被创建为有任何输出数量的成品。产出物品只是限于定义在输入表中的“制造 的”产品。工作订单追踪对应于工作订单收到的产出产品的数量,并且检查,以确保不会收到多过原始豕定的工作订单的数量,这个数量包括为订单定义的超过比例 配额。

从制造manufacturing→交易输入transaction entry→工作订单输入Work Order Entry豕定工作订单。工作订单号码是自动维护的,并且对新工作订单豕置默谻值,起始日期默谻为工作订单创建的日期。其他需要的数据包括: 工厂地点--这是仓库的地点,用来提取工作订单需要的要制造产品所用的物料清单中的原材料--根据仓库的地点,同样的产品可以有不同的物料清单。此库存地点也被用来作为工作订单发出材料的默谻地点,制成品收货的默谻地点。在发出物料和收到成品的过程中,可以更改默谻地点。 需要在--这是制造必须完成的日期

当上述的信息完成后,选择工作订单上所要制造的物品。通常,这应该只是一个单一产品,但有时对于一张工作订单可以有多种输出,这用 于副产品或者有几种输出的过程。在工作订单输入屏幕有查豹工具--只有在物品定义屏幕(Stocks.php)标注为制造产品时,才会显示以供选择。对每 个选择的项目,要求的数量默谻为EOQ--(Economic Order Quantity)经济订购数量,(定义在物品定义屏幕Stocks.php).如果没有定义EOQ,默谻数量为0,并且必须手动输入。要求的数量可以在 任何阶段被覆写及变更。

对应于工作订单,收到的产品数量会被自动维护。工作订单仍需制造的余额会在库存状态查豹中显示为“on order” ”在定“。相似的,需要的部品的数量,作为物料清单的扩展,对应于工作订单,会在部品库存状态查豹中显示。

关闭工作订单

工作订单选择允许审核成本。当对 应工作的订单的第一批制成品被收入库时,工作订单成本显示所有的发出的材料和部品与物料清单要求的对照。工作订单上根据部品的用量和发给工作订单的材料/ 部品期望的成本的差异被显示。关闭订单程序处理这种差异,如果整合到库存的总分类帐被激活,那么系统会创建日豇帐写回在制品余额。当然,如果工作订单有几 种输出,根据收到的成品乘以所有入库成品的预期成本的期望比例,差异会安比例分配给不同的成品。过帐细节如何创建取决于使用平均成本法还是标准成本。 标准成本:在标准成本下,整个差异被计入损益帐户。用量差异按照制造产品库存种类豇录被计入总分类帐。成本差异在库存细分科目中豇录为产品采购价格差异帐户。 平均成本法:如果工作订单的制成品并非全部在手上--可能有些被销售--那么手上剩下的部分的相关的差异被计入库存值,例如负差异增加了库存的价值。库存成本的调整也创建了(无论总帐整合是否在可用状态)。

MRP概述

MRP- 物料需求计划-是用来经济且富有效率地管理生产和采购的软件。它从多种来源取得需求数据如目前的和预测订单,工单,低于安全库存的物料,然后减去供给,供给的形式包括手上库存,订购中的商品(物料),或者在制品库存,并且计算订购需求或者部品生产需求来这些满足需求。本Wiki将描述webERP中MRP的特性以及实施此系统的程序。

基础数据要求 要有效地运行MRP,应该建立部品相关的确切信息。由于MRP根据这些数据计算要采购或者制造的数量,因此要保证这些参数被严格维护。因为适用的原则是投入垃圾—>产出垃圾。要求的关键数据如下: 在菜单物料维护→修改物料细节链接,有三个“订单数量调节参数“,这三个字段有放大作用,他们会被用来放大MRP建议的采购或者制造数量来满足需要。 l EOQ经济订单数量。这是 MRP计划的订单的最小数量。例如,如果MRP发现对某一部品的需求数量为1,但是该部品的EOQ是5,MRP会建议创建一个数量为5的订单。 l Pansize,也称为订单乘数.它使您可以创建双数倍数订单。比如,如果MRP确定某一部品的需求数量为135,pansize设置为 10,MRP会创建一个数量为140的计划订单,这数量是与要求数量最近的双数倍数。 l 损耗系数(报废率),它是一个百分数,用来补偿废品或者其他的损耗。

在菜单物料维护→维护再订货点(安全库存),指定了部品在某一仓库的再订货点。如果该仓库在手的数量降低至低于这个水平,MRP将创建一个需求来补偿此差异。

在菜单物料维护→维护采购数据,可以输入采购周期。MRP将此运用到计划建议的订单中。 生产日历 为了避免这种情形--根据部品的需求日期减去采购周期,MRP可能为该部品计划了业务不运营的一天。可以创建一个只有有效日期的制造日历。这个设置在设置菜单->库存设置->MRP可用的生产天数。

要从头创建日历,输入起始日期和截止日期,点击您希望排除在外的一周中的任何一天,然后按创建日历按钮。然后,您可以在改变日期状态字段输入单个日期,按更新来改变该日期的状态,从有效的改为无效,或者从无效改为有效。输入起始日期和截止日期然后按列出日期范围,将显示此范围内的所有日期,并且显示“是”,如果他们是有效的制造日期,“否”如果他们非有效制造日期。当创建此日历时,日期范围应该覆盖超过你使用MRP的计划期间,并且记住,创建日历按钮将删除以前输入的任何日历。 主生产计划—需求预测

下一个准备MRP的步骤是输入需求预测。如果您仅仅需要考虑目前的订单,这是一个可选步骤。在输入真实的需求前,必须创建需求类型,被用来组织您创建的需求记录并且使保持追溯和编辑记录变得容易。需求类型创建于菜单设置→库存设置→MRP 需求类型。仅仅输入需求类型代码和描述。至少必须创建一个需求类型,但您可以创建您需要识别并追溯的不同种类需求。需求类型出现在不同的报告中,并且系统允许根据需求类型批量删除需求记录。

有两个程序来输入真实订单需求,他们都位于制造菜单下。首先,主计划,允许输入,编辑,和删除单个需求,和依部品编号或者需求类型的需求列表,以及按需求类型删除。

要输入一个需求,键入部品编号,数量,和到期日,选择需求类型,按输入信息按钮。按列表选择按钮显示多个记录。如果部品编号字段是空白,所有符合所选的需求类型的所有需求都会显示。如果输入了部品编号,该部品编号的所有需求都将显示。当需求被显示时,有按钮供选择用来编辑或者删除特殊的需求。按删除需求类型按钮,会删除所有符合所选需求类型的需求。

自动创建主计划根据输入的选择条件,从销售订单产生多重需求。

首先,选择所要创建需求的需求类型。其次,输入销售订单的筛选条件,一般会有库存类别(物料组),库存地点,和销售订单的日期范围。再次,输入配送的起始日期,这是将创建的第一个需求记录的到期日。然后选择配送周期的种类-每周或者每月-以及所有数量配送完毕经历的周期数量。根据部品的总数量或者销售金额,可以将他们排除在外。乘数可以用来乘以每个部品的总数量;例如当您要创建下18个月的需求,但并非只是输入前18个月的日期范围,您输入最近6个月的日期范围,然后用乘数3,于是您可以使用最近的销售类型。现在澄清整个程序是如何工作的:用户输入销售订单的选择条件,程序找到每个部品需要的数量,然后创建需求记录,它记录所需种类的数量和需要的配送周期。如果一个部品需求总数是12,并且选择的周期数是12, 会创建数量为1的12个记录;如果总数为3,数量为 1且配送于头3个周期的3个记录会被创建;如果总数为15,首3个记录的数量为2,剩余的9个记录数量将为1.需求被创建后,他们可以使用主计划程序编辑或者删除,通过部品编号或者需求类型选择。

运行MRP 一旦完成所有上述步骤,MRP可以自动计算。由于MRP计算基于系统的如下数据: l 采购周期 l 需求预测--主(生产)计划 l 经济订单数量 l 最新库存数量 l 缩水/浪费 l Pansize 如果这数据没有严格维护,那么MRP计算可能建基于不好的基础——请不要进行MRP计算直到上述数据在您的系统检查再检查后为止。 这项功能在制造→MRP计算。

此程序显示了MRP最近一次运行的时间,以及运行时所选的参数。有复选框用来指定在计算MRP时,是否使用MRP需求,EOQ经济订单数量,pansize,或者损耗系数。需要使用库存地点,用来决定手上的数量。天数余量也可以输入,它用来决定采购订单或者工作单是否需要重排计划;如果需求日期和采购订单或者工作单的到期日在天数余量之内,订单不会显示需要重排计划。 MRP工作原理 下面是MRP的工作原理。首先,它根据bom(物料清单)为每个部品找到一个层级号;在 bom结构中,其下没有其他部品的部品层级号为0,当一个部品下面有7层部品时,它的层级为7。其次,根据当前手上的数量,未完成的采购订单,工单,创建一张 mrpsupplies(MRP供应)表,根据未完成销售订单创建mrprequirements表,根据未完成的工作单创建worequirements(工作单要求)记录,根据低于安全库存的部品,以及根据销售预测输入的需求创建mrpdemands表.MRP对每一部品,从供应中减去需求,根据层级号将部品排序,并且从最高层级开始,如果供应无法满足需求,将会创建一个mrpplannedorder(MRP计划订单)记录。如果在bom结构中,某部品有下层部品,MRP也为较低层部品创建一个 mrprequirements记录,基于对最高层部品的净需求乘以每次组装对此部件需求的数量,同时附有基于此部品采购周期的计划日期。MRP是一个再生系统,意味着每次它运行时,它都会删除旧文件,并且创建新文件。它运行的时间取决于文件大小和它运行的系统环境,但是它会足够快,因此它可以经常运行,并且可以试运行将如何的预测方案,只要改变销售预测和其他参数参数即可。

MRP报告

MRP生成几种报告,他们位于制造→查询和报告。MRP需要的重新计划显示了工作单和采购订单,根据MRP,需要作出的调整以满足期限。MRP建议的工作单和MRP建议的采购订单显示了MRP决定的需要创建的订单以满足要求。 MRP短缺显示了数量无法满足要求的所有数量。需要记住的一件关于此报告的事情是,如果最顶层组件短缺,它同时会在报告中显示组成它的部品,因此总的金额可能加倍。此查询简称为MRP被用来显示一个部品的所有的供求信息。

页首部分显示了总的毛需求,未完成订单,计划的订单,和以周为时间段而预期到达的数量。左侧底部的部分显示了此物料所有的需求来源,底部的右侧显示了所有的可用供应和MRP建议创建的供应以满足需要。所有这些报告使用MRP创建的报表,因此,如果创建了一个新的采购订单或者工作订单,此订单以及其所造成的影响不会显示在报告中,直到 MRP重新运行为止。

总分类帐

概述

总分类帐是会计中心,它是供应商(应付账户),客户 (应收账户)以及库存等次级分类帐的中心。所有子分类帐的输入也会被表示在总分类帐的输入中。是整合设置决定子分类帐的输入是如何显示在总分类帐中,总分类帐中的大多数活动都会伴随应收,应付和库存管理的活动从子分类帐而自动产生。

然而,webERP还提供了一些设施来:

向一个预先定义的银行账户输入总分类帐收款。 向一个预先定义的银行账户输入输入总帐的付款。 在总帐之间进行转账(输入转账凭证)–银行账户除外。这些也可以设置为在下个会计期间(月)自动撤销,进一步而言,在后续的期间,凭证可以被过账到将来或者以前的任意期间–这个期间是由输入的日期决定的。 总分类帐活动查询,并且从这个查询的任何输入都可以发掘到产生这个输入的日记账。 适用于当下或者历史中任何期末总分类帐试算平衡表的查询。

会计科目组

会计科目组是总帐科目的父对象(对理解面向对象编程的人而言)。创建的子账户会遗传会计科目群的属性–例如如果它属于会计科目组中的资产负债表账户那么它就不会是一个损益账户,子账户会一起显示在试算平衡表中,按照会计科目组中指定的顺序。

使用数字编码系统阻止了手动更改试算平衡表格式的能力,例如你不得不更改账户编码来更改如下的格式,例如 10100 motor expense Copenhagen

10110 motor expenses The Hague

10120 motor expense Amsterdam

如果我们想调整格式,例如希望Copenhagen expenses 显示在一起,The Hague也会显示在一起等等。我们必须变更编码。而在web-ERP中,所有需要做的就是变更会计科目组。在第一种情况,我们将为motor expenses 设置一个科目组,并且所有这些账户编码会被设置为属于这个科目组。我可通过调整试算平衡表栏中的顺序来决定会计科目组显示的位置。同一会计科目组中的所有账户会显示在一起。如果我们决定改变试算平衡表将The hague expense做为一个独立的成本组来显示,我们可以为The Hague销售成本创建一个会计科目组–或者无论如何,将motor expenses the Hagues 账户号码10110变成改会计科目组的一分子。

会计科目群组要求在试算平衡表中指定账户顺序并且这个账户是属于损益账户还是资产负债表账户。

资产负债表账户是只关心在会计期末的余额。损益账户关心会计期间的变动。例如,对汽车费用,我们在月末中不怎么关心余额是多少,更关心在损益期间我们共花费了多少。然而,对应银行账户,我们希望知道目前我们有多少余额,而不是账户的变动。如前所述,账户被创立为会计科目组的一份子,他将遗传会计科目组的性质,例如,如果来自得会计科目组是资产负债表组,那么这个账户也应该是资产负债表账户。

银行账户

某些总帐可以定义为银行账户–可以定义任何需要数量的银行账户。在定义一个总帐账户为银行账户时,必须指定账户的货币单位。定义为银行账户的总分类帐户可以与银行的对账单核对(使用核对工具)–所有的收款和付款都以银行账户的货币显示,方便与对账单核对。使用收款或者付款输入银行账户,并且创建了一个总的收款或付款,这些被保留以便与银行的对账单核对。使用银行付款页面,总分类帐付款可以被分解到任何数量的其他总分类账户,但是对于银行账户只有一个输入。这个页面也允许创建付款给供应商的账户。类似的,使用收款输入页面,同时存入银行的来自顾客的一系列收款可以被 一起存入一个银行账户。出现在对账单中只有一个这些收款的总数,这个银行账交易被创建,并且可以用来与银行的对账单核对存款。

银行账户可以在银行账户维护Bank Accounts Maintenance的链接设置.有工具来输入账户名称,账户的货币,银行账户号码和银行地址(需要时),以及选择它所对应的总分类账。webERP系统有链接用来编辑存在的银行账户记录和删除它们。然而,一旦定义为指向一个特殊的总分类帐代码,这个银行总分类帐的代码就不可能再变更。这是因为这个账户可能已经有输入。类似的,如果这个银行账户已经用来创建了交易,它就不可能被删除。银行账户的交易必须首先被删除(但是目前没有工具可以删除银行交易)。如果已经有交易发生,也不能改变银行的货币。

一旦所有的收款和付款与银行的结算表符合,可以打印银行对账表,显示目前的总分类帐余额是如何与该账户的银行结算表 相符。这个对账也提供了一个选项,用来对于不是使用目前业务的货币(本地货币),来设置银行账户,以处理汇率的差异。在总分类帐中,账户余额用本地货币维 护,为了银行对账,它被转化为银行账户的货币,以货币表中的汇率计算(参考设置–>货币维护)–这个汇率可以被手动更改为当天的汇率并且账户余 额的外币会转化–为了校正这个余额,汇率差异需要被记录。在与银行结算单对完收款和付款之后–银行结算的余额可以输入与系统的余额核对-会产生一个纠 正输入来对汇率差异进行会计处理(过账)。过账到总分类帐被追溯为前个月的结束日期–因为系统假设对账发生在目前日期的几天或者几周之后。 银行账户付款

从总分类帐标签,交易下的第一个链接就是银行账户付款Bank Account Payments。

需要下列数据: 付款已出自(或将要出自)的银行账户。有个选项框允许从已经定义的银行账户的列表中选择银行账户。 付款的日期。这个非常重要,因为付款要记入的所属会计期间就是由这个日期决定的。系统会默谻设置为今天的日期–这个必须被改变,当银行付款是以回溯方式输入(由近而远)的时候。 付款使用的货币。付给供应商的货款可能是以银行账户的货币,按照输入的汇率采购的外币–参见后面。 汇率–这是已经付款的货币和银行账户的货币的兑换率。如果付款的货币与银行账户的货币一样,那么这个比例应该为1.如果另外的货币是采购的,那采购时的比率需要在此输入。 报告汇率–这是银行账户中的货币和企业使用的定义在公司的参数(例如企业的报告货币)。如果银行账户的货币与企业的报告货币一致,那么这个参数就是1‧只有在银行账户货币和企业的报告货币不一致时,才需要输入这项,如果一样,会自动设置为1. 描述–适用于整个付款。描述适用于单个总分类帐的输入,并且可以分开输入。

付款可以采用两种格式–或者是总分类帐的付款或者是对一个供应商的付款。总分类账的付款要求一个分析–这个付款如何过账到总分类帐。总分类账账户可以被 被指定–直接按账户代码(如果账户代码已知)或者从选择框中选择。任何适用于此总分类帐的描述也可以输入–连同可以过账到所选/输入的账户的金额。付 款总额作为所有输入的加总被计算。如果所有的输入总和为负数,那么这个作为负的付款输入–这个是允许的以改正数据输入错貆。付款总是以付款是采用的货币 输入–转换被系统处理来进行总账过账等。

总分类帐整合设置

银行账户是自 动整合到总分类账中,并且不能在没有总分类帐的情况下单独存在。每项交易都记录在两个地方(复式记账),例如通过银行账户付款反应在银行账户,同时也会记 录在所支付的费用账户中–例如,文具,燃料,娱乐,广告或者其他。一个输入作为借方记在左边,另一个作为贷方记在右边–当你查看计算平衡表时, 借方应该与贷方一致,例如计算平衡–总分类帐余额的列表应该为总的借方余额等于总的贷方余额。

对于销售(应收账户AR)和采购(应付账户)分类帐,总分类帐过账可以被关闭,方法是在公司参数屏幕设定它们的标志为 No.11.

整合的总分类帐过账提供了一个从细目的活动来建立企业的会计科目的好方法。 你可以在两种水平的整合中选择: 1.只是把进货debtors,sales销售整合总分类帐

这会对每笔销售创建总分类帐日记账如下:

DR借方进项统制账户–在公司参数屏幕定义

CR 贷方 销售账户–连同顾客销售地点,销售产品的库存种类和销售种类(价目表)一起定义。这对销售如何过账提供了很大的灵活性。

CR 贷记税收到taxgl 账户,在税务局定义中(例如总分类帐中顾客分支机构所在的税务局的代码)。也允许只有一个总分类账代码,使用一个总分类账户,适用于所有的销售地点,库存种类和销售类型–参考后续销售总分类帐代码部分。 对于贷记凭证刚好经历相反的过程。 收到现金时: CR贷记 借项统制–在公司参数中定义 DR借记 银行账户–在银行账户设置中定义。

也有总分类帐输入为折扣和汇率差异设置,在这个介绍中被忽略了。 这个水平的整合确保了所有顾客账户(使用本地货币)的余额列表总是与总分类帐中的借方统制账户关联。

2. 把库存也整合到总分类账

对每次销售

对每项货物销售,以标准成本贷记CR 存货价值–存货的总分类帐在存货种类记录中定义。

DR 借记 货物销售成本 Cost of Goods Sales(COGS-或者COS)使用同样的成本–货物销售成本的总分类账户COGS GL也有相似的灵活性,如同销售总分类帐描述的那样,在设置菜单 AR/PR选项下定义。 对于贷记凭证,发生相反的过程。

这就使库存价值在总分类帐中被持续更新,并且总是与一标准成本计算的库存价值相等。

这个水平的整合也有附加功能进行库存调整,库存运输和库存成本变更。

对库存调整,调整的数量扩展为以标准成本计价的金额,被计入(CR)或者注销 (DR)入库存调整总分类帐stock adjustment GL account,这个账户由该货物的库存种类记录中指定。

对入库–库存商品使用标准成本计价,并且输入为:

DR 借记 库存标准成本x收到的数量–库存的账户在该货物的库存种类记录stock category record中定义. CR 贷记 GRN在途材料标准成本X收到的数量–这个账户在公司参数屏幕中指定。

这两水准的总分类帐整合是: 销售日记账过账一个贷方到销售总分类帐,一个借方到折扣账户,一个贷方到税收账户,一个贷方到运输收回账户,一个借方到进项账户。这个水准的整合也有用于销售贷记凭证的逆转处理程序。这个水平也触发存入现金到进项账户的总分类帐的日记账。借银行账户并且贷进项账户。 库存日记账,它在销售成本帐中计入借方,并且在库存账户计入贷方–处理销售信用凭证时进行逆过程。

总分类帐整合由公司参数页的设置标志决定。

销售日记账

这个水准整合的总分类帐由如下几种输入决定. 被开发票/贷记的顾客的销售地区 被开发票/贷记的顾客的销售类型(价格表) 被开发票/贷记的顾客的货物的库存种类 系统维护一张销售总分类帐账户表,并且他可以从设置标签处变更.当脚本ConfirmDispatch_Invoice.php创建了一张发票时,系统用定义在GetSalesTransGLCode.inc中的功能查找合适的总分类账代码。默谻情况下,这个功能使用如下的逻辑: 如果在SalesGLPostings表中有一个在地区,销售种类和库存种类都相符的记录,系统会返回这个销售账户及适用的折扣账户。 如果有一个符合地区,销售种类和使用默谻库存种类的账户,那么适用于这个记录的代码被返回。 然后如果有一个符合的销售种类,库存目录而地区为默谻的记录的代码被返回。 然后如果有一个符合的库存目录,而销售种类和地区为默谻的记录的代码被返回–最后。 如果计完了上述的组合,而没有找到任何记录,那么总分类帐代码用于默谻地区,销售种类,和默谻的库存目录被使用–这个GL编码是1,如果GL编码1没有被定义,它会被创建。

由于总分账户如何被决定的逻辑被定义到这个功能,将它变更到更适宜业务需要就相对简单。

运输回收和进项统制账户在公司参数页面定义。

税收账户是在适用于所开发票顾客对应的税务局定义中定义的。 库存日记账

用来过账销售交易的总分类 账户,通过使用销售地区,被开发票/记贷方的顾客销售种类,被开发票/记贷方的库存商品目录而决定。总分类账户表被维护,并且可以从设置标签中的链接 “COGS GL Interface Postings” (销售成本 总分类账过账界面)修改。适用于上述同样的逻辑,并且功能定义在同一个脚本GetSalesTransGLCode.inc中,它来查找合适的总分类帐代 码GL codes. 由于总分类账驶入如何决定的逻辑定义在函数 GetCOGSGLAccount,将它变更为适应业务变得相对简单。

销售成本借出的账户由被销售出的产品参考号决定。这一货物的库存类目被回溯,适用于此库存科目的总分类帐代码被使用。

用于库存调整的损益账户也被库存类目记录stock category record的参考号决定。

处理采购货物的标准成本和它的实际的开开发票的成本差异被计入损益账户,这个账户也由库存科目记录stock category record决定。

EDI 电子数据交换

EDI 代表电子数据交换–交易伙伴之间交易信息的电子交换。对如何编码这种交易,有很多标准,最广泛使用的是UN/EDIFACT和它的衍生标准EANCOM 补充条款。实际上,很多工业组织使用标准格式,仅仅有些许不同,有些行业内的企业使用行业标准,也只是些许不同。最终结果,标准只是一个框架,用来规定实 际的信息的外观。在webERP中使用EDI, 在发送信息和接收信息的表格中提供了一些灵活性。EDI 信息创建为没有特殊格式的文件,保存在config.php指定的路径中,作为EDI发出的信息。系统也保持发出的EDI信息的log日志文件。这个信息 可以作为发给顾客提供电邮地址的电邮附件发出,或者通过ftp,顾客提供的ftp服务器地址–使用顾客提供的ftp用户名和密码。 EDI 设置

为使某个顾客的EDI交易生效,首先从选择顾客链接选择顾客,然后点击这个链接–顾客EDI配置Customer EDI Configuration。这个页面允许选择用于电子传递的交易种类,目前仅有发票/贷记凭证和订单可以使用。每项均须特别激活。每个顾客必须有他们的: 豝别他们的EDI参考号 传输机制和发票、贷记凭信息要发往的地址–作为电子邮件的附件或者通过ftp(文件传输协豅)。

如果传输机制设置为ftp–这必须编进PHP–用标豝enable-ftp,很多windows PHP安装有这个默谻设置。ftp服务器的用户名和密码的附加栏位也同样需要。

要激活EDI要发送的发票的查询,脚本EDISendInvoices.php必须按计划运行–使用cron或者其他的计划系统–参考自动创建销售报告。通过调计输出,它也可以用工具 menu Z_index.php来运行。

要激活EDI要输入的订单的查询,脚本必须按计划运行–使用cron或者其他的计划系统

发送EDI发票

EDI信息是由必须出现在订单上的某些分项组成。由于顾客要求的EDI发票会在格式上有些微不同,精确的 格式可以在表格 EDIMessageFormat中定义。这张表中的栏目中的文字可以包括任何事先定义的EDI发票变量,这些变量用【 】定义,表明他们是作为变量出现可以用下列适当的值取代: EDI Invoice Detail Section EDI发票豽细部分 EDITransNo The unique EDI transaction number 唯一的EDI交易号码 InvOrCrd Whether the transaction is an invoice or a credit - the value of this variable is an EANCOM defined number, 388 for a tax invoice and 381 for a credit note 交易是发票或者贷记项–这个变量的值是EANCOM定义的数字,388为税收发票,381为贷记凭证。 TransNo The transaction number of invoice or credit发票或者贷记凭证的交易号码 OrigOrDup Whether the transaction is a duplicate or original sending the value of this variable is an EANCOM defined number 7 for a duplicate and 9 for an original 交换是一个复印件还是原价这个变量值在EANCOM定义为复印件为7,原价为9. TranDate The transaction date in the format CCYYMMDD交易日期格式为CCYYMMDD OrderNo The original order number - only for invoices原始的订单号码–仅仅用于发票 CustBranchCode The customer's internal code for the branch 对该分支机构,顾客的内部码 CompanyEDIReference The customer's EDI reference code顾客的EDI参考号码 BranchName The branch name分支机构名称 BranchStreet

BranchCity

BranchState

TaxAuthorityRef The businesses Tax Authority reference number业务税务局的参考号码 DatePaymentDue The due date for this transaction交易的期限 TaxTotal The total amount of tax on the transaction交易的税收总数 EDI Invoice Detail Section - for the lines on the transaction适用于交易中的行

LineNumber

行号

StockID The webERP item code货物代码 CustStockID The customer's internal code for the item 顾客内部使用的货物代码 ItemDescription

QtyInvoiced Quantity invoiced or credited 开发票/贷记凭证的数量 LineTotalExclTax The total for the line excluding tax 不含税的此行的总数 UnitPrice Unit price for the item货物的单价 LineTaxAmount The tax applicable to the line 适用于此行的税 EDI Invoice Summary Section EDI发票中总结部分

NoLines The total number of lines on the invoice/credit发票/贷记凭证的总行数 TotalAmountExclTax Total amount of the transaction excluding tax不含税的交易总额 TotalAmountInclTax Total amount of the transaction including tax含税的交易总额 NoSegments The total number of segments in the transaction this is required as a control check in the summary 此项交易中的总的分项数量,这部分作为总结的控制检查点。

因此有很大的灵活性决定这些信息如何定义。总结和头部的变量可以用到任何部分。细节部分的变量只可以应用到细节部分。

很多顾客会要求豝别开发票的货物运输到的分支机构,它是通过顾客的代码系统豝别的。因此,确保顾客分支机构代码实际上对应于webERP的分支记录被输入是非常重要的。变量CustBranchCode被从分支机构的记录中取出,如果它没有被输入,那么EDI交易会失败。

有些顾客会要求货物代码使用他们自己的代码而不是webERP中的代码。变量CustStockID 从交叉参考表 EDIItemMapping取出,这张表中包括了顾客可能购买的每种货物的交叉参考记录。

创建EDI发票的脚本(EDISendInvoices.php)应该 作为一项计划的任务在后台自动运行。它会首先得到一张包括所有应收到EDI发票(或者贷记凭证)顾客的表–在他们的DebtorsMaster记录中设 定。脚本会豖问每个顾客,按序返回还没有发出的发票或者贷记凭证。一个没有任何特殊格式的文件会被创建,它会对应所有的顾客发票和贷记凭证,并且使用发 送,地址或者其他定义在顾客EDI设置页中(对应于DebtorsMaster纪录)的参数送给顾客。这有一个连接,确保脚本被手动运行–浏览器也会显 示EDI信息的输出。

固定资产

功能概述

固定资产模块允许记录单独的固定资产数据库并且整合到webERP的总帐

固定资产被赋予一个独一无二的id号码 可以定义任意种类的固定资产类别,例如厂房,设备,建筑等等。 固定资产折旧可以使用直线折旧法或者减值法 每种固定资产可以有自己的折旧率 可以定义任意数量的固定资产。固定资产只能属于一个仓库。固定资产可以按照种类和仓库别列出,因此在进行固定资产盘点时可以随时得到这些资料。 系统会在运行折旧计算及过账前检查是否已经运行过,以及默认的运行日期以避免重复折旧。 系统维护了折旧,增加和处置固定资产的日志。 包含任意期间的完整的固定资产计划。 固定资产过账是按照用户定义的任意数量的固定资产种类来进行的。 创建新的固定资产 创建新固定资产的顺序如下: 任何数量的固定资产种类均定义自固定资产模块 →固定资产种类。这是指相似的资产例如厂房,IT设备,建筑,土地等等。 固定资产的仓库必须定义。这些定义可以分层级例如“总部”可能有分仓库例如“服务器机房”。 固定资产创建自固定资产模块 →增加固定资产。此程序允许记录固定资产的描述及长描述,以及固定资产的序列号或者条形码,以及固定资产的所属分类以及公司的仓库。同时也指定了折旧方法和折旧率。到此时点,没有资产相关的成本(也没有累计折旧)。 固定资产的采购单是以非库存商品的方式下的。可以在采购订单中输入资产的id. 在收到资产后,成本被过账到此资产种类指定的总帐科目。此种方式也可以用来增加费用到现有的资产。增加的成本记录在固定资产交易日志中,因此可以非常方便地得到一段时间内的追加值。 除了直接输入指定的固定资产采购订单外,也可以直接输入采购发票来将费用分配给任意数量的固定资产。webERP系统的供应商发票输入界面允许直接输入对应的固定资产。所有创建的固定资产-但是不会在选择框中出现成本–都可以选择,如果知道资产的id,可以直接手动输入。可以以此种方式增加已有的固定资产。折旧会根据新的总资产成本计算(如果使用DV减值法可以使用账面值)。 如果固定资产来库存的自资本化,那么可以针对此固定资产id的(库存)进行库存调整–此库存的当前成本(标准或者平均成本)被过账到所选的固定资产类别的成本科目。库存总帐账户也正常进行更新。对于追加的固定资产,webERP系统也以与采购固定资产同样的方法进行了记录。 选择固定资产

从主菜单→固定资产模块→选择固定资产。这里有选项来选择固定资产种类,固定资产仓库以及仅仅根据所给出的种类和仓库查找固定资产。其他可选方法包括输入固定资产id或者部分描述。

一旦选择了此项目-此资产的细节会出现,包括成本和累计折旧以及所有输入的交易记录。成本和累计折旧不能手动输入或者更改。固定资产成本将总是来自应付账款模块以及折旧总是来自于系统自动计算的折旧。然而,所选的固定资产的其他细节可以更改。固定资产描述,序列号,条形码,分类,仓库,折旧类型和折旧率等,均可以按照需要更改。 固定资产折旧操作

折旧操作必须每月进行以创建折旧总帐凭证,折旧率与折旧方法根据该资产的定义。除了总帐凭证外,也创建了折旧交易日志。折旧操作检查确认上个月折旧已经执行,以及下个月默认的操作。。。这样在每次运行时,它自身确认该月是否已经运行过。已经执行的折旧无法撤消。

固定资产处置

处置固定资产 - 在通常的订单输入界面,产生一张固定资产发票。但是这里并非选择一个存货,有一个按钮用来选择固定资产。通过选择要出售的固定资产,系统为固定资产创建了 一个固定资产项目。当销售订单已经确认来开发票,且应收账户整合到了总帐,这时系统会产生该固定资产种类所定义的总帐科目的输入。生成固定资产处置交易, 固定资产账目随之更新以反映此资产已经被处置以及此处置所得的款项。

固定资产计划

固定资产计划需要输入起始日期。这个脚本可以生成一个pdf报告,或者要导入电子表格的csv, 或者仅仅以html格式在屏幕查看。它显示了起始日期结转的成本,以及起始日期后的任何的追加成本,结转的折旧以及在此期间的折旧,以及结转的成本,累计折旧和账面净值。

特别的工具

所有这些程序应该仅限于分配了系统管理职责的人运行,他们需要对系统有完整的理解。如果有疑问,请寻求建议。很多工具对数据库进行了重大改变,所以建议在打算运行任何一个工具前,进行备份。所有这些工具页面的安全等级默认为15(见安全计划)。

没有到工具菜单的链接,所以偶然的浏览不会撞到这个页面,尽管他们有安全权限。URL必须被手动输入为Z_index.php.所有的工具页前缀都是Z_.

用更改的标准成本做销售分析

这个工具允许选择一个期间,在这个期间,目前的标准成本被运用于销售分析记录的销售数量,以重新计算销售货物的成本。

必须认识到,这将破坏开发票时的创建的总分类日记帐符合的完整性,总分类帐的销售成本将不再和销售分析的销售成本相符。

然而,偶尔不正确的成本数据,造成了销售分析和总分类帐的错误只能通过运行这个工具纠正。

变更顾客代码

这个页面要求输入已经存在的顾客代码和新顾客代码。系统检查保证新输入的代码并不存在,并且输入的顾客代码存在。如果这两项通过,整个系统的所有涉及到此顾客的表的顾客代码数据被变更。由于变更广泛影响数据库,这个工具不应该在正常工作时间运行。

库存代码变更

这个页面要求输入已经存在的库存代码和新的库存代码。系统确认新输入的代码并不存在,输入的库存代码存在。这两项通过,库存代码数据会在整个系统的表中变更。销售分析,库存变动,库存地点,物料清单,父项和部品项目,销售订单细节和采购订单细节,以及库存主记录Stock Master,计价和运输费用。由于变更广泛影响数据库,这个工具不应该在正常运作时运行。

创建库存地点

如故库存数据库从其他系统导入,可以为所有目前定义的地点创建库存地点记录,通过运行脚本Z_MakeStockLocns.php.

总分类帐重新过帐自期间

脚本Z_RePostGLFromPeriod.php清除了表CharDetails的实际数据--他包含了每个GL帐户的变动,这些变动通过设置所有的GLTrans为未过帐状态,并且对所有交易重新计算。这是一个绝望的措施而仅仅可以在极端的情形下使用。可能会导致数据库崩溃,系统瘫痪等,最终导致试算表的不平衡。

报告生成工具/报表生成工具

报表内容 改定履历 简介 什么是报告生成工具–报告 什么是报告生成工具–报表 管理页 导入与导出 编辑,复制,重命名以及删除报告/报表 我如何创建一个新的报告 我如何创建一种新报表 浏览你的报告/报表 将参数传递到报表 修改履历 修改履历 版本 1.0–2005-11-03 首次发行,由D.Premo编写 版本1.1-2005-12-12–包括了报表生成工具的信息,由D.Premo编写 简介 报告生成工具提供了管理员创建,复制,编辑,删除,导入与导出数据库驱动的报告和报表的能力。预先定义的报告存放在语言路径,贴上了仅适用于此语言的标签。当安装了插件时,可能有几种标准报告和报表已经安装。可以通过从主服务器报告路径导入,或者直接从浏览工具上传更多报告。可通过报告浏览工具浏览或者定制修改标准报告。报表可能只可以通过报告生成工具编辑。报告浏览工具手册包括了导出或者浏览用报告生成工具产生的报告的过程。 注意: 使用报表生成工具前,要求详细了解数据库和相关的字段!!否则要求会导致错误或者无效的报告或者报表。 报告和报表之间有什么不同? 在报告和报表间有几种不同,总结如下: Reports 报告 Forms 报表 要求严格的格式

以表的格式列出数据

允许容易得以csv格式的数据导出

报告可以被定制而不需要数据库知识

可以把字段放到整个页面

包含静态和动态数据

可以包含图片和图样

分组到 “表组”, 允许同样的数据不同的呈现

可以通过其他脚本传递的参数直接浏览

什么是报告生成工具–报告 报告生成工具是个基于网络的工具,它可以收集需要的webERP数据库的信息以产生公司的报告。我们输入例如页面设置,搜索字段,过滤条件等属性,为系统提供需要的特别信息。虽然报告的输出是标准的,但是仍然有可设置的栏和选项而允许适当的灵活性。每个用此工具产生的报告都可以被用户定制及自己设置格式。所有报告都包括下列部分通用格式:

表头: 包括4行和表头。首三行是公司名称,名称1和名称2.公司名称不能改变,但是他的属性例如:字体,颜色,是否出现,可以修改。名称1和名称2在每张报告中指定,并且默认设置为相应的%报告名称%和报告产生%日期%。他们的属性也可以变更。第四行显示每个报告指定的选择参数。这行会在所有的报告都显示。最后,所选的字段作为表头,且在他们所显示的列中依次排序。表头的描述包含在每页的表头上,因此每页都会列出数据字段的表头和他们在每个列中的相关位置。 表主体:列出为报告返回的数据元素。它们显示在根据设置条件指定的列中。每列可能包含一个或者多个查询的结果。最大列数是8。有一个截取标志可以设定限制仅显示一行数据,对于不需要的数据则截去。 页脚: 显示页码(是总页数的第多少页)。这个字段会总是显示,并且没有用户设置属性。 什么是报告生成工具--报表 报告生成工具可以产生报表模板,它被使用在报告不允许的场景例如需要灵活地为结果设定格式。发票,采购订单,支票和催款信等都是报表的好样本。相比报告而言, 产生报表比较复杂,但是允许用户增加位置,字体属性,图象和增强的数据内容。有时为了使报表正确显示,会有些附加要求。这些会在生成报表部分讨论。 本手册,我们会使用一张发票报表作为讲解的例子。这张发票报表包含一些数据库信息,静态和动态数据,图表,图像和页码。所有这些都在样本中显示。

同报告相似,报表的结构由三部分组成:表头,表体,和页脚

表头: 在报表里,表头比较复杂,大多的信息都作为表头处理。公司名称,静态文字,图表和图像都在表头处理。这是因为他们在每张报表中都是静态的。然而,他们可以位于页面的任何地方。 表体:这部分典型情况会包含一张动态信息报表。在我们发票的例子中,物品描述,数量,和价格会组成表体数据。报表位置,尺寸和报表属性是灵活的。需要时,表体的信息可以在下一页继续。

页脚: 页脚通常会处理数据的加总。 在我们的发票例子中,我们会加总订购的所有物品,加上运输,列出发票的总和。这个只有在所有数据都处理后(可能要占满几页)才有可能完成。因此,所有的属于“总和数据”字段都显示为“接下页”,直到最后一页,才在相关位置插入加总数据。 管理员页面 管理员页是所有报告和报表的操作的起始点。在进入页,显示目前上传到数据库的标准报告和webERP用户产生的定制报告。报表根据他们属于的报表组列出,有几个选项来操作报告/报表。他们会在后续的部分讲述。

导入和导出 这个报告生成工具的重要特性是它导入导出报告和报表参数的能力。这个功能允许用户在他们的webERP系统中创建 一个报告并且把它导出到他们本地的文件系统中,他们可以在那里用电子邮件发出,传递或者导入到另一个webERP系统。还有一个功能是在报告内改变名称, 允许字段描述的语言翻译。 支持两种导入类型。第一中: webERP自带的打包标准报告,储存在路径/languages/en_US/directory(或者在对应的翻译中指定的语言路径),可以选取并且导入。输入报告的名称并且选择导入会将此报告导入定义的组中,并使用指定的报告名。 如果报告的文件名留为空白,会使用默认的导入文件名。第二,报告文件可以通过浏览工具上传并且导入到报告文件指定的群组。如果指定了报告名称,报告会以指定的名称保存,如果留为空白,会使用上传文件中的默认报告名。 备注: 标准报告会被导入到标准报告列表中,定制报告会导入到定制报告列表中。报告的类型在上传的报告中指定。 导出就是下载报告文件到用户浏览工具,它可以被浏览或保存。文件格式是 'text', 并且必须保存为文本文件。报告生成工具使用扩展名 .rpt.txt ,它们包含在发行的文件包中。 编辑一个导出的报告 报告和报表文件可以被编辑以支持多语言用户。文本文件可以使用任何文本编辑工具编辑。只要改变单引号之间的描述,余下部分保留不动。翻译部分的例子如下:

/* Language Fields. *//*语言栏目 */
/* Only modify the language portion between the single quotes after the colon. *//* 仅仅修改冒号后面单引号里面的语言部分. */

/* Report Name and Title Information: */
/*报告名称和标题信息: */
ReportName:'Invoice'   报告名称: ‘发票‘ 
Title1Desc:'%reportname%' 标题描述1: ’%报告名称%'
Title2Desc:'report generated %date%'标题描述2: ‘报告生成 %日期%’ 

/* Report Field Description Information: */ /*报告字段描述信息:*/
FieldDesc0:'Branch ID'  字段描述0:‘分支机构 ID'
FieldDesc1:'Order Number' 字段描述1: '订单编码‘
FieldDesc2:'Quotation' 字段描述2:‘报价’
FieldDesc4:'Order Number' 字段描述4:‘订单编码’
FieldDesc5:'Order Date' 字段描述5:‘订单日期’
FieldDesc6:'Branch ID' 字段描述6: ‘分支机构ID’
FieldDesc7:'Customer Reference' 字段描述7:‘顾客参考号’
FieldDesc8:'Deliver To Name' 字段描述8:‘发往名词’
FieldDesc9:'Quantity'字段描述9:‘数量’
FieldDesc10:'Part Number' 字段描述10:‘部品编号’
FieldDesc11:'Unit Price' 字段描述11:‘单价’
FieldDesc12:'Customer Name' 字段描述12:‘顾客名称’
FieldDesc13:'Address 1' 字段描述13:‘地址1’
FieldDesc14:'Address 2' 字段描述14: ‘地址2’
FieldDesc15:'City'      字段描述15: ‘城市’
FieldDesc16:'State'   字段描述16 :‘省’
FieldDesc17:'Postal Code' 字段描述17: ‘邮政编码’
FieldDesc18:'Country'  字段描述18:‘国家’
FieldDesc19:'Delivery Date 字段描述19:‘发货日期’
' FieldDesc20:'Customer Branch ID' 字段描述20:‘顾客分支机构ID’
FieldDesc21:'Order Date' 字段描述21: ‘订单日期’
FieldDesc22:'Order Number'字段描述22:‘订单编号’
FieldDesc23:'Customer Name'字段描述23:‘顾客名称'
FieldDesc24:'Order Number'字段描述24: '订单编码‘
'/* End of language fields. *//*语言字段终止.*/


在这个例子中,报告名称是invoice发票。把报告名称改为Invoice Register 发票登记,只要更改文字invoice为invoice Register. 这里也可进行语言的修改,进行翻译。报告保存在使用这个语言的语言目录。
编辑,复制,重命名和删除报告/报表
编辑报告
标准和定制的报告可以被编辑,只要选定要编辑的报告,按编辑按钮就可以。其他的菜单和定义在创建新报告一样。报告生成工具是唯一可以更改标准报告的地方。在报告浏览工具中,用户只可以选择条件,不可以进行页面设置或者字段属性更改。在报告生成工具中,定制报告的修改比较灵活,用户可以调整页面属性,字段属性,和选择条件。报告浏览工具不允许用户增加,变更或者删除字段或者选择条件,仅仅可以变更他们的属性。
复制报告
报告可以通过选择报告,然后按复制按钮复制。输入新报告的名称和他要显示的组别。所有的复制的报告,不论是标准或者定制的,都被储存为原始报告同样类型。
重命名报告
重命名一份报告与复制一份报告相似,除了原报告被改为新的名称,报告的组别不能更改。如果你需要把报告移到其他的组别,把报告复制到目的组别,删除原始的报告。
删除报告
要删除一份报告,选择报告并且按删除。在报告被移除前,会弹出一个确认窗口来确认要删除。如果报告被误删除,有机会重新导入,如果它是来自发行版的报告,或者导出的报告或者是一份备份的报告。
我如何创建一份报告?
有五个步骤建立一份报告。他们是:
输入报告的名称和种类
设置页面的布局
指定数据库表和链接方程式。
输入和安排要显示的可能字段。
输入和安排日期,分组,排序以及筛选准则。


演示如何建立一份报告的最好的方法是举例说明。我们会创建一个称为:发票报告Invoice Report。首先,我们需要打开报告生成工具。在设置菜单的基础设置部分,有标明为报告生成工具工具。打开后,按新增按钮。
第一步:报告名称和组别目录


对我们的报告,在输入报告名称的文字框输入 ‘发票报告’。 并且,我们需要用单选按钮选择报告,来指定这是一份报告。现在,我们把这份报告放到适当的目录中,从下拉式菜单中选择应收账款,以此指定报告属于的组别。











当输入所有的信息后,按继续。
注意: 此时,报告表中会增加一个记录,它会显示在可用的报告的列表。用户可以选择此报告并生成想要的报告,但结果会是一个警告:此报告没有数据。如果建立报告的过程没有完成,这个报告应被删除。
第二步: 设置页面布局
下个屏幕允许我们修改报告默认布局的一些设定。大多的字段是不言自明的,但是需要记住以下几点.
页面布局: 你应该将默认的纸张尺寸设置为你真正需要的尺寸。当浏览标准报告时,不能变更。在完成创建报告并且测试了输出后,你可以再回到此地,通过编辑对这份报告进一步修改。


列宽: 如果您有好的想法,即您的报告需要多少列,每列的宽度,你可以在此地输入。如果你在此保留默认值,并完成报告。你可以在后续测试完你的报告后在返回此处修改。
Titles: Data will appear as it is typed but there are system generated tags to automate the report. This list is current as of this writing but may change as more tags are added.
标题: 数据可以其输入的样子显示,但是有系统产生的标签来自动完成报告。下面的列表是目前使用的,但是可能随更多标签加入而变更。


Tag 标签
Description描述
%date%
将目前的日期插入此处的标题,位置即是标签出现的标题串内的位置
%reportname%
插入储存在数据库中的报告的名称


注意: 边和列宽使用mm,字体的大小用点数计。













当所有的信息被输入后,按继续输入数据库信息。
第三步。指定数据库表和连接等式


这个表允许我们指定要建立查询所需要的表和并连接这些表。这些字段产生查询第二部分。 例如 FROM table1 INNER JOIN table2 ON table2linkequation INNER JOIN table3 ON 等等。


注意: 重要: 数据库表的知识和结构是必须的。


输入如同下表中显示的数据。可能每次仅能依次输入一行的数据。当每张表/连接等式行输入后,按更新按钮,使表生效,并上传连接等式。报表会重新载人刚输入的数据并且允许下一个表/连接等式输入。这些字段区分大小写。


Text Box Name
Data to Enter
Table Name - Primary
salesorders
Table Name - Second
salesorderdetails
Link Equation - Second
salesorders.orderno = salesorderdetails.orderno
Table Name - Third
debtorsmaster
Link Equation - Third
salesorders.debtorno = debtorsmaster.debtorno
Table Name - Fourth
custbranch
Link Equation - Fourth
salesorders.branchcode = custbranch.branchcode


注意: 当数据输入后,工具会通过查询返回单个行来使检验数据。如果不能从数据库取得单行数据,就不能继续进行。
注意: 如果你在此地被卡住,记住此报告已经存在于标准报告的列表中,需要删除它以禁止用户运行这份报告。









当所有的信息被输入后,按继续按钮输入用来查询的字段。
第四步 。指定可能查询的字段
这个报表会增加允许的字段到一个查询创建列表。这些产生的字段会成为查询的第一部分, “ SELECT field list here”(查询语句SELECT 后面的字段列在这里)。要产生一个有效的报告,至少需要输入一个字段。允许在第三步提供的连接数据库的字段的总数。而实践中,短的清单通常最适用。每个字段 都有它自己的属性。他们可以重新排序,强制列中断,设置为显示并标记为追溯累加总计。只有这里添加的字段会出现在报告浏览工具列表中,以供选择。


实用的备注:事先将字段以逻辑顺序事先排序,以你需要的数据显示的方式来显示,是个好的主意。同样,选择要显示的字段以及列中断,会产生一个8列或者小于8列的默认的报告;他们可以直接从标准报告显示而不需要修改。
序列号: 序列号决定字段列表产生的顺序。如果被输入序列号码已经存在,它会被插入列表,根据指定的序列号,余下的字段会后退一位。如果序列号没有指定,会将新的字段加入到列表尾部。序列号从1开始。
字段名称: 这个文本字段需要与数据库中的精确的字段名称和表相符。字段名称被输入表fieldname(table.fieldname)以提供一个要查询字段的完全标识。系统会从数据库中检索此字段名的一行和并显示描述,来验证输入的有效性。如果字段名称不正确或者显示的描述为空白,会导致错误。


显示名称: 这个描述可以任意的英文(或者其他语言)描述。这是分配给字段名称fieldname的ID。它会显示在报告表头并且直接连接到table.fieldname的输入。可以使用特殊字符,但是不建议这样做。
间隔: 这个字段指定这个输入被显示后,是否有一个字段间隔。这个字段只能针对定制报告在报告浏览工具中更改,所以最好在标准报告中设置正确以得到期望的输出。把几个字段组合到同一列也是一个不错的主意。例如: 地址如果出现在一个区域中会比分散在几个列中容易读。同样,报告限制为只显示8列。大多标准报告会列出多过8个字段,使用列间隔会帮助组织输出。
显 示: 识别要显示的字段。只有标识为显示的字段会在报告中显示。在标准报告中显示你需要的字段是一个好的做法,但是不是所有的字段都是必须的。用户可以决定他们需要什么数据,并且只在定制报告中更改。如果没有标识要显示的字段,报告浏览工具会产生警告信息:没有数据可显示。
总计: 指定是否需要保留累加总计。可以为任何的数字字段指定。如果设置了组别,报告浏览工具会追溯选择的组别小计,同时追溯报告中查询的字段的总计。
让我们给我们的报告增加一些字段。我们将使用一个缩写表显示这个基本概念。如果需要更多的字段或者需要编辑,报告可以被编辑,增加或者删除字段。输入下列表格中显示的字段。


Sequence顺序

Fieldname字段名称
Name to Display 显示名称
Break 间隔
Show显示
Total总计
1

salesorders.orderno
Order Number
No
Yes
No
2

salesorders.orddate
Order Date
No
Yes
No
3

salesorders.branchcode
Branch ID
Yes
Yes
No
5

salesorders.deliverto
Deliver To Name
Yes
Yes
No
6

salesorderdetails.quantity
Quantity
No
Yes
Yes
7

salesorderdetails.stkcode
Part Number
No
Yes
No
8

salesorderdetails.unitprice
Unit Price
Yes
Yes
Yes
9

debtorsmaster.name
Customer Name
No
Yes
No
10

debtorsmaster.address1
Customer Address 1
No
No
No
11

debtorsmaster.address2
Customer Address 2
Yes
No
No
12

debtorsmaster.address3
City
No
No
No
13

debtorsmaster.address4
State
No
No
No
14

debtorsmaster.address5
Postal Code
No
No
No
15

debtorsmaster.address6
Country
Yes
No
No
16

custbranch.deliverydate
Delivery Date
No
Yes
No
17

custbranch.custbranchcode
Branch ID
No
No
No


如果发生了错误,每行右侧的按钮都允许你编辑,重新排序,或者删除一行。你的报表会显示如下:






当所有的信息被输入后,按继续输入筛选条件。
第五步。输入及安排筛选条件
这一报表为标准报告建立了选项用于:日期选择,分组,排序,筛选。这些字段产生了where语句查询的结果。 WHERE criteria 1 AND criteria 2 AND etc ORDERED BY grouping, sorting.下面介绍每个字段是如何工作的:


日期: 如果你的报告中要显示一个日期字段,这是你要指定数据类型选项的地方。大多是快速选择标准的期间。有两个最通用的,(ALL)全部和(RANGE)期间允许用户快速浏览数据库的每个输入或者指定你感兴趣的特殊日期范围。对于所有的日期选项(除了ALL),表名称和字段名称table.fieldname必须输入到日期 字段名称(DateFieldname)的文字框,否则的话会导致一个sql 错误。字段名称会用选择的表进行测试以验证输入的正确性。这里也可以选择一个默认的日期。例如,如果正在创建一个名为(Today's Sales)今日销售的报告,你可能还要允许用户选择日期范围,但是你要求最先出现的日期是(Today)今天作为默认值。在这个例子中,你可以选择你希望的任何数量的日期的选项,但是一旦你进入这个报告,(Today)今天将是默认值。











注意: 如果你的报告没有任何日期字段,或者不需要日期信息,或者在日期选项不会显示在报告浏览工具时,您可以选择去除所有选项框的选择,或者只是选择ALL选项框,以显示日期选项只有一个可选项。


截除长描述项: 这对总结报告,或者当字段很长并且你想避免列绕住文字而言,是一个方便的功能。选取这个框,会截取任何超过列宽的文字,使其保持在一行内。这个功能也截取列标题文字。
字段分组:
字段排序:字段分组和字段排序相似。主要的不同在于分组是在较前的sql字符串中ORDER BY部分指定,小计被计算并且显示在报告中。如果没有指定分组,这个选项不会显示在报告浏览工具的条件选择表中。
默认值: 选择默认框会预先选择一个特殊的组和/或者排序字段。这些选项可以在标准报告和定制报告中更改,但是如果你的目标报告被设计为指定的分组或排序,会节约时间。
筛选条件:筛选条件允许用户进一步精炼他们的查询。选项的数量没有限制,但通常3-4个最适宜。条件类型相对于字段而言必须合理。如果字段是个文字字段, all:range条件最合适。对于yes/no字段,all:yes:no, printed:unprinted,等最合适。
注意: 要使分组小计能够正常运行,分组显示的字段名称必须和字段表中的一致。报告的字段还可以正常分组,但是小计和组间隔就不会显示。


让我们用以下的数据来完成报告
1。选择所有的日期框,除了To-date框。这将给用户超过需要的选择。
2。在Date Fieldname文字框中输入salesorders.orddate
3. 在截取长描述中选择‘否’。需要时我们可以在以后更改。
4. 输入分组如下:
Sequence顺序
Fieldname字段名称
Display Description显示描述
Default默认
1
salesorders.orddate
Order Date
No
2
salesorders.orderno
Order Number
No
5. 输入排序如下:
Sequence顺序
Fieldname字段名称
Display Description显示描述
Default默认
1
debtorsmaster.name
Customer Name
Yes
2
salesorders.orderno
Order Number
No
6. 输入字段的条件如下:
Sequence顺序
Fieldname字段名称
Display Description显示描述
Type of Criteria条件类型
1
salesorders.branchcode
Branch ID
All:Range
2
salesorders.orderno
Order Number
All:Range
3
salesorders.quotation
Quotation
All:Yes:No


注意: 注意我们允许用户根据salesorder.quotation筛选,尽管这个字段没有列在字段表里。报告浏览工具将用这个字段去筛选数据,尽管你可能不要 这个字段显示。这通常在实践中是不好的做法。输出的报告表头会显示筛选条件包括报价。如果Quotation:Yes 或者Quotation: No被选择来显示,那么报告仅仅包含筛选数据。
报表应该像如下所示:



就是它了,点击完成按钮退出报告生成工具,我们现在可以看到我们的结果了。
我如何创建一个新的报表


有五个步骤创建一个报表。他们是:
输入报表名称和类别。
设置报表页面布局。
指定数据库的表和连接等式。
输入和安排可能的字段列来显示和设定他们的属性。
输入和安排日期,报表间隔以及筛选标准。
来演示如何建立一个报告最好的方式就是举例说明。我们将建立一个报告叫做:Invoice Form.首先我们将打开报告生成工具。可以在设置Setup菜单,General基础设置下找到报告生成工具Report Builder Tool。在那里按新增Add New按钮。
第一步: 报表名称和组别


对于我们的报表,输入Invoice Form(发票报表)。我们需要从单选框中指定这是一张报表。接下来我们将这报表放到合适的目录中,我们选择从下拉菜单中选择Invoices/Packing Slips,它将是这个组别的一分子。





当所有信息都输入后,按继续按钮。


重要事项: 此时一条记录会被加入到form表中,并且会显示在可用的表的列表中。用户可以选择这张表来产生报表,但是结果会是“这个报表没有数据”的警告。如果此报表的报告生成工具的程序没有完成,这个报表应该被删除。
第二步。 设置页面布局
下一个屏幕允许我们更改页面布局的默认设定。很多字段都是自明的,但是有些注意事项需要记住。


页面布局: 设置期望的页面布局。在设置字段表,页面的每个显示的输入被分别处理。当你完成了建立报表测试输出时,可以回到这里通过编辑这个报表作进一步修改。



当所有的信息被输入后,按继续按钮输入数据库的信息。
步骤三。指定数据库表和链接等式
这张报表允许我们指定用来建立查询的表和连接的表。这些字段构成了查询第二部分。"FROM table1 INNER JOIN table2 ON table2linkequation INNER JOIN table3 ON etc".


注意: 重要: 需要数据库表和结构的知识。
在如下表显示的框中输入数据。可能每次仅能依次输入一行的数据。当每张表/连接等式行输入后,按更新(Update)按钮,使表生效,上传连接等式。报表会重新载人刚输入的数据并且允许下一个表/连接等式输入。这些字段区分大小写。
Text Box Name 文字框名称
Data to Enter 要输入的数据
Table Name - Primary
salesorders
Table Name - Second
salesorderdetails
Link Equation - Second
salesorders.orderno = salesorderdetails.orderno
Table Name - Third
debtorsmaster
Link Equation - Third
salesorders.debtorno = debtorsmaster.debtorno
Table Name - Fourth
custbranch
Link Equation - Fourth
salesorders.branchcode = custbranch.branchcode


注意: 当数据输入后,工具会通过查询单个行来验证数据。如果不能从数据库取得单行数据,就不能通过这点继续进行。




注意: 如果你在此地被卡住,记住此报告已经存在标准报告的列表中,需要删除它,以阻止其他用户使用这份报表。







当所有的信息被输入后,按继续按钮输入要显示的字段。
第四步。指定可能显示的字段
报表会加入允许的字段用来生成报表的输出。这个字段可能是图表,图像,数据或者静态文字。为了生成一个有效的报表,至少需要输入一个字段。允许在第三步提供的连接数据库的字段的总数。而实践中,短的清单通常最适用。每个字段都有它自己的属性。包括位置,字体,大小,颜色,对齐和其他的依据于选择的字段的属性。后续有更多的字段种类。


实用备注:以你需要的数据显示的方式来显示,事先将字段以逻辑顺序事先排序是个好的主意。
序列号: 序列号决定字段列表产生的顺序。如果被输入序列号码已经存在,它会被插入列表,根据指定的序列号,余下的字段会后退一位。如果序列号没有指定,会将新的字段加入到列表尾部。序列号从1开始。
注意:在报表里,序列号并非极其重要,由于每个字段包含它自己的位置信息
显示名称: 这个描述可以任意的英文(或者其他语言)描述。这是分配给字段名称fieldname的ID。它会显示在报告表头并且直接关联到table.fieldname输入。可以用特殊字符,但是不建议使用。


显 示: 识别要显示的字段。只有标识为显示的字段会在报告中显示。在标准报告中显示你需要的字段是一个好的做法,但是不是所有的字段都是必须的。用户可以决定他们需要什么数据,并且只在定制报告中更改。如果没有标识要显示的字段,报告浏览工具会产生警告信息:没有数据显示。


类型:指定每个字段的类型。我们会在后续仔细介绍:
数据行
数据行包含来自数据库查询的单一信息。可用字段有一个下拉式列表与将要显示的文字属性一起出现。

数据块
数据块是数据行的特殊例子,他将数据库的几个字段用分割值连接起来。数据块是个理想的显示地址的工具,由于地址字段需要彼此靠近,但是长度不同,并且彼此分开。下面的例子是一个美式英语表达的地址。这里地址3-5分别是城市,州,和邮政编码,地址6是国家。输出会显示如下:
Widgets International (name) 
1234 Main Street (address1)
Suite #3 (address2)
Anytown, CA 90019(address3), (address4) (address5)
US (address6)







数据表
数据表是报表的主要部分,这里数据列表显示所在。这个表有一个开始的位置,并且有宽和高的信息。边线(如果指定)会画在报表的周围和每列数据的周围。填充信息会将每行信息分开,在每条线之间(与报告中的线分割相似)使用交错的白色填充高亮显示。如果没有指定填充色,报表的背景会是白色的。表中的每个数据行会组成一个列。多种数据行不能显示在同一列中(不同报告,允许列间隔)。每个数据项可以有他们自己的字体属性,可以通过一个字处理选项来处理。显示数据的总列宽(显示Show被选择时)应该和要显示的输出的表的宽度相等。显示名称的信息会组成每个表列的标题并且会作为表头显示在每页中。



数据总计
数据总计取得了所有的输入字段(本例中为3)并且对一个指定的报表从数据库里取出总数。如果报表是多页的,字符“继续”会显示在每页上,除了最后一页,会记下分组小计数。如果字符“继续”出现,用户知道报表是多张的。在报表被产生时,页面号码追溯和显示目前的页码。

固定的文字字段
固定的文字字段显示一个单行文字。它应该用于静态报表信息,例如标签和信息,不是从数据库查询产生。

图像-JPG 或者PNG
jpg,jpeg和 png图像都可以接受。图片可以从目前可得到的列表选择或者从浏览器上传。必须指定纵横坐标。如果宽度和高度留为空白,图像会保持它原先的尺寸和外形比例。如果指定了宽度或者高度,而不是全部指定,图像会变化为符合指定的维度尺寸,另一维度会自动调整保持外形比例。如果宽和高都指定了,图像将会符合指定的宽度和高度。

长方形


长方形可以包含很多属性。没有边的长方形可以用作报表的阴影。有边框的长方形可以用来作信息块的边框。

线
可以画垂直线,水平线或者对角线。线的颜色和宽度也可以编辑。

公司数据行
公司数据行和数据行相似,只是字段列表取自公司数据库。

公司数据块
公司数据块与数据块相似,只是数据列表取自公司数据库。

页码
页码位只是以数字形式打印页码(不是page X of Y ).如果需要字符“页”,需要一个新的固定文字字段来产生页码的前缀。
注 意:在报告编辑工具和FPDF之间,就页码代号,存在一个局限。报告生成工具允许在单个查询中创建多张报表。由于多张报表是可能的,根据每张表页间隔而来的总页数无法被报告生成工具准确计算。FPDF有一个代码来追踪总页数,但是为整个PDF文件而言。例如,如果用户要求生成“今天”所有的发票,可能会多过一张。同时,一份或者多份可能是多页的。FPDF代码会提供整个表的页数(今天所有发票),而不是每张发票。报告生成工具只知道它正在处理哪页,而不知道每张发票有多少页。因此,只有报告生成工具目前页码,报表的总页码是无法知道的。“继续”功能对于总页数而言意味着是一张多页的表。

每个字段的细节太多而无法在此重现。浏览我们例子中的字段最好的方法,是导入这个报表并且审视有兴趣的字段。如果产生了错误,每行的右侧提供了按钮来编辑,重排序,或者删除。每个字段的属性也可以编辑。下面是一个缩略的字段清单:



当所有的信息都输入后,按继续键输入筛选条件。
步骤五,输入和安排条件
这个报表建立了选项用来作:日期选择,页间隔字段,以及报表筛选条件。以下是每个字段如何运用的:
日期: 如果你的报告中要显示一个日期字段,这是你要指定数据类型选项的地方。大多是快速选择标准的期间。有两个最通用的,(ALL)全部和(RANGE)期间允许用户快速浏览数据库的每个输入或者指定你感兴趣的特殊日期范围。对于所有的日期选项(除了ALL),表名称和字段名称table.fieldname必须输入到日期 字段名称(DateFieldname)的文字框,否则的话会导致一个sql 错误。字段名称会用选择的表进行测试以验证输入的正确性。这里也可以选择一个默认的日期。例如,如果正在创建一个名为(Today's Sales)今日销售的报告,你可能还要允许用户选择日期范围,但是你要求最先出现的日期是(Today)今天作为默认值。在这个例子中,你可以选择你希望的任何数量的日期的选项,但是一旦你进入这个报告,(Today)今天将是默认值。


注意: 如果你的报告没有任何日期字段,或者不需要日期信息,或者在日期选项不会显示在报告浏览工具时,您可以选择去除所有选项框的选择,或者只是选择ALL选项框,以显示日期选项只有一个可选项。


报表页间隔字段: 报表页间隔字段指定用来间隔报表的字段。对于我们的发票样本而言,发票号码是合乎逻辑的报表间隔。对符合选择条件和日期参数指定范围内的发票,它将强制为每个发票号分配一张新报表。
筛选条件:筛选条件提供选项以允许用户进一步精炼他们的查询。虽然选项的数量没有限制,但通常3-4个最适宜。条件类型对于字段而言必须合理。如果字段是个文字字段, all:range条件最合适。对于yes/no字段,all:yes:no, printed:unprinted,等最合适。
报表的样子类似如下:



完成了!点击完成,退出报告生成工具,我们现在可以看看我们的结果了。
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报告通过报告浏览工具浏览。报告浏览工具是另一个手册的主题,但是我们快速看看我们的报告是如何产生的。从主菜单, 选择应收,然后在查询和报告菜单找发票报告. 系统此时会显示条件页,我们可以修改筛选条件。现在,按产生PDF并且浏览我们的报告。若需要变更列或者重新安排字段,回到报告生成工具Report Builder编辑必须的输入项。一旦报告完成,你满意输出的格式,最好导出报告(它的文字格式),把它保存在本地电脑或者服务器上的标准报告的路径,以防被误删。
将参数传递给报表
Forms may be called directly from scripts by passing an id and criteria parameters. the parameters are assigned the variables cr[x] where [x] is replaced by the parameter to be assigned. Parameter 0 (zero) is reserved for the date field. Parameters 1-9 correspond to the order in which the criteria are ordered in the form. An example href tag might look like:
报表可以通过传递id和条件参数从脚本直接调用。参数被分配变量cr[x],这里[x]被分配的参数代替。日期栏参数保留为0。参数1-9对应于条件在报表中对应的序号。例如href标签可能看似如下:
<a href="reportwriter/FormMaker.php?id=prch:po&cr0=a&cr1=Range:3:3">
变量 ‘id':id定义为对应于$FormGroups变量的索引值,它来自文件 /reportwriter/admin/defaults.php,目前定义的代码是:
gl:chk = Bank Checks  银行支票
ar:col = Collection Letters 催款通知
ar:cust = Customer Statements 顾客结算表
gl:deps = Bank Deposit Slips 存款条
ar:inv = Invoices/Packing Slips 发票/包装单
ar:lblc = Customer Labels 顾客标签
prch:lblv = Vendor Labels 供应商标签
prch:po = Purchase Orders 采购订单
ord:quot = Customer Quotes 顾客报价
ar:rcpt = Sales Records 销售记录
ord:so = Sales Orders 销售订单
misc:misc = Miscellaneous杂项


变量 cr0: cr0的取值范围在a-k之间,并且定义如下(并且作为$DateChoices中的变量索引保存在文件/reportwriter/admin /defaults.php中)
a = All 所有
b = Range 范围
c => Today 今天
d => This Week 本周
e => This Week to Date 本周至日期
f => This Month 本月
g => This Month to Date 本月到日期
h => This Quarter 本季度
i => This Quarter to Date 本季度到日期
j => This Year 今年
k => This Year to Date 今年到日期
变量cr1到cr9: 变量cr1-cr9需要对应于指定于报表条件的顺序。传递的值有三部分。第一部分是文字标签,它必须和从条件下拉式清单中取得的对应的字段的标签一致。第二和第三是条件标签的起止数值,如果需要的话(例如标签范围及等于)。这三个值被分号分割。如果不需要第二和第三个值,可以留为空白(例如:Yes, No, Printed, Unprinted, 等)。
从我们上面的例子:
<a href="reportwriter/FormMaker.php?id=prch:po&cr0=a&cr1=Range:3:3">
采购订单的报表组会出现(列出PO报表的所有选项)如下:
用户必须选择他需要选项,他可以创建PDF报告,更改条件或者取消并回到index.php脚本。隐藏的参数cr0=a 会默认为All所有日期(不依赖日期),crl=Range:3:3将默认为条件列表的第一个字段,设置值To和From为3。如果第一条件字段是PO number (采购订单编号),报告生成工具将产单个PO报表,他的编号为3。如果用户希望通过按(Criteria Setup)条件设置按钮,默认参数会自动填写进去,但是用户可以根据需要修改。

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start.txt · 最后更改: 2016/10/30 16:52 由 cncerp